1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Zettle en e-Boekhouden.

De koppeling zorgt dat bonnen in de Zettle kassa automatisch worden doorgezet naar e-Boekhouden. De bonnen worden per stuk doorgezet als mutatie of factuur naar e-Boekhouden, of per dag verzameld en als Dag-mutatie in e-Boekhouden geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling haalt daarnaast de Zettle inhoudingen op. Deze worden per dag of individueel doorgezet als mutaties naar e-Boekhouden. Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in e-Boekhouden, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Zettle en in de FAQ voor e-Boekhouden.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn twee manieren om de bonnen uit de Zettle kassa door te zetten naar e-Boekhouden:
- Dag-mutatie: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één Dag-mutatie in e-Boekhouden geplaatst. .
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte mutatie of factuur in e-Boekhouden geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Optie 1: Aanmaken dag-mutatie
Bij het aanmaken van de dag-mutatie worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-mutatie doorgezet naar e-Boekhouden. In de regels van de e-Boekhouden dag-mutatie staat de omzet per BTW code

Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als mutaties of facturen naar e-Boekhouden.



Default is het doorzetten van dagomzet naar een dag-mutatie. Individueel kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle vooraf Dag-mutatie
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar e-Boekhouden.

Controle vooraf individuele bonnen
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Zettle bon uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Zettle bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in e-Boekhouden bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Doorzetten dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-mutatie doorgezet naar e-Boekhouden. In de regels van de e-Boekhouden dag-mutatie staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie

Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een Zettle bon naar e-Boekhouden gebeurt in drie stappen:

  1. De klant-gegevens naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer.
    • a) Bij de optie e-Boekhouden mutaties geeft de koppeling alle debiteur-gegevens mee en verwerkt e-Boekhouden zelf de debiteur.
    • b) Bij de optie facturen kijkt de koppeling eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We zetten hierbij nooit het debiteurnummer uit de kassa door. Het is een default waarde die gelijk is aan yyyymmddHHmmss, dus de datum en de tijd in seconden. Matching van debiteuren tussen Zettle en e-Boekhouden vindt plaats op emailadres.
  2. Producten Bij de optie facturen gebruikt de koppeling de SKU in de factuurregels. Is dit product niet aanwezig in e-Boekhouden dan zal e-Boekhouden de factuur weigeren of op een willekeurig product boeken. Helaas kan de koppeling geen nieuwe producten aanmaken in e-Boekhouden.
  3. De e-Boekhouden transactie (mutatie, factuur) wordt aangemaakt en doorgezet.

Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op het dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Nodig: e-Boekhouden.nl codes

Om de koppeling met e-Boekhouden.nl te leggen zijn er speciale codes nodig. Deze zijn:
- Een gebruikersnaam
- Beveiligingscode 1
- Beveiligingscode 2
Lees meer Nodig eBoekhouden.nl ....
Lees minder Nodig eBoekhouden.nl ....
De gebruikersnaam is de gebruikersnaam waarmee je inlogt. De beveiligingscode vind je bij de Instellingen. Ga naar Beheer > Instellingen > Webwinkelfacturen. Je ziet dan de twee beveiligingscodes staan. Deze codes vul je in de volgende stap in.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Zettle kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met e-Boekhouden. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie e-Boekhouden administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Zettle kassa en de BTW in e-Boekhouden

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie e-Boekhouden.nl
Het rode bolletje en de rode Connect knop bij e-Boekhouden op het Configuratie-scherm geeft aan dat de connectie met e-Boekhouden nog niet geldig is. Om de connectie te activeren klik je op de rode Connect knop. Je ziet dan een scherm met daarin de velden voor een gebruikersnaam en twee beveiligingscodes. Hier vul je de gebruikersnaam en de twee beveiligingscodes in die je in de vorige sectie hebt bepaald.

Factuurlayout
Voor e-Boekhouden facturen moet een factuursjabloon worden meegegeven. Helaas kan de koppeling de factuursjablonen in de e-Boekhouden administratie niet ophalen. Daarom gebruikt de koppeling als default de naam Factuursjabloon. Wil je een ander factuursjabloon gebruiken dan kun je de naam van het sjabloon invullen als je op Wijzigen klikt.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in e-Boekhouden. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Er is een aparte instelling voor de BTW voor de betalingen. In bijna alle gevallen zal hier BTW code GEEN ingevuld moeten worden. Instellen van de grootboekrekening is niet nodig omdat voor iedere betaalmethode apart een grootboekrekening ingesteld kan worden.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit e-Boekhouden.

5.Day-to-day: Vanuit Zettle

In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.

Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens in de vroege ochtend de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Dag-mutatie aangemaakt in e-Boekhouden. Zowel de omzet als de betaling wordt uitgelezen. Is er een verschil tussen de omzet en het betaalde bedrag dan wordt dit verschil apart als betaalregel opgenomen.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.

De koppeling zet niet alleen de bonnen door maar ook de betaalkosten. Zet de koppeling de bonnen 1-voor-1 door dan zet de koppeling de betaalkosten ook 1-voor-1 door. Anders worden de betaalkosten per dag verzameld en als 1 doorgezet.

Zettle bonnen hebben geen klant-gegevens. Als bonnen individueel worden doorgezet dan worden zij geboekt op een default debiteur. Bij het doorzetten naar mutaties worden de gegevens van een default debiteur meegegeven in de mutatie. Bij het doorzetten naar facturen kan de default debiteur ingesteld worden via tab Configuratie van het dashboard. De betaalkosten worden doorgezet naar e-Boekhouden mutaties en geboekt onder de default-crediteur die is ingesteld bij tab Configuratie van het dashboard.


Uitwerking veldniveau bonnen
Uitwerking Zettle bon. +-
Naam veld Waarden uit Zettle bon
Bon-id [purchaseUUID1]
Bonnummer [purchaseNumber], evt voorafgegaan door een prefix - aanvragen via webcare@webwinkelfacturen.nl
Datum Op basis van [timestamp]
Totaal incl BTW zonder korting Sommatie velden [grossValue] van de [products] in de bon. Bedrag is in centen, na de sommatie delen door 100.
Totaal BTW zonder korting Sommatie velden [grossTax] van de [products] in de bon. Bedrag is in centen, na sommatie delen door 100.
Totaal excl BTW zonder korting Totaal incl BTW zonder korting minus Totaal BTW zonder korting
Totaal incl BTW met korting [amount]
Totaal BTW met korting [vatAmount]
Totaal excl BTW met korting Totaal incl BTW met korting minus Totaal BTW met korting
Valuta Veld [currency]
Status Veld [status]
Uitwerking Zettle bonregels. +-
Naam veld Waarden uit de Zettle bonregel
De regels van de bon staan in veld [products]. Deze worden een voor een bekeken en verwerkt.
Regel-id [id]
Naam [productName]
Categorie [category][uuid]
product-id [productUuid]
productvariant [variantUuid]
SKU [sku]
Aantal [quantity]
BTW percentage [vatPercentage]
Eenheidsprijs incl BTW De eenheidsprijs incl BTW wordt als volgt berekend:
  • De regel kan een aparte [discountValue] hebben. Als deze waarde ongelijk aan 0 is dan staat in veld [unitPrice] de eenheidsprijs waarin de korting al verwerkt is.
  • Is er geen veld [discountValue] of is de waarde gelijk aan 0 dan is het kortingspercentage op de bon als geheel van toepassing op de eenheidsprijs. De eenheidsprijs incl korting wordt dan (1 - bon kortingspercentage) * [unitPrice]. Dit bedrag is in centen en moet dus gedeeld worden door 100.
Regelprijs excl BTW [rowTaxableAmount] / 100 - in dit bedrag zit de korting verwerkt.
Eenheidsprijs excl BTW regelprijs excl BTW / [quantity] - in dit bedrag zit de korting verwerkt.
Regelprijs incl BTW [rowTaxableAmount] / 100 - in dit bedrag zit de korting verwerkt.
Eenheidsprijs excl BTW [vatPercentage]
Regelbedragen incl en excl BTW Hiervoor worden de velden [totalPrice] en [totalPriceWithoutVat] gebruikt
BTW codes en rekeningen e-Boekhouden Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard
Let op: Alle regels worden in 1 keer nagelopen. Hierna wordt gekeken of de regels optellen tot het totaal van de bon. Als de bon nog niet voltooid is mag er een verschil zijn. Is de bon wel voltooid en kloppen de bedragen in de regels niet met het totaalbedrag in de bon dan vindt er een harde exit plaats. De verwerking stopt omdat er een situatie is voorgekomen die echt niet mag gebeuren. Dit is een extra beveiliging die voorkomt dat verkeerde data in e-Boekhouden terecht komt.
Velden betalingen in bon
Naam veld Waarden uit Zettle de betalingen voor bon
De betalingen voor de bon staan in veld [payments]. Deze worden een voor een bekeken en verwerkt.
Regel-id [uuid]
Datum [timestamp]
Betaalmethode-id [type] in kleine letters waarbij de _ vervangen wordt door een spatie
Betaalmethode-naam [type]
Bedrag [amount], let op dit bedrag is NIET in centen en hoeft dus niet door 100 gedeeld te worden.
Het totaal aan betalingen hoeft niet gelijk te zijn aan het totaal in de bon. Het verschil wordt in een zogenaamde delta-betaal-regel toegevoegd. Dit bedrag kan worden doorgezet naar een overloop-rekening. De overloop-rekening wordt ingesteld via tab Configuratie van het dashboard.
Regel-id -1
Datum [timestamp]
Betaalmethode-id Standaard
Betaalmethode Standaard
Bedrag [amount] / 100 uit de bon minus de som van alle betalingen
Uitwerking Zettle betaalkosten. +-
Naam veld Waarden uit Zettle betaalkosten
Betaalkosten-id md5([originatingTransactionUuid] + ; + [timestamp] + ; + [amount] + ; + [originatorTransactionType]). Dit is gekozen om er een string uit te krijgen
Kosten-nummer [originatingTransactionUuid]
Leverancier Zoals ingesteld op het dashboard
Datum Op basis van [timestamp]
Totaal incl BTW en excl BTW [amount] / 100. Zettle rekent geen BTW, dus deze bedragen zijn gelijk aan elkaar.
Valuta Veld [currency]
Uitwerking Zettle betaalkostenregel. +-
Naam veld Waarden uit Zettle betaalkosten-regel
Zettle heeft geen aparte betaalkosten-regel. Voor het doorzetten hebben we die regel wel nodig. Een inkoopboeking in e-Boekhouden heeft immers wel regels. Daarom worden de velden uit de betaalkosten-boeking op een slimme manier gekopieerd naar de betaalkosten-regel.
id [originatingTransactionUuid]
Omschrijving [originatingTransactionType]
Aantal 1
Type purchase
BTW percentage 0
Eenheids- en regelprijzen incl BTW en excl BTW [amount] / 100. Zettle rekent geen BTW, dus deze bedragen zijn gelijk aan elkaar.
BTW bedragen 0
BTW codes en rekeningen e-Boekhouden Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard

6.Day-to-day: Naar e-Boekhouden.nl

Hieronder staat het aanmaken van nieuwe transacties in e-Boekhouden - facturen of mutaties - op veldniveau uitgewerkt.

Aanmaken facturen / verkooptransacties
De bonnen uit Zettle worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties of facturen. Per bon worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.

Bij het aanmaken van een OSS factuur of mutatie in e-Boekhouden verschijnen per regel in de Zettle bon twee regels in de e-Boekhouden mutatie / factuur. De eerste regel in de e-Boekhouden mutatie / factuur bevat het bedrag excl BTW en de tweede regel het BTW bedrag. De eerste regel wordt op een omzet rekening geboekt, de tweede regel op een BTW rekening. De omzet en BTW rekeningen zijn in te stellen via tab Configuratie van het dashboard.

Bij het aanmaken van facturen worden mogelijk nieuwe debiteuren toegevoegd aan e-Boekhouden.

Let op: Bij het aanmaken van mutaties geeft de koppeling een verkoopnummer mee. Is er al een mutatie met dat nummer dan zal de bestaande mutatie overschrijven. Zorg dus altijd dat de verkoopnummers uniek zijn, zeker als je meerdere koppelingen op 1 e-Boekhouden laat binnenkomen.

Aanmaken producten
Helaas kan de koppeling via de e-Boekhouden koppelmogelijkheden geen nieuwe producten aanmaken in e-Boekhouden.

Uitwerking veldniveau aanmaken e-Boekhouden


Uitwerking op veld-niveau e-Boekhouden factuur. +-
e-Boekhouden factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
Factuurnummer 3908 Dit is optioneel, wij adviseren om e-Boekhouden de factuurnummers zelf te laten bepalen. Dan zijn ze zeker uniek en opvolgend. Wil je het factuurnummer toch meegeven dan kan hiervoor het Zettle bonnummer gebruikt worden.
Relatiecode 2023031416200123 De RelatieCode van de debiteur in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de debiteur in een eerdere stap door de koppeling aan e-Boekhouden is toegevoegd.
Datum 2023-01-11 Datum bestelling
Betalingstermijn 14
BoekhoudmutatieOmschrijving REC1234 - mollie Bonnummer - betaalmethode (indien aanwezig)
AutomatischeIncasso false Kan niet aangepast worden
Factuursjabloon Factuursjabloon De naam van het factuurprofiel, default Factuursjabloon. Indien je het factuurprofiel niet kunt instellen in tabblad Configuratie, dan kun je de naam aan ons doorgeven, en stellen wij het in.
Producten De artikelcodes van de producten in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de koppeling hiervoor in een eerdere stap producten heeft aangemaakt in e-Boekhouden.
InBoekhoudingPlaatsen true Kan niet aangepast worden
Regels
Aantal 1
Code 6940478067395 Code product in e-Boekhouden
Omschrijving 2 weken verlenging De omschrijving in de regel
PrijsPerEenheid 8.22 Eenheidprijs excl BTW
BTWCode HOOG_VERK_21 Zoals ingesteld via het dashboard
TegenrekeningCode 8000 Zoals ingesteld via het dashboard
KostenplaatsID 0 Deze wordt nooit meegegeven
Uitwerking op veld-niveau e-Boekhouden mutatie. +-
e-Boekhouden betaaltransactie
Naam Voorbeeld Opmerking
SOORT 2 Factuurbetaling ontvangen, dit is niet aan te passen.
REKENING 1300 Meestal 1300, maar is op verzoek aan te passen.
Rekening die is ingesteld voor de betaalmethode - dit is een financiele rekening in e-Boekhouden.
OMSCHRIJVING REC1234 Betaling betaalmethode - verkoopnummer in betaling.
FACTUUR REC1234 verkoopnummer in betaling
BETALINGSKENMERK REC1234 bonnummer
DATUM 01-01-2023
INEX EX
RelationCode Debiteur uit de OpenPosten lijst bij de verkoopmutatie
Regels
BEDRAGEXCL 99.09 Bedrag excl BTW
BEDRAGINCL 119.90 Bedrag incl BTW
BTWBEDRAG 20.81 BTW bedrag
BTWPERC HOOG_VERK_21 Zoals ingesteld op het dashboard
TEGENREKENING 8000 Zoals ingesteld op het dashboard

       

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Zettle kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar e-Boekhouden.
Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je een excel download opvragen met meer details.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/47/izettle.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/15/e_boekhouden.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.