1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed K-series (Ikentoo) en SnelStart.
Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed K-series (Ikentoo) kassa automatisch worden doorgezet naar SnelStart. De bonnen worden per dag verzameld en als kasboeking in SnelStart geplaatst. Het is in deze koppeling niet mogelijk de bonnen een-voor-een door te zetten. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in SnelStart, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed K-series (Ikentoo) en in de FAQ voor SnelStart.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen. Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
2.Hoe de koppeling werkt
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar SnelStart.
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één kasboeking doorgezet naar SnelStart. In de regels van de SnelStart kasboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
De Lightspeed K-series (Ikentoo) kassa kan gebruikt worden voor meerdere vestigingen. Per vestiging is een aparte koppeling nodig. Bij meerdere vestigingen kun je het beste contact met ons opnemen zodat we per aanmelding de juiste vestiging kunnen aansluiten.
3.Nodig: SnelStart API sleutel
Om de koppeling met je Snelstart account te leggen dien je een speciale sleutel aan te maken. Deze sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Snelstart account te lezen en bijv debiteuren en verkoopboekingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is de sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.
De sleutel maak je aan afhankelijk van je Snelstart administratie. Zorg er dus voor dat je controleert dat je de sleutel aanmaakt voor de administratie waarbinnen je de omzet wilt boeken.
Om de sleutel voor Snelstart aan te maken log je in op de webversie van Snelstart, https://web.snelstart.nl. Je gaat naar het menu-item koppelingen en zoekt daar op Webwinkelfacturen. Er komen nu allerlei tegels tevoorschijn voor verschillende systemen. Je zoekt de tegel voor Lightspeed POS Retail.
Klik nu op Genereer de sleutel. Kopieer deze sleutel en sla hem op. Je dient hem straks in te voeren tijdens de installatie van de koppeling.
4.Installatie
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail K-series (Ikentoo) kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met SnelStart. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie SnelStart administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed K-series (Ikentoo) kassa en de BTW in SnelStart
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.
Authenticatie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Connectie SnelStart
Je legt de connectie met Snelstart via de sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast SnelStart. Je kunt de sleutel nu invullen in het popup window.
Voor de dagomzet stel je hier een Kas-dagboek in.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in SnelStart. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit SnelStart.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
5.Day-to-day: Vanuit Ikentoo
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Kasboeking aangemaakt in SnelStart.
6.Day-to-day: Naar Snelstart
De synchronisatie van gegevens tussen Lightspeed K-series (Ikentoo) en SnelStart is als volgt.
De bonnen worden in SnelStart geimporteerd als bestellingen of financiele boekingen.
Standaard staat de koppeling ingericht op het aanmaken van financiele boekingen. Deze keuze is te wijzigen in de contractinstellingen in het dashboard, tabblad Configuratie of via email bij ons aan te vragen. Voor het doorzetten naar bestellingen is het pakket InBalans of InZicht nodig. Voor doorzetten naar financiele boekingen is naast deze pakketten ook InKaart geschikt.
Uitwerking veldniveau SnelStart
| Benodigd pakket: InKaart, InBalans of InZicht | ||
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Factuurdatum | [orderdate] | bondatum |
| Factuurnummer | [ordernumber] | bonnummer |
| Betalingstermijn | 14 dagen | Dit kan niet aangepast worden. |
| Omschrijving | Bonnummer / Betaalmethode indien aanwezig |
|
| Factuurbedrag | Het totaalbedrag van de bon incl BTW. | |
| Klant | ||
| Id | [debiteurID] | SnelStart debiteur-id. |
| uri | /relaties/[debiteurID] | |
| Boekingsregel | ||
| Omschrijving | [name] | |
| Grootboekrekening | Zoals ingesteld via tab Configuratie van het dashboard. | |
| Bedrag | Bedrag excl BTW. | |
| Kostenplaats | 1 default kostenplaats per koppeling. | |
| BTWregels | ||
| BTW bedrag | [price] | |
| BTWsoort |
|
|
| Benodigd pakket: InBalans of InZicht | ||
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| relatie | ||
| id | 7382g324-8f90-76b8-h999-fv4sh870c87j | SnelStart debiteur-ID. |
| uri | /relaties/7382g324-8f90-76b8-h999-fv4sh870c87j | |
| procesStatus | Order | |
| datum | 2023-03-01 | bondatum |
| verkooporderBtwIngaveModel | Exclusief | Standaard Exclusief, kan aangepast worden naar inclusief. |
| omschrijving | 890492 / iDEAL | Bonnummer / Betaalmethode indien aanwezig |
| betalingskenmerk | 890492 |
|
| memo | ||
| regels | ||
| artikel | ||
| id | 8d76f75n-9283-9291-93m2-fv5682e34akd | |
| uri | /artikelen/8d76f75n-9283-9291-93m2-fv5682e34akd | |
| omschrijving | Digital Xbox one - wit | |
| stuksprijs | 245.45 | Eenheidsprijs excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt. |
| aantal | 1 | |
| totaal | 245.45 | Totaal excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt |
| verkoopordersjabloon | ||
| id | 8fe5j5y8-h8a1-9084-760h-98k979h4ujk4 | |
| uri | /verkoopordersjablonen/8fe5j5y8-h8a1-9084-760h-98k979h4ujk4 | |
|
De SnelStart bestellingen hebben nooit negatieve eenheidsprijzen. Bij een negatieve eenheidsprijs wordt het aantal en het bedrag met (-1) vermenigvuldigd. |
||
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| artikelcode | [articlekey] | |
| Omschrijving | [productName] | |
| ArtikelOmzetgroep |
|
|
| ModifiedOn | [date] | |
| isNonActief | false | |
| Naam | Voorbeeld | |
| Dagboek | Kasdagboek | |
| Uitgegeven | 0 | |
| Ontvangen | 0 | |
| line |
|
|
| Taxline |
|
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
