1.Inleiding
De koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed kassa K-series kassa automatisch worden doorgezet naar Twinfield. De bonnen worden per stuk doorgezet als conceptboeking of factuur naar Twinfield, of per dag verzameld en als memoboeking in Twinfield geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed kassa K-series en in de FAQ voor Twinfield.
2.Hoe de koppeling werkt
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Restaurant kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Twinfield. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Twinfield administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Restaurant kassa en de BTW in Twinfield
Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar Twinfield. In de regels van de Twinfield memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar Twinfield. In de regels van de Twinfield memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebuik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als conceptboeking of factuur naar Twinfield.
Controle vooraf
Aan het begin bij het verwerken van een bon voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed kassa K-series bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed kassa K-series bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Twinfield bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
3.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Restaurant kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Twinfield. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Twinfield administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Restaurant kassa en de BTW in Twinfield
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.
Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Authenticatie Twinfield
De authenticatie met Twinfield loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Twinfield voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Twinfield account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Twinfield gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je een andere wilt gebruiken - dan kan dat door op de Connect knop te klikken.
Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit Twinfield.
De tussenrekeningen die getoond worden zijn Balansrekeningen.
Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen.
4.Day-to-day: Vanuit Ikentoo
Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een memoboeking aangemaakt in Twinfield.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.
De Lightspeed kassa K-series kassa geeft geen debiteurgegevens bij de bonnen door. Daarom kunnen debiteuren niet doorgezet worden naar Twinfield.
5.Day-to-day: Naar Twinfield
De synchronisatie van gegevens tussen Lightspeed kassa K-series en Twinfield is als volgt.
Aanmaken transacties
Deze gegevens worden doorgezet naar Twinfield:
Concept boekingen
- Header met daarin:
- Totaalregel:
- Detailregels:
Facturen
- Detailregels:
6.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Lightspeed kassa K-series kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Twinfield.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals een foutieve BTW configuratie. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang de dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/53/lightspeed-k_series.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/41/twinfield.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.