1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Zettle en Jortt.
De koppeling zorgt dat bonnen in de Zettle kassa automatisch worden doorgezet naar Jortt. De bonnen worden per stuk doorgezet als factuur naar Jortt, of per dag verzameld en als factuur in Jortt geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
De koppeling haalt daarnaast de Zettle inhoudingen op. Deze worden per dag of individueel doorgezet als negatieve facturen naar Jortt.
Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Jortt, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Zettle en in de FAQ voor Jortt.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling Zettle te informeren om de subscriptie ongedaan te maken. Wij zullen je connectie vanuit onze kant uiteraard ook deactiveren.
2.Hoe de koppeling werkt
Controle vooraf dagafsluiting
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Jortt.
Controle vooraf individuele bonnen
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Zettle bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Zettle bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Jortt bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Controle vooraf hybride
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.
Het doorzetten
Het doorzetten van een Zettle bon naar Jortt gebeurt in twee stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Jortt aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- De Jortt factuur wordt aangemaakt en doorgezet.
Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op het dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
3.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Zettle kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Jortt. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Jortt administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Zettle kassa en de BTW in Jortt
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Connectie Jortt
De authenticatie met Jortt loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Jortt voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Jortt account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Jortt gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat door op de Connect knop te klikken.
Factuurlayout
Aan een factuur kun je ene handelsnaam meegeven. Op basis van deze handelsnaam hangt Jortt het juiste sjabloon aan de factuur.
Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van individuele bonnen kan hier een link gelegd worden tussen de betaalmethoden in de kassa bon en een vaste debiteur uit je Jortt administratie. Bij het doorzetten van dagomzet is dit helaas niet mogelijk omdat gedurende een dag meerdere debiteuren zijn en er maar 1 factuur in Jortt wordt aangemaakt.
4.Day-to-day: Vanuit Zettle
In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.
Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens in de vroege ochtend de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een factuur aangemaakt in Jortt.
Zowel de omzet als de betaling wordt uitgelezen. Is er een verschil tussen de omzet en het betaalde bedrag dan wordt dit verschil apart als betaalregel opgenomen.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.
De koppeling zet niet alleen de bonnen door maar ook de betaalkosten. Zet de koppeling de bonnen 1-voor-1 door dan zet de koppeling de betaalkosten ook 1-voor-1 door. Anders worden de betaalkosten per dag verzameld en als 1 doorgezet.
Zettle bonnen hebben geen klant-gegevens. Als bonnen individueel worden doorgezet dan worden zij geboekt op een default debiteur. De default klant wordt ingesteld via tab Configuratie van het dashboard. De betaalkosten worden doorgezet naar Jortt negatieve facturen en geboekt onder de default-crediteur die is ingesteld bij tab Configuratie van het dashboard.
Uitwerking veldniveau bonnen
Velden bon
| Naam veld | Waarden uit Zettle bon |
| Bon-id | [purchaseUUID1] |
| Bonnummer | [purchaseNumber], evt voorafgegaan door een prefix - aanvragen via webcare@webwinkelfacturen.nl |
| Datum | Op basis van [timestamp] |
| Totaal incl BTW zonder korting | Sommatie velden [grossValue] van de [products] in de bon. Bedrag is in centen, na de sommatie delen door 100. |
| Totaal BTW zonder korting | Sommatie velden [grossTax] van de [products] in de bon. Bedrag is in centen, na sommatie delen door 100. |
| Totaal excl BTW zonder korting | Totaal incl BTW zonder korting minus Totaal BTW zonder korting |
| Totaal incl BTW met korting | [amount] |
| Totaal BTW met korting | [vatAmount] |
| Totaal excl BTW met korting | Totaal incl BTW met korting minus Totaal BTW met korting |
| Valuta | Veld [currency] |
| Status | Veld [status] |
| Naam veld | Waarden uit de Zettle bonregel |
| De regels van de bon staan in veld [products]. Deze worden een voor een bekeken en verwerkt. | |
| Regel-id | [id] |
| Naam | [productName] |
| Categorie | [category][uuid] |
| product-id | [productUuid] |
| productvariant | [variantUuid] |
| SKU | [sku] |
| Aantal | [quantity] |
| BTW percentage | [vatPercentage] |
| Eenheidsprijs incl BTW | De eenheidsprijs incl BTW wordt als volgt berekend:
|
| Regelprijs excl BTW | [rowTaxableAmount] / 100 - in dit bedrag zit de korting verwerkt. |
| Eenheidsprijs excl BTW | regelprijs excl BTW / [quantity] - in dit bedrag zit de korting verwerkt. |
| Regelprijs incl BTW | [rowTaxableAmount] / 100 - in dit bedrag zit de korting verwerkt. |
| Eenheidsprijs excl BTW | [vatPercentage] |
| Regelbedragen incl en excl BTW | Hiervoor worden de velden [totalPrice] en [totalPriceWithoutVat] gebruikt |
| BTW codes en rekeningen Jortt | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
| Let op: Alle regels worden in 1 keer nagelopen. Hierna wordt gekeken of de regels optellen tot het totaal van de bon. Als de bon nog niet voltooid is mag er een verschil zijn. Is de bon wel voltooid en kloppen de bedragen in de regels niet met het totaalbedrag in de bon dan vindt er een harde exit plaats. De verwerking stopt omdat er een situatie is voorgekomen die echt niet mag gebeuren. Dit is een extra beveiliging die voorkomt dat verkeerde data in Jortt terecht komt. | |
| Naam veld | Waarden uit Zettle betaalkosten |
| Betaalkosten-id | md5([originatingTransactionUuid] + ; + [timestamp] + ; + [amount] + ; + [originatorTransactionType]). Dit is gekozen om er een string uit te krijgen |
| Kosten-nummer | [originatingTransactionUuid] |
| Leverancier | Zoals ingesteld op het dashboard |
| Datum | Op basis van [timestamp] |
| Totaal incl BTW en excl BTW | [amount] / 100. Zettle rekent geen BTW, dus deze bedragen zijn gelijk aan elkaar. |
| Valuta | Veld [currency] |
| Naam veld | Waarden uit Zettle betaalkosten-regel |
| Zettle heeft geen aparte betaalkosten-regel. Voor het doorzetten hebben we die regel wel nodig. Een inkoopboeking in Jortt heeft immers wel regels. Daarom worden de velden uit de betaalkosten-boeking op een slimme manier gekopieerd naar de betaalkosten-regel. | |
| id | [originatingTransactionUuid] |
| Omschrijving | [originatingTransactionType] |
| Aantal | 1 |
| Type | purchase |
| BTW percentage | 0 |
| Eenheids- en regelprijzen incl BTW en excl BTW | [amount] / 100. Zettle rekent geen BTW, dus deze bedragen zijn gelijk aan elkaar. |
| BTW bedragen | 0 |
| BTW codes en rekeningen Jortt | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
5.Day-to-day: Naar Jortt
Deze gegevens worden doorgezet naar Jortt:
Facturen
- Debiteur: customer-id uit Jortt
- Datum:
- Bedragen incl BTW: true als de webwinkel bedragen incl BTW rekent, anders false
- Verzending: Handmatig, kan op verzoek op email worden gezet
- Betaalmethode: pay_later of paid, al naar gelang de betaalstatus in de webwinkel. Dit kan op verzoek op alwayspaid worden gezet of op de Mollie betaallink
- Referentie: bonnummer
- Factuursjabloon: tradename-id uit Jortt
- Regels:
- Factuur afsluiting
- Debiteur: customer-id - default
- Datum: Datum afsluiting
- Bedragen incl BTW: true
- Verzending: Handmatig
- Betaalmethode: pay_later of paid, op verzoek
- Referentie: Nummer afsluiting
- Regels:
6.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Zettle kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Jortt. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je een excel download opvragen met meer details.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/47/izettle.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/50/jortt.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.