1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed K-series (Ikentoo) en Informer.

Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed K-series (Ikentoo) kassa automatisch worden doorgezet naar Informer. De bonnen worden per dag verzameld en als dag-factuur in Informer geplaatst. Het is in deze koppeling niet mogelijk de bonnen een-voor-een door te zetten. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

g Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgendeg
    g
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Informer, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.g
  2. g Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed K-series (Ikentoo) en in de FAQ voor Informer.

    g
g Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....g

g Installeren koppeling
g Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
g Er is een proefperiode van 30 dagen. Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.g

g Uitschakelen koppeling
g Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
g Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
g Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.g

2.Hoe de koppeling werkt

De omzet uit de Lightspeed K-series (Ikentoo) kassa kan alleen als dagfactuur doorgezet worden naar Informer. Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dag-factuur in Informer geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Bij het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Informer. In de regels van de Informer dag-factuur staat de omzetg g per BTW code.gg

g Controle vooraf dag-factuur
g Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Informer.g

g Doorzetten dag-factuur
Voor het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Informer. In de regels van de Informer dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie. De betaalde bedragen staan niet in dag-factuur.g

g Controle achteraf
g De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.g

3.Nodig: Informer API sleutel/code

Voor het koppelen met Informer zijn twee gegevens nodig:
1. De beveiligingscode. Dit is de beveiligingscode waarmee je inlogt bij Informer.
2. Een API sleutel. Deze maak je aan in je Informer backend.

Lees meer Nodig Informer ....
Lees minder Nodig Informer ....

Voor het aanmaken van de API sleutel log je in bij Informer. Vervolgens ga je naar Instellingen > Algemeen > API-sleutels. Je ziet nu een lijst met bestaande API sleutels. Deze lijst is leeg als er niet eerder een API sleutel is aangemaakt. Om een API sleutel aan te maken klik je op de blauwe knop Nieuw. Na het aanmaken van de API sleutel zie je hem in de lijst staan.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

g Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.g

g

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:g
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail K-series (Ikentoo) kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.g
2. Het leggen van de connectie met Informer. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Informer administratie te schrijven en informatie te lezen.g
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed K-series (Ikentoo) kassa en de BTW in Informerg

g Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....g

g Accepteren voorwaarden
g Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig. g

g

Authenticatie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

g g

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

g g

Connectie Informer
Je legt de connectie met Informer via de beveiligingscode en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Informer. Je kunt de beveiligingscode en de API sleutel nu invullen in het popup window.

Factuurlayout, betaalconditie en valuta
Voor de Informer connectie dien je een factuurlayout, een betaalconditie voor nieuwe debiteuren op te geven en je dient aan te geven hoe de valuta in Lightspeed K-series (Ikentoo) in Informer terecht moeten komen. Dit kan heel gemakkelijk via de blauwe Wijzig knoppen en de selectie-boxjes die dan tevoorschijn komen.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Informer. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen.

5.Day-to-day: Vanuit Ikentoo

g Doorzetschema
g Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Dag-factuur aangemaakt in Informer.g

g De Lightspeed K-series (Ikentoo) kassa geeft geen debiteurgegevens bij de bonnen door. Daarom kunnen debiteuren niet doorgezet worden naar Informer.g

6.Day-to-day: Naar Informer

Aanmaken transacties
De bonnen uit Lightspeed K-series (Ikentoo) worden in Informer geïmporteerd als facturen.

Deze gegevens worden doorgezet naar Informer:

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Informer debiteur gebruikt als debiteur van de Informer transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Informer. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.


Uitwerking veldniveau Informer

Uitwerking op veld-niveau Informer factuur. +-
Informer factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
relation_id 5366049 customer-id
contact_name Sophie Fischer voor- en achternaam klant
reference 6224 bonnummer
invoice_date 2022-12-06 bondatum
payment_condition_id 564437 Betaalconditie - zoals ingesteld op het dashboard.
currency_id 63152 valuta
vat_option incl Bedragen zijn standaard incl BTW.
template_id 442206 Zoals ingesteld op het dashboard.
comment Opmerking bon
footer standaard leeg
lines
quantity 1 Aantal
description 18 maanden verlenging omschrijving
amount 200 Eenheidprijs
discount 0 Korting is verwerkt in de eenheidsprijs.
vat_id 698451 BTW code, Zoals ingesteld op het dashboard.
ledger_id 5621485 Grootboekrekening, Zoals ingesteld op het dashboard.
product_id 10023
costs_id 0 Kostenplaats- leeg. Er is een optie om een default kostenplaats in te stellen voor de koppeling.
Uitwerking op veld-niveau Informer klant. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
relatienummer
relatietype 1 Als er een bedrijfsnaam wordt meegegeven dan staat de relatietype op 0.
Bedrijfsnaam [company]
Voornaam [voornaam] Als voornaam niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
Achternaam [achternaam] Als achternaam niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
Straat [Adres1] [Adres2] Als Adres niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
Huisnummer [housenr] Als huisnummer niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
Postcode [zipcode]
Stad [city]
Land [isocountry]
Telefoonnummer [telnr]
KVKnummer [kvk] Als KVK niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
BTWnummer [BTWnr] Als btwnummer niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
Email factuur [email]
Email [email]
Uitwerking op veld-niveau Informer verzamelfactuur voor afsluiting. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Debiteur customer-id default debiteur
Datum Datum afsluiting
vat_option incl bedragen zijn incl BTW
Betaalconditie betaalconditie zoals ingesteld op het dashboard
Valuta valuta
Factuurprofiel zoals ingesteld op het dashboard
Footer leeg
Referentie Nummer afsluiting
lines
Omschrijving
Aantal
Eenheidsprijs
Korting 0
BTW code H zoals ingesteld op het dashboard
Grootboekrekening 8000 zoals ingesteld op het dashboard
Kostenplaats leeg optie om een default kostenplaats in te stellen voor de koppeling

7.Support

g Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.g
Lees meer Support .... Lees minder Support ....g

g
Persoonlijk
g

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Lightspeed K-series (Ikentoo) kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Informer. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je een excel download opvragen met meer details.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.