1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen iZettle en Moneybird. De koppeling zorgt dat er van bonnen in iZettle automatisch een factuur wordt aangemaakt in Moneybird. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een batch-koppeling. Ieder uur worden bonnen uit de kassa opgehaald en doorgezet.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/47/izettle.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/30/moneybird.html.

2.Features

Je kunt de verkopen uit de iZettle kassa alleen individueel doorzetten naar Moneybird. Dit betekent dat iedere bon uit de kassa apart wordt doorgezet. De bonnen worden doorgezet als Moneybird factuur.

Anonieme kassa verkopen dienen op een default debiteur in Moneybird geboekt te worden. Deze default debiteur kan in Moneybird aangemaakt worden en vervolgens via de Configuratie tab van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl ingesteld worden.

3.Installatie

De koppeling tussen iZettle en Moneybird vraag je aan via https://www.winkelboekhouding.nl/koppeling-izettle-moneybird. Nadat je de koppeling hebt aangevraagd ontvang je een bevestiging met daarin een installatie-url. Deze url is 7 dagen geldig en leidt je direct naar de Configuratie tab van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Na 7 dagen kun je nog steeds de koppeling leggen als je inlogt via het dashboard.

Via de Configuratie-tab van het dashboard doe je het volgende:
1. Je accepteert de Algemene Voorwaarden en de AVG.
2. Je legt een connectie met iZettle. De koppeling heeft toestemming nodig om verkopen en klanten te lezen.
3. Je legt een connectie met Moneybird. De koppeling heeft toestemming nodig om financiele gegevens naar Moneybird te schrijven en om gegevens uit Moneybird te lezen.

De eerste keer dat je dit scherm ziet verschijnt er een pop-up window met het verzoek de algemene voorwaarden en de AVG te accepteren. Als je beide checkboxes hebt aangevinkt verdwijnt de popup en kun je verder met de configuratie.

Als het goed is zie je nu 2 rode bolletjes: Eentje voor de connectie naar iZettle en de tweede voor de connectie met Moneybird.

De connectie met iZettle wordt via OAuth gelegd. Als je op de rode knop Connect klikt krijg je het inlogscherm van de kassa te zien. Als je inlogt zie je een scherm waarmee je toegang kunt geven aan de koppeling. Als je dat gedaan hebt keer je weer terug op het configuratiescherm. Het bolletje voor de iZettle connectie is nu groen.

Vervolgens klik je op de rode Connect knop voor Moneybird. Je legt de connectie met Moneybird via OAuth. Als je op de knop Connect klikt krijg je een login scherm te zien waarmee je kunt inloggen op Moneybird. Vervolgens krijg je de vraag of je de koppeling toegang wilt geven to je Moneybird account en voor welke administratie die toegang verleend moet worden. Als je dit bevestigt wordt de connectie gelegd.

Nu beide bolletjes groen zijn kun je de BTW tarieven en grootboekrekeningen configureren.

Nadat de BTW rekeningen en grootboekrekeningen zijn ingericht kun je de tussenrekeningen / kruisposten voor de betaalmethoden inrichten.

4.Day-to-day: Vanuit iZettle

Deze koppeling zet de bonnen door vanuit de iZettle kassa door naar het boekhoudsysteem. Ook worden telkens de provisies opgehaald. Van de bonnen wordt een factuur aangemaakt in Moneybird. Van de provisie wordt een inkoopboeking aangemaakt.

Iedere bon wordt op een default debiteur in Moneybird geboekt. Deze default debiteur is in te richten op het configuratiescherm van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Iedere provisie wordt op een default leverancier geboekt. Ook deze default leverancier is in te richten via het dashboard.

5.Day-to-day: Naar Moneybird

De bestellingen uit de webwinkel worden naar MoneyBird doorgezet als facturen. Indien nodig maakt de koppeling een nieuwe debiteur aan voor de factuur. Voor de nieuwe debiteur wordt standaard ingevuld dat de factuur handmatig, en dus niet automatisch via de email, verstuurd moet worden.

Als de bestelling of factuur in de webwinkel betaald is dan geeft de koppeling de volgende 2 extra requests mee na het aanmaken van de factuur in Moneybird:

I. Verzend-request
Dit request voegt de actie Verzenden toe aan de Moneybird factuur. Wij geven als default door dat de factuur verstuurd moet worden met de tag handmatig. Op verzoek kunnen wij deze instelling veranderen voor alle facturen die we doorzetten, naar: verzenden per email. In dat geval ontvangt de klant de factuur via de email.

II. Betaalstatus-request
Daarnaast sturen wij het 'betaal'-request door. De factuur staat nu op Betaald in Moneybird.

Let op, bij sommige webwinkelsoftware wordt de factuur eerder aangemaakt dan dat de betaling is verwerkt. In dat geval wordt er dus geen betaal-request door de koppeling doorgestuurd. De enige remedy is contact met ons op te nemen met het verzoek 'hard in te stellen dat alle bestellingen altijd de status betaald meekrijgen'.

Tot slot, binnen Moneybird zijn ook workflows actief waardoor facturen toch onbedoeld naar klanten worden gestuurd ondanks alle voorzorgsmaatregelen die genomen worden. Om extra werk te voorkomen adviseren wij om een aparte factuur-layout aan te maken voor de koppeling en in de factuur aan te geven dat de betaling al binnen is. Daarmee voorkom je dubbele betalingen en acties om deze betalingen terug te storten.