1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed K-series (Ikentoo) en Factuursturen.
Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed K-series (Ikentoo) kassa automatisch worden doorgezet naar Factuursturen. De bonnen worden per dag verzameld en als dagfactuur in Factuursturen geplaatst. Het is in deze koppeling niet mogelijk de bonnen een-voor-een door te zetten. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Factuursturen, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed K-series (Ikentoo) en in de FAQ voor Factuursturen.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen. Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Factuursturen.
Voor het aanmaken van de dagfactuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar Factuursturen. In de regels van de Factuursturen dagfactuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief. De betaalde bedragen staan niet in dagfactuur.
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
3.Nodig: Factuursturen sleutel
Om contact te leggen met Factuursturen heb je een gebruikersnaam en API sleutel nodig. De gebruikersnaam is dezelfde waarmee je inlogt. De API key maak je aan binnen factuursturen.nl. Dat doe je door naar Instellingen > Verbindingen te gaan. Je ziet daar een knop waarmee je de API sleutel kunt aanmaken. Zorg dat de API sleutel op Actief staat en vul een omschrijving in zodat je later weet waar deze sleutel voor wordt gebruikt.
Nadat je op de blauwe knop Toevoegen hebt geklikt verschijnt de nieuwe sleutel in de lijst Huidige API sleutels.
4.Installatie
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail K-series (Ikentoo) kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Factuursturen. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Factuursturen administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed K-series (Ikentoo) kassa en de BTW in Factuursturen
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.
Authenticatie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Authenticatie Factuursturen
Je legt de connectie met Factuursturen via je gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Factuursturen. Je kunt de gebruikersnaam en API sleutel invullen in het popup window.
Je kunt een factuur-layout kiezen voor de facturen in Factuursturen.
Bij Factuursturen worden de BTW percentages gebruikt zoals deze in de bonnen staan. Het is niet mogelijk om aparte BTW tarieven en grootboekrekeningen in te stellen.
Indien er gekozen wordt voor de optie hybride - dus het aanmaken van een individuele factuur of een dagfactuur - dan kunnen hier de betaalmethoden worden ingericht. Per betaalmethode kan eenvoudig worden aangegeven of de factuur individueel aangemaakt dient te worden of dat de bon met deze betaalmethode deel uit maakt van de dagomzet.
5.Day-to-day: Vanuit Ikentoo
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Dagfactuur aangemaakt in Factuursturen.
6.Day-to-day: Naar Factuursturen
Facturen worden niet automatisch verstuurd door Factuursturen. Neem contact met ons op als je wel wil dat facturen automatisch verstuurd worden.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Factuursturen debiteur gebruikt als debiteur van de Factuursturen transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Factuursturen. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
De koppeling maakt geen producten aan in Factuursturen.
Uitwerking veldniveau Factuursturen
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| clientnr | 647 | Factuursturen klant-id |
| action | send | |
| sendmethod | mail- Handmatig (default), of aanvraag email - automatisch versturen factuur | |
| profile | 1 | |
| sent | 2023-02-13 | bondatum |
| alreadypaid | full | |
| Paid price | Bedrag verkoop | |
| reference | ||
| line1 | bonnummer: 367439 | bonnummer |
| line2 | Betaalmethode: Kredietkaart | indien naam van de betaalmethode aanwezig is |
| lines | ||
| Aantal | 1 | |
| omschrijving | Bed Boxspring | |
| tax_rate | 21.00 | BTW percentage |
| price | 249.00 | Afhankelijk van het BTW type van de debiteur wordt de eenheidsprijs incl of excl BTW gebruikt. |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Contact | [voornaam][achternaam] | |
| showcontact | true | |
| company | [company] | |
| address | [address1] [address2] [huisnummer] | |
| postcode | [zipcode] | |
| stad | [city] | |
| land | [country] |
Als het stringlengte van [country] gelijk aan 2 of 3 is, dan land = [countryname]. Als land niet is meegegeven, dan wordt er standaard Nederland meegegven. |
| telefoonnummer | [telnr] | |
| mobiel | [mobiel] | |
| [email] | ||
| bankcode | standaard leeg. | |
| btwnummer | [btwnummer] | |
| tax_shifted | false | |
| sendmethod | [mail] |
Als sendinvoice gelijk is aan debtorsend, dan is het sendmethod=[email]. Anders altijd [mail]. |
| paymentmethod | 'bank' | |
| mailintro | Geachte [voornaam][achternaam] | |
| reference | Bedankt voor uw bestelling | |
| notes_on_invoice | false | |
| tax_type | [extax] | Als er priceincltax wordt meegegeven dan tax_type = [intax], anders is het altijd [extax]. |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
