1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed kassa K-series en Minox.
Deze koppeling zorgt dat financiele dagrapporten in de Lightspeed kassa K-series kassa automatisch worden doorgezet naar Minox. Het financiele dagrapport wordt als Memoboeking in Minox geplaatst. Omdat de rapportage direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.
2.Hoe de koppeling werkt
Aan het begin bij het verwerken van een rapportage voert de koppeling een aantal controles uit:
- Er wordt gecontroleerd of de totalen in de omzetregels en betalingen overeenkomen.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Minox bestaat.
- Er wordt gecontroleerd dat de rapportage niet eerder is doorgezet.
De financiele kassa rapportages die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de financiele kassa-rapportages die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de financiele rapportage nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
3.Nodig: Minox inrichting
Opdat de koppeling optimaal haar werk kan doen is een goede inrichting van Minox belangrijk. Deze link geeft tips en informatie en wordt verzorgd door Minox zelf: Tips inrichting Minox.
4.Installatie
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Connectie Minox
De authenticatie met Minox loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Minox voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Minox account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Minox gelegd.
Bonnen uit Lightspeed kassa K-series kunnen worden doorgezet naar Minox bestellingen, facturen of verkoopboekingen. Via de contract-instellingen is de gewenste optie te selecteren.
Administratie Minox
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Minox eerst de administratie van je Minox administratie instelt. Zolang de administratie onbekend is kunnen gegevens die afhankelijk zijn van die administratie - zoals BTW Codes, rekeningen en dagboeken - niet uit je Minox administratie worden opgehaald. Na het instellen van de administratie kan het handig zijn om de de gegevens opnieuw op te halen uit Minox. Dit doe je via de twee pijltjes naast de copy-knop.
Naast de administratie dient ook het dagboek te worden ingesteld.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Minox. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
5.Day-to-day: Vanuit Ikentoo
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Memoboeking aangemaakt in Minox.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.
6.Day-to-day: Naar Minox
De bonnen uit Lightspeed kassa K-series worden in Minox geïmporteerd als verkoopboekingen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Minox:
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Minox debiteur gebruikt als debiteur van de Minox transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Minox. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Totaalregel | ||
document_date | 2023-03-01 | |
description | 8855 | |
journal | Dagboek | |
id | VERK | |
account | ||
id | 100783 | customernr uit Minox |
Factuurnummer | Standaard leeg, op verzoek | |
debit | 31 | Bedrag bon incl BTW. |
Detailregels | ||
journal | Dagboek | |
id | VERK | |
credit | 6.61 | Bedrag bon incl BTW |
account | ||
id | 80000 | Grootboekrekening |
Factuurnummer | standaard leeg, op verzoek | |
description | Amerikaanse augurk - 40ml | Omschrijving bonregel |
document_date | 2023-03-01 | |
vat | BTW code | |
id | 10 | |
amount | 0 | |
BTW regels | ||
journal | Dagboek | |
vat | BTW rekening | |
credit | 1.34 | BTW bedrag |
Factuurnummer | standaard leeg, op verzoek | |
description | 5.27 | BTW bedrag over: bedrag verkoopregel excl BTW |
document_date | 2023-03-01 | |
vat |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
naam | [voornaam][achternaam] | Als [companyname] is meegegeven, dan is naam -> [companyname] |
contactnaam | [voornaam][achternaam] | |
straatnaam en nummer | [adres] | |
postcode | [zipcode] | |
stad | [city] | |
landcode | [countrycode] | Staat standaard op NL, tenzij er een andere landcode is meegegeven. |
telefoonnummers | ||
Telefoonnummer | [telnr] | |
Telefoonnummer type | phone | |
email's | ||
[email] | ||
BTW | Als [btwnummer] > 0 is. | |
active | true | |
Btw registratie nummer | [btwnummer] |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....