1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Zettle en Reeleezee.

De koppeling zorgt dat bonnen in de Zettle kassa automatisch worden doorgezet naar Reeleezee. De bonnen worden per stuk doorgezet als bon of factuur naar Reeleezee, of per dag verzameld en als Dag-factuur in Reeleezee geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling haalt daarnaast de Zettle inhoudingen op. Deze worden per dag of individueel doorgezet als inkoopboekingen naar Reeleezee. Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Reeleezee, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Zettle en in de FAQ voor Reeleezee.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn twee manieren om de bonnen uit de Zettle kassa door te zetten naar Reeleezee:
- Dag-factuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één Dag-factuur in Reeleezee geplaatst. .
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte bon of factuur in Reeleezee geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Optie 1: Aanmaken dag-factuur
Bij het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Reeleezee. In de regels van de Reeleezee dag-factuur staat de omzet per BTW code

Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als bonnen of facturen naar Reeleezee.



Default is het doorzetten van dagomzet naar een dag-factuur. Individueel kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Reeleezee staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle vooraf Dag-factuur
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Reeleezee.

Controle vooraf individuele bonnen
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Zettle bon uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Zettle bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Reeleezee bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Doorzetten dag-factuur
Voor het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Reeleezee. In de regels van de Reeleezee dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie. De betaalde bedragen staan niet in dag-factuur.

Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een Zettle bon naar Reeleezee gebeurt in twee stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in Reeleezee aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. De Reeleezee bon of factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op het dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Nodig: Reeleezee authenticatie

Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikersnaam en wachtwoord van Reeleezee nodig. Vul hier niet de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee je inlogt. Voor dit soort koppelingen kun je binnen Reeleezee een aparte gebruikersnaam aanmaken. Met deze gebruikersnaam kan je niet inloggen maar wel de koppeling leggen. Om de gebruikersnaam / wachtwoord aan te maken ga je naar Instellingen > Algemene instellingen > Web-services.

Lees meer Nodig Reeleezee ....
Lees minder Nodig Reeleezee ....

Webservice koppelingen binnen Reeleezee

Klik op Nieuw in de rechterbovenhoek. Je ziet nu een scherm met twee tabbladen, nl Naam en Toegang. Vul een naam in voor de webservice koppeling en klik op Opslaan en daarna op Toegang. Pas nu kun je dit tabblad bezoeken.

Toegang geven aan de webservice koppeling

Vul een gebruikersnaam en wachtwoord in. Bevestig het wachtwoord. Schrijf de nieuwe gebruikersnaam en het wachtwoord op. Dit moet je namelijk gebruiken voor de koppeling. Klik op Opslaan. Daarna moet je de Rechten voor de koppeling goed zetten. De koppeling moet kunnen lezen uit Reeleezee en facturen / boekingsbonnen kunnen toevoegen. In onderstaand plaatje zie je hoe de rechten het best ingesteld kunnen worden.

Instellen rechten webservice koppeling

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Zettle kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Reeleezee. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Reeleezee administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Zettle kassa en de BTW in Reeleezee

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Connectie Reeleezee
Je legt de connectie met Reeleezee via de gebruikersnaam en wachtwoord die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Reeleezee. Je kunt de gebruikersnaam en het wachtwoord nu invullen in het popup window.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Reeleezee. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

5.Day-to-day: Vanuit Zettle

In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.

Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens in de vroege ochtend de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Dag-factuur aangemaakt in Reeleezee. Zowel de omzet als de betaling wordt uitgelezen. Is er een verschil tussen de omzet en het betaalde bedrag dan wordt dit verschil apart als betaalregel opgenomen.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.

De koppeling zet niet alleen de bonnen door maar ook de betaalkosten. Zet de koppeling de bonnen 1-voor-1 door dan zet de koppeling de betaalkosten ook 1-voor-1 door. Anders worden de betaalkosten per dag verzameld en als 1 doorgezet.

Zettle bonnen hebben geen klant-gegevens. Als bonnen individueel worden doorgezet dan worden zij geboekt op een default debiteur. De default klant wordt ingesteld via tab Configuratie van het dashboard. De betaalkosten worden doorgezet naar Reeleezee inkoopboekingen en geboekt onder de default-crediteur die is ingesteld bij tab Configuratie van het dashboard.


Uitwerking veldniveau bonnen
Uitwerking Zettle bon. +-
Naam veld Waarden uit Zettle bon
Bon-id [purchaseUUID1]
Bonnummer [purchaseNumber], evt voorafgegaan door een prefix - aanvragen via webcare@webwinkelfacturen.nl
Datum Op basis van [timestamp]
Totaal incl BTW zonder korting Sommatie velden [grossValue] van de [products] in de bon. Bedrag is in centen, na de sommatie delen door 100.
Totaal BTW zonder korting Sommatie velden [grossTax] van de [products] in de bon. Bedrag is in centen, na sommatie delen door 100.
Totaal excl BTW zonder korting Totaal incl BTW zonder korting minus Totaal BTW zonder korting
Totaal incl BTW met korting [amount]
Totaal BTW met korting [vatAmount]
Totaal excl BTW met korting Totaal incl BTW met korting minus Totaal BTW met korting
Valuta Veld [currency]
Status Veld [status]
Uitwerking Zettle bonregels. +-
Naam veld Waarden uit de Zettle bonregel
De regels van de bon staan in veld [products]. Deze worden een voor een bekeken en verwerkt.
Regel-id [id]
Naam [productName]
Categorie [category][uuid]
product-id [productUuid]
productvariant [variantUuid]
SKU [sku]
Aantal [quantity]
BTW percentage [vatPercentage]
Eenheidsprijs incl BTW De eenheidsprijs incl BTW wordt als volgt berekend:
  • De regel kan een aparte [discountValue] hebben. Als deze waarde ongelijk aan 0 is dan staat in veld [unitPrice] de eenheidsprijs waarin de korting al verwerkt is.
  • Is er geen veld [discountValue] of is de waarde gelijk aan 0 dan is het kortingspercentage op de bon als geheel van toepassing op de eenheidsprijs. De eenheidsprijs incl korting wordt dan (1 - bon kortingspercentage) * [unitPrice]. Dit bedrag is in centen en moet dus gedeeld worden door 100.
Regelprijs excl BTW [rowTaxableAmount] / 100 - in dit bedrag zit de korting verwerkt.
Eenheidsprijs excl BTW regelprijs excl BTW / [quantity] - in dit bedrag zit de korting verwerkt.
Regelprijs incl BTW [rowTaxableAmount] / 100 - in dit bedrag zit de korting verwerkt.
Eenheidsprijs excl BTW [vatPercentage]
Regelbedragen incl en excl BTW Hiervoor worden de velden [totalPrice] en [totalPriceWithoutVat] gebruikt
BTW codes en rekeningen Reeleezee Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard
Let op: Alle regels worden in 1 keer nagelopen. Hierna wordt gekeken of de regels optellen tot het totaal van de bon. Als de bon nog niet voltooid is mag er een verschil zijn. Is de bon wel voltooid en kloppen de bedragen in de regels niet met het totaalbedrag in de bon dan vindt er een harde exit plaats. De verwerking stopt omdat er een situatie is voorgekomen die echt niet mag gebeuren. Dit is een extra beveiliging die voorkomt dat verkeerde data in Reeleezee terecht komt.
Uitwerking Zettle betaalkosten. +-
Naam veld Waarden uit Zettle betaalkosten
Betaalkosten-id md5([originatingTransactionUuid] + ; + [timestamp] + ; + [amount] + ; + [originatorTransactionType]). Dit is gekozen om er een string uit te krijgen
Kosten-nummer [originatingTransactionUuid]
Leverancier Zoals ingesteld op het dashboard
Datum Op basis van [timestamp]
Totaal incl BTW en excl BTW [amount] / 100. Zettle rekent geen BTW, dus deze bedragen zijn gelijk aan elkaar.
Valuta Veld [currency]
Uitwerking Zettle betaalkostenregel. +-
Naam veld Waarden uit Zettle betaalkosten-regel
Zettle heeft geen aparte betaalkosten-regel. Voor het doorzetten hebben we die regel wel nodig. Een inkoopboeking in Reeleezee heeft immers wel regels. Daarom worden de velden uit de betaalkosten-boeking op een slimme manier gekopieerd naar de betaalkosten-regel.
id [originatingTransactionUuid]
Omschrijving [originatingTransactionType]
Aantal 1
Type purchase
BTW percentage 0
Eenheids- en regelprijzen incl BTW en excl BTW [amount] / 100. Zettle rekent geen BTW, dus deze bedragen zijn gelijk aan elkaar.
BTW bedragen 0
BTW codes en rekeningen Reeleezee Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard

6.Day-to-day: Naar Reeleezee

Aanmaken transacties
Bij het gebruik van de koppeling naar Reeleezee kunnen de bonnen doorgezet worden naar Reeleezee facturen of boekingsbonnen. Standaard staat facturen ingesteld. Wil je liever boekingsbonnen in Reeleezee zien neem dan contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl.

Het bestelnummer wordt meegegeven als betalingskenmerk. In Reeleezee mag het betalingskenmerk alleen uit cijfers bestaan. Andere tekens worden uit het betalingskenmerk verwijderd.

Het bestelnummer uit de bon wordt in het veld Header geplaatst van de factuur als factuurnummer. Hou er rekening mee dat binnen Reeleezee alleen cijfers zijn toegestaan als factuurnummer. Andere tekens worden door de koppeling verwijderd. Als de koppeling facturen aanmaakt in Reeleezee dan moeten de factuurnummers opvolgend zijn. Dat wil zeggen dat een factuurnummer hoger moet zijn dan het laatst aangemaakte factuurnummer. Factuurnummers mogen zowel bij facturen als boekingsbonnen niet hergebruikt worden.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Reeleezee debiteur gebruikt als debiteur van de Reeleezee transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Reeleezee. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Uitwerking veldniveau Reeleezee

Uitwerking op veld-niveau Reeleezee factuur. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
userName info@sponiza.nl De gebruikersnaam die binnen Reeleezee speciaal voor de koppeling is ingesteld
password 1239045 Het wachtwoord voor de speciale Reeleezee gebruikersnaam
Name BV Company Bedrijfsnaam (max lengte 45 posities)
CreateDateTime 2023-03-17T12:31:21
SalesInvoice
ReferenceNumber default geen waarde, op verzoek het bestelnummer. Letters en andere niet-cijfers zijn uit het verwijderd, want Reeleezee accepteert alleen cijfers als referentie
ContactPersonReference
CustomerReference
@attributes
Code WS_1678710279526
RecipientAddress
Street stationstraat 12 straat
Zipcode 1000AA postcode
City Amsterdam stad
CountryCode NL Landcode
DocumentDate 2023-03-10
BookDate 2023-03-17 Besteldatum
IsVatIncludedInPrice true Prijzen incl BTW: true als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders false
Status open open als de waarde bestelling ongelijk aan 0 is, anders tentative.
Header Bestelling 2190320394 Bestelling bestelnummer - de letters en andere tekens komen hier nu wel voor. Let op dat voor boekingsbonnen de header niet zichtbaar is.
PaymentReference 2190320394 Bestelnummer zonder letters en andere niet-cijfer tekens.
DocumentOrigin receipt alleen gevuld bij doorzetten naar boekingsbonnen
Regels
Description 1x Weekplanner roze Omschrijving
Quantity 1 aantal
Unit ST Eenheid, dit is niet aan te passen.
Price 14.9900 Eenheidsprijs incl BTW - als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders regelprijs excl BTW.
VatCode H BTW code
AccountReference
Number 8000 Grootboekrekening, zoals ingesteld op het dashboard.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Zettle kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Reeleezee.
Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je een excel download opvragen met meer details.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/47/izettle.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/37/reeleezee.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.