1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed kassa K-series en SnelStart.

Deze koppeling zorgt dat financiele dagrapporten in de Lightspeed kassa K-series kassa automatisch worden doorgezet naar SnelStart. Het financiele dagrapport wordt als Kasboeking in SnelStart geplaatst. Omdat de rapportage direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.

2.Hoe de koppeling werkt

Controle vooraf
Aan het begin bij het verwerken van een rapportage voert de koppeling een aantal controles uit:
  • Er wordt gecontroleerd of de totalen in de omzetregels en betalingen overeenkomen.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in SnelStart bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd dat de rapportage niet eerder is doorgezet.
Lees meer Hoe.... Lees minder Hoe....

Doorzetten hybride
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.

Controle achteraf
De financiele kassa rapportages die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de financiele kassa-rapportages die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de financiele rapportage nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Nodig: SnelStart API sleutel

Om de koppeling met je Snelstart account te leggen dien je een speciale sleutel aan te maken. Deze sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Snelstart account te lezen en bijv debiteuren en verkoopboekingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is de sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

Lees meer Nodig snelstart....
Lees minder Nodig snelstart....

De sleutel maak je aan afhankelijk van je Snelstart administratie. Zorg er dus voor dat je controleert dat je de sleutel aanmaakt voor de administratie waarbinnen je de omzet wilt boeken.

Om de sleutel voor Snelstart aan te maken log je in op de webversie van Snelstart, https://web.snelstart.nl. Je gaat naar het menu-item koppelingen en zoekt daar op Webwinkelfacturen. Er komen nu allerlei tegels tevoorschijn voor verschillende systemen. Je zoekt de tegel voor Lightspeed kassa K-series.

Klik nu op Genereer de sleutel. Kopieer deze sleutel en sla hem op. Je dient hem straks in te voeren tijdens de installatie van de koppeling.

 

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Voor het installeren van de koppeling vraag je een gratis 30-dagen proefperiode aan via https://www.winkelboekhouding.nl/poskoppelingen. Wil je de koppeling stopzetten stuur dan een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met de vermelding van de licentiesleutel. Wij zullen de koppeling dan stopzetten.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Connectie SnelStart
Je legt de connectie met Snelstart via de sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast SnelStart. Je kunt de sleutel nu invullen in het popup window.

Dagboek
Voor de dagomzet stel je hier een Kas-dagboek in.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in SnelStart. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit SnelStart.

5.Day-to-day: Vanuit Ikentoo

Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Kasboeking aangemaakt in SnelStart.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.

De Lightspeed kassa K-series kassa geeft geen debiteurgegevens bij de bonnen door. Daarom kunnen debiteuren niet doorgezet worden naar SnelStart.

6.Day-to-day: Naar Snelstart

De synchronisatie van gegevens tussen Lightspeed kassa K-series en SnelStart is als volgt.

Aanmaken transacties
De bonnen worden in SnelStart geimporteerd als bestellingen of financiele boekingen.
Standaard staat de koppeling ingericht op het aanmaken van financiele boekingen. Deze keuze is te wijzigen in de contractinstellingen in het dashboard, tabblad Configuratie of via email bij ons aan te vragen. Voor het doorzetten naar bestellingen is het pakket InBalans of InZicht nodig. Voor doorzetten naar financiele boekingen is naast deze pakketten ook InKaart geschikt.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze SnelStart debiteur gebruikt als debiteur van de SnelStart transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan SnelStart. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Verzendadres Bij de optie SnelStart bestellingen geeft de koppeling een apart verzendadres mee aan de bestelling mits het verzendadres verschilt met het factuuradres.

Aanmaken producten
Indien de bonnen worden doorgezet naar SnelStart bestellingen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de bon al in SnelStart bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in SnelStart dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd.

De regels voor het matchen van producten tussen Lightspeed kassa K-series en SnelStart kun je in deze FAQ nalezen.

De standaard instelling in SnelStart voor artikelnummers is lengte 10 en alleen cijfers. Dit dient opgehoogd te worden naar lengte 25 en cijfers en letters. De reden is dat in ieder geval de dummie-producten deze ruimte nodig hebben. Zie ook de FAQ.

Let op: De producten worden alleen aangemaakt in SnelStart. Producten in SnelStart worden nooit gewijzigd.

Uitwerking veldniveau SnelStart

Uitwerking op veld-niveau SnelStart financiële boeking. +-
Benodigd pakket: InKaart, InBalans of InZicht
Naam Voorbeeld Opmerking
Factuurdatum [orderdate]
Factuurnummer [ordernumber]
Betalingstermijn 14 dagen Dit kan niet aangepast worden.
Omschrijving Bestelnummer / Factuurnummer / Betaalmethode indien aanwezig
Factuurbedrag Het totaalbedrag van de bon incl BTW.
Klant
Id [debiteurID] SnelStart debiteur-id.
uri /relaties/[debiteurID]
Boekingsregel
Omschrijving [name]
Grootboekrekening Zoals ingesteld via tab Configuratie van het dashboard.
Bedrag Bedrag excl BTW.
Kostenplaats 1 default kostenplaats per koppeling.
BTWregels
BTW bedrag [price]
BTWsoort
  • Hoog
  • Laag
  • Geen
  • Overig
Uitwerking op veld-niveau SnelStart bestelling. +-
SnelStart bestelling
Benodigd pakket: InBalans of InZicht
Naam Voorbeeld Opmerking
relatie
id 7382g324-8f90-76b8-h999-fv4sh870c87j SnelStart debiteur-ID.
uri /relaties/7382g324-8f90-76b8-h999-fv4sh870c87j
procesStatus Order
datum 2023-03-01
verkooporderBtwIngaveModel Exclusief Standaard Exclusief, kan aangepast worden naar inclusief.
omschrijving 890492 / iDEAL Bestelnummer / Factuurnummer / Betaalmethode indien aanwezig
betalingskenmerk 890492
memo
regels
artikel
id 8d76f75n-9283-9291-93m2-fv5682e34akd
uri /artikelen/8d76f75n-9283-9291-93m2-fv5682e34akd
omschrijving Digital Xbox one - wit
stuksprijs 245.45 Eenheidsprijs excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt.
aantal 1
totaal 245.45 Totaal excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt
verkoopordersjabloon
id 8fe5j5y8-h8a1-9084-760h-98k979h4ujk4
uri /verkoopordersjablonen/8fe5j5y8-h8a1-9084-760h-98k979h4ujk4

De SnelStart bestellingen hebben nooit negatieve eenheidsprijzen. Bij een negatieve eenheidsprijs wordt het aantal en het bedrag met (-1) vermenigvuldigd.

Uitwerking op veld-niveau SnelStart product. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
artikelcode [articlekey]
Omschrijving [productName]
ArtikelOmzetgroep
  • id -> [productLedgercode]
  • uri -> artikelomzetgroepen/[productLedgercode]
ModifiedOn [date]
isNonActief false
Uitwerking op veld-niveau SnelStart klant. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
relatiesoort Klant
Naam [name]
Telefoon [Telnr]
Mobiel [Mobile]
Email [Email]
KvKnummer [KvK]
Iban [Bankaccount_iban]
VestigingsAdres
  • [street]
  • [zipcode]
  • [city]
correspondentieAdres Hetzelfde als VestigingsAdres.
btwNummer [Btwnr]
Uitwerking op veld-niveau SnelStart kasboekingen (dagomzet) +-
Naam Voorbeeld
Dagboek Kasdagboek
Uitgegeven 0
Ontvangen 0
line
  • Omschrijving - Naam categorie, betaalmethode of BTW omzet.
  • Bedrag
  • Omzet- of tussenrekening
Taxline
  • BTW bedrag
  • BTW code

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Lightspeed kassa K-series kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar SnelStart.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals een foutieve BTW configuratie. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang de dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.