1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen iZettle en Exact Online.

De koppeling zorgt dat bonnen in de iZettle kassa dagelijks worden doorgezet naar een kasboeking in Exact Online. Indien gewenst kunnen bonnen ook individueel worden doorgezet naar een Exact Online factuur, bestelling of verkoopboeking. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling haalt daarnaast de iZettle inhoudingen op. Deze worden per dag of individueel doorgezet als inkoopboekingen naar Exact Online.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding. Wil je de koppeling stopzetten dan kun je contact met ons opnemen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: voor iZettle en voor Exact Online.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn twee manieren om de bonnen uit de iZettle kassa door te zetten naar Exact Online:
- Dagomzet: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één kasboeking in Exact Online geplaatst. De iZettle inhoudingen van één werkdag worden als één inkoopboeking in Exact Online geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon en voor iedere iZettle provisie wordt een aparte factuur, bestelling of verkoopboeking / inkoopboeking in Exact Online geplaatst.
Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel kun je bij ons aanvragen.

Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één boeking doorgezet naar Exact Online. In de regels van de Exact Online kasboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief
Ook worden in de vroege ochtend alle provisies van de voorgaande dag verzameld. Er wordt één inkoopboeking gemaakt van alle provisies en deze wordt naar Exact Online doorgezet.


Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als verkoopboekingen (salesentries), facturen (salesinvoices) of bestellingen (salesorders) naar Exact Online. De inhoudingen worden doorgezet als inkoopboekingen. In de sectie Day-to-day: Naar Exact Online staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle:
Individuele bonnen en dagomzetten die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op het dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de individuele bonnen en dagomzetten die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon of dagomzet nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Installatie

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de iZettle kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Exact Online. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Exact Online administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de iZettle kassa en de BTW in Exact Online

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie Exact Online:
De authenticatie met Exact Online loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Exact Online voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Exact Online account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Exact Online gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Exact Online gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Vaste instellingen: Voor het doorzetten van de iZettle provisies dient een default leverancier ingesteld te worden. Voor het doorzetten van individuele, anonieme kassabonnen dient een default debiteur ingesteld te worden.

Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Exact Online eerst de divisiecode van je Exact Online administratie instelt. Zolang de divisiecode onbekend is kunnen gegevens uit je Exact Online administratie, zoals BTW codes, grootboekrekeningen, dagboeken en betaalcondities zijn afhankelijk van deze divisiecode, niet opgehaald worden.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. De instellingen gaan heel gemakkelijk via drop-down boxjes. De BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen. Is er gekozen voor Exact Online excl dan zullen alleen de Exact Online BTW codes excl worden getoond. Is gekozen voor Exact Online incl dan worden alleen de Exact Online BTW codes incl getoond. Alleen de Winst en Verlies grootboekrekeningen aan de credit-zijde worden getoond.



In de lijst debiteuren staan de Exact Online debiteuren met in de naam een specifieke substring. Zie de FAQ voor meer informatie.

Betaalmethoden inrichten
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden uit de kassa en de tussenrekeningen van het boekhoudsysteem. De tussenrekeningen die getoond worden zijn Balansrekeningen aan de debet zijde. Indien in de naam van de rekening de string posledger staat dan wordt deze rekening ook getoond.

Productcategorieen: iZettle heeft geen productcategorieen in de kassa staan. Er kan daarom niet op productcategorieen geboekt worden.

4.Day-to-day: Vanuit iZettle

Doorzetschema Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een kasboeking aangemaakt in Exact Online. Ook worden iedere nacht de provisies opgehaald. In de loop van de ochtend wordt ook hiervoor een inkoopboeking aangemaakt en doorgestuurd naar Exact Online.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald uit de kassa en doorgezet. Hetzelfde gebeurt met de provisie.

Debiteuren De iZettle bonnen hebben geen debiteur-gegevens. Indien je bonnen individueel doorzet kun je een default-debiteur instellen bij tab Configuratie van het dashboard. De bonnen worden onder deze default debiteur geboekt.

Voor dagomzet wordt een kasboeking gemaakt en hiervoor is geen debiteur-informatie nodig.

5.Day-to-day: Naar Exact Online

De synchronisatie van gegevens tussen iZettle en Exact Online is als volgt.

5.1 De transacties

Kasboekingen - dagomzet

  • Dagboek: Dit is een kasdagboek
  • Regels:
    • Omschrijving: Naam categorie, betaalmethode of BTW omzet
    • Bedrag
    • BTW bedrag
    • Exact Online BTW code
    • Omzet- of tussenrekening
    • Datum dagomzet

Financiele boekingen

  • Omschrijving: bonnummer
  • Betalingskenmerk: bonnummer
  • Uw kenmerk: bonnummer

Facturen

  • Omschrijving: Bonnummer bonnummer
  • Betalingskenmerk: bonnummer
  • Uw kenmerk: bonnummer

Bestellingen

  • Omschrijving: Bonnummer bonnummer
  • Betalingskenmerk: bonnummer
  • Uw kenmerk: bonnummer

Inkoopboeking

  • Leverancier: Default leverancier die staat ingesteld op het dashboard
  • Omschrijving: inkoopbonnummer
  • Betalingskenmerk: inkoopbonnummer
  • Dagboek: inkoopdagboek
  • Uw kenmerk: inkoopbonnummer

5.2 De producten

Deze sectie is alleen van toepassing als je individuele bonnen doorzet naar Exact Online facturen of bestellingen

Uitzetten grootboeksturing: Bij het doorzetten naar Exact Online facturen is het mogelijk om de factuur aan te maken zonder grootboekrekening. Voor een uitleg zie FAQ. Indien je van deze optie gebruik wilt maken kun je contact met ons opnemen. Voor Exact Online bestellingen geeft de koppeling nooit een grootboekrekening mee.

BTW producten Bij het aanmaken van nieuwe producten in Exact Online hanteert de koppeling het BTW percentage in de bonregel.

Aanmaken nieuwe producten in Exact Online Indien de bonnen worden doorgezet naar Exact Online facturen of bestellingen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de bon al in Exact Online bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in Exact Online dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De regels voor het matchen van producten tussen iZettle en Exact Online kun je in de FAQ nalezen.

Indien bonnen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Er is maar 1 magazijn per koppeling mogelijk. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.

Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Exact Online. Producten in Exact Online worden nooit gewijzigd.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je iZettle kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Exact Online. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon of dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/47/izettle.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/19/exact-online.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.