1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed kassa K-series en Reeleezee.
De koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed kassa K-series kassa automatisch worden doorgezet naar Reeleezee. De bonnen worden per stuk doorgezet als bon of factuur naar Reeleezee, of per dag verzameld en als bon of factuur in Reeleezee geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed kassa K-series en in de FAQ voor Reeleezee.
2.Hoe de koppeling werkt
Er zijn twee manieren om de bonnen uit de Lightspeed kassa K-series kassa door te zetten naar Reeleezee:
- Dagomzet: Bonnen van 1 werkdag in de kassa worden als 1 bon of factuur in Reeleezee geplaatst
- Individueel: Voor iedere bon een aparte bon of factuur in Reeleezee
Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar Reeleezee. In de regels van de Reeleezee bon of factuur staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar Reeleezee. In de bon of factuur komen de totaal bedragen van de bonnen te staan. De bedragen zijn uitgesplitst per categorie - indien van toepassing - en per BTW percentage.
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebuik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als bon of factuur naar Reeleezee.
Controle vooraf
Aan het begin bij het verwerken van een bon voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed kassa K-series bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed kassa K-series bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Reeleezee bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
3.Nodig: Reeleezee authenticatie
Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikersnaam en wachtwoord van Reeleezee nodig. Vul hier niet de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee je inlogt. Voor dit soort koppelingen kun je binnen Reeleezee een aparte gebruikersnaam aanmaken. Met deze gebruikersnaam kan je niet inloggen maar wel de koppeling leggen. Om de gebruikersnaam / wachtwoord aan te maken ga je naar Instellingen > Algemene instellingen > Web-services.
Klik op Nieuw in de rechterbovenhoek. Je ziet nu een scherm met twee tabbladen, nl Naam en Toegang. Vul een naam in voor de webservice koppeling en klik op Opslaan en daarna op Toegang. Pas nu kun je dit tabblad bezoeken.
Vul een gebruikersnaam en wachtwoord in. Bevestig het wachtwoord. Schrijf de nieuwe gebruikersnaam en het wachtwoord op. Dit moet je namelijk gebruiken voor de koppeling. Klik op Opslaan. Daarna moet je de Rechten voor de koppeling goed zetten. De koppeling moet kunnen lezen uit Reeleezee en facturen / boekingsbonnen kunnen toevoegen. In onderstaand plaatje zie je hoe de rechten het best ingesteld kunnen worden.
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Restaurant kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Reeleezee. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Reeleezee administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Restaurant kassa en de BTW in Reeleezee
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.
Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Authenticatie Reeleezee
Je legt de connectie met Reeleezee via de gebruikersnaam en wachtwoord die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Reeleezee. Je kunt de gebruikersnaam en het wachtwoord nu invullen in het popup window.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Reeleezee. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van individuele bonnen kan hier een link gelegd worden tussen de betaalmethoden in de kassa bon en een vaste debiteur uit je Reeleezee administratie. Bij het doorzetten van dagomzet is dit helaas niet mogelijk omdat gedurende een dag meerdere debiteuren zijn en er maar 1 factuur in Reeleezee wordt aangemaakt.
5.Day-to-day: Vanuit Ikentoo
Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een bon of factuur aangemaakt in Reeleezee.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.
De Lightspeed kassa K-series kassa geeft geen debiteurgegevens bij de bonnen door. Daarom kunnen debiteuren niet doorgezet worden naar Reeleezee.
6.Day-to-day: Naar Reeleezee
Aanmaken transacties
Bij het gebruik van de koppeling naar Reeleezee kunnen de Lightspeed kassa K-series bonnen doorgezet worden naar Reeleezee facturen of boekingsbonnen. Standaard staat facturen ingesteld. Wil je liever boekingsbonnen in Reeleezee zien neem dan contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl.
Het bonnummer wordt meegegeven als betalingskenmerk. In Reeleezee mag het betalingskenmerk alleen uit cijfers bestaan. Andere tekens worden uit het betalingskenmerk verwijderd.
Het bonnummer uit de bon wordt in het veld Header geplaatst van de factuur. Als de koppeling facturen aanmaakt in Reeleezee dan moeten de factuurnummers opvolgend zijn. Dat wil zeggen dat een factuurnummer hoger moet zijn dan het laatst aangemaakte factuurnummer. Factuurnummers mogen zowel bij facturen als boekingsbonnen niet hergebruikt worden.
Dit is hoe de gegevens worden doorgezet:
- Referentie: default geen waarde, op verzoek het bonnummer. Letters en andere niet-cijfers zijn uit het Lightspeed kassa K-series verwijderd, want Reeleezee accepteert alleen cijfers als referentie
- Klant-id: Debiteur-id debiteur-code uit Reeleezee
- Klantgegevens:
- Datum: bondatum
- Prijzen incl BTW: true als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders false
- Status: open als de waarde bestelling ongelijk aan 0 is, anders tentative
- Header: bonnummer De letters en andere tekens komen hier nu wel voor. Let op dat voor boekingsbonnen de header niet zichtbaar is.
- Betalingskenmerk: bonnummer zonder letters en andere niet-cijfer tekens
- DocumentOrigin: receipt alleen gevuld bij optie bonnen
- Regels
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Reeleezee debiteur gebruikt als debiteur van de Reeleezee transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Reeleezee. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
7.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Lightspeed kassa K-series kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Reeleezee. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.
Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).
Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/53/lightspeed-k_series.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/37/reeleezee.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.