1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed kassa K-series en Yuki.

De koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed kassa K-series kassa automatisch worden doorgezet naar Yuki. De bonnen worden per stuk doorgezet als factuur naar Yuki, of per dag verzameld en als memoboeking in Yuki geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed kassa K-series en in de FAQ voor Yuki.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn twee manieren om de bonnen uit de Lightspeed kassa K-series kassa door te zetten naar Yuki:
- Dagomzet: Bonnen van 1 werkdag in de kassa worden als 1 memoboeking in Yuki geplaatst
- Individueel: Voor iedere bon een aparte verkoopfactuur in Yuki

Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar Yuki. In de regels van de Yuki memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar Yuki. In de regels van de Yuki memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief

Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebuik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als factuur naar Yuki.

Controle vooraf
Aan het begin bij het verwerken van een bon voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed kassa K-series bon uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed kassa K-series bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Yuki bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Nodig: Yuki codes

Op de website van Yuki staat uitgelegd hoe je voor jouw Yuki administratie-code een toegangscode voor de koppeling aanmaakt als gebruiker met een directe rol. De toegangscode is de in Yuki gegenereerde 'webservices API-key’.

Toegangscodes Yuki

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Restaurant kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Yuki. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Yuki administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Restaurant kassa en de BTW in Yuki

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie Yuki
Je legt de connectie met Yuki via de administratie-id en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Yuki. Je kunt de administratie-id en API sleutel nu invullen in het popup window.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. De instellingen gaan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

Betaalmethoden inrichten
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden uit de kassa en de tussenrekeningen van het boekhoudsysteem. Betaalmethoden inrichten
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden uit de kassa en de tussenrekeningen van het boekhoudsysteem.

Productcategorieen: Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen.  

5.Day-to-day: Vanuit Ikentoo

Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een memoboeking aangemaakt in Yuki.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.

De Lightspeed kassa K-series kassa geeft geen debiteurgegevens bij de bonnen door. Daarom kunnen debiteuren niet doorgezet worden naar Yuki.

6.Day-to-day: Naar Yuki

De synchronisatie van gegevens tussen Lightspeed kassa K-series en Yuki is als volgt.

Aanmaken transacties
Dagomzet - Yuki memoboeking

  • Onderwerp: Dagomzet datum
  • JournalType: GeneralJournal
  • Factuurnummer: bestelnummer, op aanvraag het factuurnummer
  • ProjectCode: Op verzoek in te stellen naar een default costcenter
  • Regels:
    • Description: Omschrijving betaalmethode, categorynaam (boeken op categorieen) of omzet BTW percentage (boeken op totalen)
    • Bedrag excl BTW
    • Tussen- of grootboekrekening zoals ingesteld via tab Configuratie van het dashboard
    • DossierCode: Op verzoek in te stellen naar een default costcenter
  • BTW regels:
    • Description: BTW percentage over bedrag excl BTW
    • EntryDate: Datum van de dagomzet
    • Amount: BTW bedrag
    • GLAccount: De BTW rekening

Bij het berekenen van het BTW bedrag wordt gesommeerd over alle regels van alle bonnen en deze wordt gegroepeerd per BTW percentage.

Individuele factuur

  • Debiteur: debiteurcode van de vaste debiteur zoals ingesteld op het dashboard
  • Reference: bonnummer
  • Subject: Bon bonnummer
  • PaymentMethod: De betaalmethode zoals ingesteld bij, tab Configuratie.
  • Process: true - default, false op aanvraag
  • Datum: bondatum
  • EmailToCustomer: false - dit is niet aan te passen
  • Regels:
    • Omschrijving - let op deze is leeg en wordt even verder op gevuld bij het product
    • Aantal
    • Product
      • Omschrijving: Naam
      • Reference: SKU indien aanwezig
      • SalesPrice: Regelbedrag incl BTW
      • BTW percentage
      • VATIncluded: true
      • GLAccount: Grootboekrekening - deze is niet uit te schakelen

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Lightspeed kassa K-series kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Yuki. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/53/lightspeed-k_series.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/43/yuki.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.