1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen iZettle en Reeleezee. De koppeling zorgt dat er van bonnen in iZettle automatisch een bon of factuur wordt aangemaakt in Reeleezee. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een batch-koppeling. Ieder uur worden bonnen uit de kassa opgehaald en doorgezet.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/47/izettle.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/37/reeleezee.html.

2.Features

Je kunt de verkopen uit de iZettle kassa alleen individueel doorzetten naar Reeleezee. Dit betekent dat iedere bon uit de kassa apart wordt doorgezet. De bonnen worden doorgezet als Reeleezee bon of factuur.

Anonieme kassa verkopen dienen op een default debiteur in Reeleezee geboekt te worden. Deze default debiteur kan in Reeleezee aangemaakt worden en vervolgens via de Configuratie tab van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl ingesteld worden.

3.Nodig: Reeleezee authenticatie

Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikersnaam en wachtwoord van Reeleezee nodig. Vul hier niet de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee je inlogt. Voor dit soort koppelingen kun je binnen Reeleezee een aparte gebruikersnaam aanmaken. Met deze gebruikersnaam kan je niet inloggen maar wel de koppeling leggen. Om de gebruikersnaam / wachtwoord aan te maken ga je naar Instellingen > Algemene instellingen > Web-services.

Webservice koppelingen binnen Reeleezee

Klik op Nieuw in de rechterbovenhoek. Je ziet nu een scherm met twee tabbladen, nl Naam en Toegang. Vul een naam in voor de webservice koppeling en klik op Opslaan en daarna op Toegang. Pas nu kun je dit tabblad bezoeken.

Toegang geven aan de webservice koppeling

Vul een gebruikersnaam en wachtwoord in. Bevestig het wachtwoord. Schrijf de nieuwe gebruikersnaam en het wachtwoord op. Dit moet je namelijk gebruiken voor de koppeling. Klik op Opslaan. Daarna moet je de Rechten voor de koppeling goed zetten. De koppeling moet kunnen lezen uit Reeleezee en facturen / boekingsbonnen en producten kunnen toevoegen. In onderstaand plaatje zie je hoe de rechten het best ingesteld kunnen worden.

Instellen rechten webservice koppeling

4.Installatie

De koppeling tussen iZettle en Reeleezee vraag je aan via https://www.winkelboekhouding.nl/koppeling-izettle-reeleezee. Nadat je de koppeling hebt aangevraagd ontvang je een bevestiging met daarin een installatie-url. Deze url is 7 dagen geldig en leidt je direct naar de Configuratie tab van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Na 7 dagen kun je nog steeds de koppeling leggen als je inlogt via het dashboard.

Via de Configuratie-tab van het dashboard doe je het volgende:
1. Je accepteert de Algemene Voorwaarden en de AVG.
2. Je legt een connectie met iZettle. De koppeling heeft toestemming nodig om verkopen en klanten te lezen.
3. Je legt een connectie met Reeleezee. De koppeling heeft toestemming nodig om financiele gegevens naar Reeleezee te schrijven en om gegevens uit Reeleezee te lezen.

De eerste keer dat je dit scherm ziet verschijnt er een pop-up window met het verzoek de algemene voorwaarden en de AVG te accepteren. Als je beide checkboxes hebt aangevinkt verdwijnt de popup en kun je verder met de configuratie.

Als het goed is zie je nu 2 rode bolletjes: Eentje voor de connectie naar iZettle en de tweede voor de connectie met Reeleezee.

De connectie met iZettle wordt via OAuth gelegd. Als je op de rode knop Connect klikt krijg je het inlogscherm van de kassa te zien. Als je inlogt zie je een scherm waarmee je toegang kunt geven aan de koppeling. Als je dat gedaan hebt keer je weer terug op het configuratiescherm. Het bolletje voor de iZettle connectie is nu groen.

Vervolgens klik je op de rode Connect knop voor Reeleezee. De connectie met Reeleezee leg je met de speciale gebruikersnaam en wachtwoord die je voor de webservice hebt aangemaakt in de vorige sectie

Nu beide bolletjes groen zijn kun je de BTW tarieven en grootboekrekeningen configureren.

Nadat de BTW rekeningen en grootboekrekeningen zijn ingericht kun je de tussenrekeningen / kruisposten voor de betaalmethoden inrichten.

5.Day-to-day: Vanuit iZettle

Deze koppeling zet de bonnen door vanuit de iZettle kassa door naar het boekhoudsysteem. Ook worden telkens de provisies opgehaald. Van de bonnen wordt een bon of factuur aangemaakt in Reeleezee. Van de provisie wordt een inkoopboeking aangemaakt.

Iedere bon wordt op een default debiteur in Reeleezee geboekt. Deze default debiteur is in te richten op het configuratiescherm van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Iedere provisie wordt op een default leverancier geboekt. Ook deze default leverancier is in te richten via het dashboard.

6.Day-to-day: Naar Reeleezee

Bij het gebruik van de koppeling naar Reeleezee is er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden.

1. Facturen of boekingsbonnen Het standaardpakket dat Reeleezee heeft een gratis factuur-module waarmee je maximaal 3 facturen per maand mag aanmaken. Wil je meer facturen aanmaken dan dien je de betaalde factuur-module aan te schaffen. Maak je de facturen aan in je webwinkel dan kun je de bestellingen / facturen uit je webwinkel overzetten naar Reeleezee boekingsbonnen. Neem hiervoor contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl.

2. Betalingskenmerk Het bestelnummer wordt meegegeven als betalingskenmerk. Je kunt het betalingskenmerk in de boekingsbon achterhalen door de boekingsbon te openen, op meer opties te klikken en vervolgens op betaling. Je ziet het betalingskenmerk dan staan. In Reeleezee mag het betalingskenmerk alleen uit cijfers bestaan. Andere tekens worden uit het betalingskenmerk verwijderd.

3. Factuurnummers Het bestelnummer uit de verkoop wordt in het veld Header geplaatst. Is er ook een factuurnummer dan wordt het factuurnummer hier geplaatst. Hou er rekening mee dat binnen Reeleezee alleen cijfers zijn toegestaan als factuurnummer. Andere tekens worden door de koppeling verwijderd. Als de koppeling facturen aanmaakt in Reeleezee dan moeten de factuurnummers opvolgend zijn. Dat wil zeggen dat een factuurnummer hoger moet zijn dan het laatst aangemaakte factuurnummer. Factuurnummers mogen zowel bij facturen als boekingsbonnen niet hergebruikt worden.

4. Grootboekrekeningen Het is mogelijk om afhankelijk van het BTW percentage omzet, betaal- en verzendkosten op verschillende grootboekrekeningen te boeken. 

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke informatie uit je kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon of dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Daarnaast hebben we een FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie wordt een fee in rekening gebracht. Neem hiervoor contact met ons op. Voor sommige koppelingen in België kunnen we u ook een partner aanbevelen. Voor installaties hebben we toegang tot je POS systeem en je online boekhoudpakket nodig.

Wij voeren migraties uit voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (bij individueel doorzeten), of bij dagomzet per 3 maanden, in rekening.