1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen iZettle en Moneybird. De koppeling zorgt dat er van bonnen in iZettle automatisch een factuur wordt aangemaakt in Moneybird. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding. Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/47/izettle.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/30/moneybird.html.

2.Features

Je kunt de verkopen uit de iZettle kassa alleen individueel doorzetten naar Moneybird. Dit betekent dat iedere bon en provisie uit de kassa apart wordt doorgezet. De bonnen worden doorgezet als Moneybird factuur. De provisie wordt doorgezet als inkoopfactuur.

Provisies worden onder een default leverancier in Moneybird geboekt. Als een iZettle bon geen debiteurgegevens heeft dan wordt deze bon onder een default debiteur in Moneybird geboekt. Deze default debiteur kan in Moneybird aangemaakt worden en vervolgens via de Configuratie tab van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl ingesteld worden.

3.Installatie

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de iZettle kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Moneybird. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Moneybird administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de iZettle kassa en de BTW in Moneybird

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie Moneybird:
De authenticatie met Moneybird loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Moneybird voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Moneybird account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Moneybird gelegd.

Vaste instellingen: Voor het doorzetten van de iZettle provisies dient een default leverancier ingesteld te worden. Voor het doorzetten van individuele, anonieme kassabonnen dient een default debiteur ingesteld te worden.

Na het leggen van de connectie met Moneybird kunnen de default debiteur en leverancier ingesteld worden. De bonnen worden op deze default debiteur geboekt, de provisie onder de default leverancier.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. De instellingen gaan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

Het is mogelijk om per betaalmethode een aparte Moneybird debiteur in te stellen. Dit kan heel eenvoudig via de dropdown-boxjes. Voor ICP bestellingen wordt wel altijd een nieuwe debiteur aangemaakt. Dit omdat bij een ICP bestelling een geldig BTW nummer van de debiteur geregistreerd dient te worden.

4.Day-to-day: Vanuit iZettle

Deze koppeling zet de bonnen door vanuit de iZettle kassa door naar het boekhoudsysteem. Ook worden telkens de provisies opgehaald. Van de bonnen wordt een factuur aangemaakt in Moneybird. Van de provisie wordt een inkoopboeking aangemaakt.

Iedere bon wordt op een default debiteur in Moneybird geboekt. Deze default debiteur is in te richten op het configuratiescherm van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Iedere provisie wordt op een default leverancier geboekt. Ook deze default leverancier is in te richten via het dashboard.

5.Day-to-day: Naar Moneybird

De bestellingen uit de webwinkel worden naar MoneyBird doorgezet als facturen. Indien nodig maakt de koppeling een nieuwe debiteur aan voor de factuur. Voor de nieuwe debiteur wordt standaard ingevuld dat de factuur handmatig, en dus niet automatisch via de email, verstuurd moet worden.

Als de bestelling of factuur in de webwinkel betaald is dan geeft de koppeling de volgende 2 extra requests mee na het aanmaken van de factuur in Moneybird:

I. Verzend-request
Dit request voegt de actie Verzenden toe aan de Moneybird factuur. Wij geven als default door dat de factuur verstuurd moet worden met de tag handmatig. Op verzoek kunnen wij deze instelling veranderen voor alle facturen die we doorzetten, naar: verzenden per email. In dat geval ontvangt de klant de factuur via de email.

II. Betaalstatus-request
Daarnaast sturen wij het 'betaal'-request door. De factuur staat nu op Betaald in Moneybird.

Let op, bij sommige webwinkelsoftware wordt de factuur eerder aangemaakt dan dat de betaling is verwerkt. In dat geval wordt er dus geen betaal-request door de koppeling doorgestuurd. De enige remedy is contact met ons op te nemen met het verzoek 'hard in te stellen dat alle bestellingen altijd de status betaald meekrijgen'.

Tot slot, binnen Moneybird zijn ook workflows actief waardoor facturen toch onbedoeld naar klanten worden gestuurd ondanks alle voorzorgsmaatregelen die genomen worden. Om extra werk te voorkomen adviseren wij om een aparte factuur-layout aan te maken voor de koppeling en in de factuur aan te geven dat de betaling al binnen is. Daarmee voorkom je dubbele betalingen en acties om deze betalingen terug te storten.