1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Zettle en King/MUIS.

De koppeling zorgt dat bonnen in de Zettle kassa automatisch worden doorgezet naar King/MUIS. De bonnen worden per stuk doorgezet als journaalboeking of bestelling naar King/MUIS, of per dag verzameld en als journaalboeking in King/MUIS geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling haalt daarnaast de Zettle inhoudingen op. Deze worden per dag of individueel doorgezet als journaalboekingen naar King/MUIS.

Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in King/MUIS, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Zettle en in de FAQ voor King/MUIS.

We adviseren je bij de-installatie van de koppeling Zettle te informeren om de subscriptie ongedaan te maken. Wij zullen je connectie vanuit onze kant uiteraard ook deactiveren.

2.Hoe de koppeling werkt

Controle vooraf dagafsluiting
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar King/MUIS.

Controle vooraf individuele bonnen
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Zettle bon uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Zettle bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in King/MUIS bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf hybride
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.

Het doorzetten
Het doorzetten van een Zettle bon naar King/MUIS gebeurt in drie stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in King/MUIS aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Bij het doorzetten naar King/MUIS bestellingen wordt gecontroleerd of de producten uit de Zettle bon al in King/MUIS aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
  3. De King/MUIS journaalboeking of bestelling wordt aangemaakt en doorgezet.

Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op het dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Nodig: MUIS omgevingscode

Voor de koppeling met MUIS dien je een omgevingscode op te vragen. MUIS heeft een handleiding waarin staat hoe dit moet. Hier volgt een verkorte weergave.

Optie 1: De ondernemer / accountant werkt met iMUIS Online (SAAS / Web-based)
Voor de koppeling heeft de klant per administratie een abonnement op de module iMUIS Online Cloudswitch nodig. De accountant kan deze voor de ondernemer aanvinken via Gebruikersbeheer. Of, als de ondernemer niet via een accountant werkt, kan de klant zelf een abonnement afsluiten. Vervolgens genereert de ondernemer een omgevingscode via iMUIS Online > Beheer > Mijn gegevens / Abonnement / Verbindingen tabblad Verbindingen. Er wordt een omgevingscode gegenereerd als je klikt op Maak verbinding bij ons als partner (webwinkelfacturen). Copieer deze omgevingscode. Je hebt hem nodig bij het leggen van de koppeling tussen de webwinkel en MUIS.

Optie 2: De ondernemer / accountant werkt met iMUIS Business Software (Windows)
In deze situatie dient de ondernemer over een iMUIS Online licentie te beschikken en iMUIS Online dient beschikbaar te zijn op de eigen server. De ondernemer genereert een omgevingscode via iMUIS Online > Beheer > Mijn gegevens / Abonnement / Verbindingen tabblad Verbindingen. Er wordt een omgevingscode gegenereerd als je klikt op Maak verbinding bij ons als partner (webwinkelfacturen). Copieer deze omgevingscode. Je hebt hem nodig bij het leggen van de koppeling tussen de webwinkel en MUIS.

Gebruik je de optie MUIS bestellingen dan dien je de volgende zaken extra te configureren in MUIS:
- Voeg een artikelgroep 29 toe en vul de omzetrekening in voor deze artikelgroep. Nieuwe producten worden automatisch aan deze artikelgroep toegevoegd.
- Voeg ordersoort webshoporder toe, want de bestellingen die naar MUIS worden doorgezet gebruiken deze ordersoort.
- Voeg de verzendmethode Verzendkosten toe aan de MUIS verzendmethoden. Zorg er voor dat je een default leveringsconditie en een voorkeur opdrachtwijze voor de verzendmethode instelt en dat je de verzendmethode koppelt aan de ordersoort webshoporder.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Zettle kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met King/MUIS. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie King/MUIS administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Zettle kassa en de BTW in King/MUIS

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie King/MUIS
Je klikt op de rode Connect knop voor MUIS Software. De connectie met MUIS leg je door de omgevingscode in te vullen. Deze omgevingscode heb je in de voorgaande sectie bepaald.

Dagboek en debiteuren-rekening
Voor het doorzetten naar King/MUIS financiele boekingen kun je een debiteuren-rekening en dagboek instellen. Voor het doorzetten naar King/MUIS bestellingen is een dagboek niet nodig.

Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit King/MUIS.

Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen.

 

5.Day-to-day: Vanuit Zettle

In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.

Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens in de vroege ochtend de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een journaalboeking aangemaakt in King/MUIS. Een dag loopt van 05:00 in de ochtend tot 05:00 van de volgende ochtend. Zowel de omzet als de betaling wordt uitgelezen. Is er een verschil tussen de omzet en het betaalde bedrag dan wordt dit verschil apart als betaalregel opgenomen.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.

Debiteuren
Bij de Zettle bonnen wordt geen debiteur-informatie bijgehouden. Daarom zal er op een default debiteur in King/MUIS geboekt worden en zullen geen debiteuren worden aangemaakt.

6.Day-to-day: Naar MUIS

Aanmaken transacties
Deze gegevens worden doorgezet naar King/MUIS:
Financiele boekingen

  • Totaalregel:
    • Dagboek
    • Rekening: King/MUIS debiteurcode
    • Tegenrekening: Debiteurenrekening - aanpasbaar via het dashboard
    • BTW: 0
    • Datum
    • Factuur: bestelnummer, bestaat alleen uit de cijfers van het bestelnummer
    • Boekstuk: bestelnummer, inclusief letters en andere tekens
    • Bedrag: Totaalbedrag incl BTW
    • Omschrijving: bestelnummer, bestelnummer inclusief letters en andere tekens
  • Detailregels:
    • Dagboek
    • Rekening: Omzetrekening
    • Tegenrekening: Debiteurenrekening - aanpasbaar via het dashboard
    • BTW: BTW code - zoals ingesteld op het dashboard
    • Aantal
    • Datum
    • Boekstuk: bestelnummer, bestaat alleen uit de cijfers van het bestelnummer
    • Bedrag: Regelbedrag incl BTW, op verzoek excl BTW - vermenigvuldigd met (-1)
    • BTW bedrag - vermenigvuldigd met (-1)
    • Naam product
    • Datum:

Bestellingen

  • OrderKop regel
    • Debiteurid
    • Datum
    • Leverdatum, gelijk aan de
    • Soort: webshoporder, dienst aangemaakt te zijn in de King/MUIS administratie
    • Extern orderid: orderid
    • Kenmerk: bestelnummer
    • Opmerking: Uit bestelling, max lengte 250
    • Externe opmerking: Uit bestelling
    • Orderkosten: Betaalkosten + toeslagen - kortingen, excl BTW
    • Verzendkosten excl BTW
  • Regels:
    • Omschrijving
    • Aantal
    • Productid
    • Eenheidsprijs excl BTW

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Zettle kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar King/MUIS. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je een excel download opvragen met meer details.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/47/izettle.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/32/muis.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.