1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen iZettle en MUIS.

De koppeling zorgt dat bonnen in de iZettle kassa automatisch worden doorgezet naar MUIS. De bonnen worden per stuk doorgezet als journaalboeking of bestelling naar MUIS, of per dag verzameld en als journaalboeking in MUIS geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling haalt daarnaast de iZettle inhoudingen op. Deze worden per dag of individueel doorgezet als journaalboekingen naar MUIS.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor iZettle en in de FAQ voor MUIS.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn twee manieren om de bonnen uit de iZettle kassa door te zetten naar MUIS:
- Dagomzet: Bonnen van 1 werkdag in de kassa worden als 1 journaalboeking in MUIS geplaatst. De iZettle inhoudingen van 1 werkdag worden als 1 journaalboeking in MUIS geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere bon wordt een aparte journaalboeking of bestelling en voor iedere iZettle inhouding wordt een aparte journaalboeking in MUIS geplaatst.
Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel kun je bij ons aanvragen.

Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar MUIS. In de regels van de MUIS journaalboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief

Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebuik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als journaalboeking of bestelling naar MUIS.

Optie 3: Hybride Deze optie is een mengvorm van de opties Dagomzet en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dagomzet komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden.

Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar MUIS staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de iZettle bon uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de iZettle bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in MUIS bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op het dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Nodig: MUIS omgevingscode

Voor de koppeling met MUIS dien je een omgevingscode op te vragen. MUIS heeft een handleiding waarin staat hoe dit moet. Hier volgt een verkorte weergave.

Optie 1: De ondernemer / accountant werkt met iMUIS Online (SAAS / Web-based)
Voor de koppeling heeft de klant per administratie een abonnement op de module iMUIS Online Cloudswitch nodig. De accountant kan deze voor de ondernemer aanvinken via Gebruikersbeheer. Of, als de ondernemer niet via een accountant werkt, kan de klant zelf een abonnement afsluiten. Vervolgens genereert de ondernemer een omgevingscode via iMUIS Online > Beheer > Mijn gegevens / Abonnement / Verbindingen tabblad Verbindingen. Er wordt een omgevingscode gegenereerd als je klikt op Maak verbinding bij ons als partner (webwinkelfacturen). Copieer deze omgevingscode. Je hebt hem nodig bij het leggen van de koppeling tussen de webwinkel en MUIS.

Optie 2: De ondernemer / accountant werkt met iMUIS Business Software (Windows)
In deze situatie dient de ondernemer over een iMUIS Online licentie te beschikken en iMUIS Online dient beschikbaar te zijn op de eigen server. De ondernemer genereert een omgevingscode via iMUIS Online > Beheer > Mijn gegevens / Abonnement / Verbindingen tabblad Verbindingen. Er wordt een omgevingscode gegenereerd als je klikt op Maak verbinding bij ons als partner (webwinkelfacturen). Copieer deze omgevingscode. Je hebt hem nodig bij het leggen van de koppeling tussen de webwinkel en MUIS.

Gebruik je de optie MUIS bestellingen dan dien je de volgende zaken extra te configureren in MUIS:
- Voeg een artikelgroep 29 toe en vul de omzetrekening in voor deze artikelgroep. Nieuwe producten worden automatisch aan deze artikelgroep toegevoegd.
- Voeg ordersoort webshoporder toe, want de bestellingen die naar MUIS worden doorgezet gebruiken deze ordersoort.
- Voeg de verzendmethode Verzendkosten toe aan de MUIS verzendmethoden. Zorg er voor dat je een default leveringsconditie en een voorkeur opdrachtwijze voor de verzendmethode instelt en dat je de verzendmethode koppelt aan de ordersoort webshoporder.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de iZettle kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met MUIS. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie MUIS administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de iZettle kassa en de BTW in MUIS

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie MUIS:
Je klikt op de rode Connect knop voor MUIS Software. De connectie met MUIS leg je door de omgevingscode in te vullen. Deze omgevingscode heb je in de voorgaande sectie bepaald.

Vaste instellingen: Voor het doorzetten van de iZettle provisies dient een default leverancier ingesteld te worden. Voor het doorzetten van individuele, anonieme kassabonnen dient een default debiteur ingesteld te worden.

Productcategorieen: iZettle heeft geen productcategorieen in de kassa staan. Er kan daarom niet op productcategorieen geboekt worden.

 

5.Day-to-day: Vanuit iZettle

Doorzetschema Ieder uur worden de bonnen opgehaald uit de kassa en doorgezet naar MUIS. Hetzelfde gebeurt met de provisies.

Bij de iZettle bonnen wordt geen debiteur-informatie bijgehouden. Daarom zal er op een default debiteur in MUIS geboekt worden en zullen geen debiteuren worden aangemaakt.

6.Day-to-day: Naar MUIS

Aanmaken transacties
Deze gegevens worden doorgezet naar MUIS:
Financiele boekingen

  • Totaalregel:
    • Dagboek
    • Rekening: MUIS debiteurcode - bij dagomzet kunnen wij hier een alternatieve rekening zetten
    • Tegenrekening: Debiteurenrekening - aanpasbaar via het dashboard
    • BTW: 0
    • Datum
    • Factuur: bonnummer, bestaat alleen uit de cijfers van het iZettle bonnummer
    • Boekstuk: bonnummer, inclusief letters en andere tekens
    • Bedrag: Totaalbedrag incl BTW
    • Omschrijving: Bonnummer, bonnummer inclusief letters en andere tekens
  • Detailregels:
    • Dagboek
    • Rekening: Omzetrekening
    • Tegenrekening: Debiteurenrekening - aanpasbaar via het dashboard
    • BTW: BTW code - zoals ingesteld op het dashboard
    • Aantal
    • Datum
    • Boekstuk: bonnummer, bestaat alleen uit de cijfers van het iZettle bonnummer
    • Bedrag: Regelbedrag incl BTW, op verzoek excl BTW - vermenigvuldigd met (-1)
    • BTW bedrag - vermenigvuldigd met (-1)
    • Naam product
    • Datum: bondatum

Bestellingen

  • OrderKop regel
    • Debiteurid
    • Bondatum
    • Leverdatum, gelijk aan de bondatum
    • Soort: webshoporder, dienst aangemaakt te zijn in de MUIS administratie
    • Extern orderid: bonid
    • Kenmerk: bonnummer
    • Opmerking: Uit bestelling, max lengte 250
    • Orderkosten: 0
  • Regels:
    • Omschrijving
    • Aantal
    • Productid
    • Eenheidsprijs excl BTW

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze MUIS debiteur gebruikt als debiteur van de MUIS transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan MUIS. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
BTW producten: Bij het aanmaken van nieuwe producten - optie bestellingen - in MUIS hanteert de koppeling het BTW percentage in de bestelregel. Dit betekent dat producten in ICP en Internationale bestellingen met 0% BTW aangemaakt zullen worden in MUIS. De koppeling heeft immers geen ander BTW percentage voor het product beschikbaar.

Artikelgroep: Producten worden geplaatst in artikelgroep 29. Deze artikelgroep dient aanwezig te zijn in de MUIS administratie.

Dummie-producten De koppeling werkt niet met dummie-producten omdat verzendkosten en andere kosten als in de kopregel van de bestelling als bedrag worden meegenomen.

Let op: De producten worden alleen aangemaakt in MUIS. Producten in MUIS worden nooit gewijzigd.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je iZettle kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar MUIS. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/47/izettle.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/32/muis.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.