1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed K-series (Ikentoo) en AFAS.

Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed K-series (Ikentoo) kassa automatisch worden doorgezet naar AFAS. De bonnen worden per dag verzameld en als dagboeking in AFAS geplaatst. Het is in deze koppeling niet mogelijk de bonnen een-voor-een door te zetten. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

g Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgendeg
    g
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in AFAS, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.g
  2. g Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed K-series (Ikentoo) en in de FAQ voor AFAS.

    g
g Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....g

g Installeren koppeling
g Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
g Er is een proefperiode van 30 dagen. Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.g

g Uitschakelen koppeling
g Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
g Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
g Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.g

2.Hoe de koppeling werkt

De omzet uit de Lightspeed K-series (Ikentoo) kassa kan alleen als dagboeking doorgezet worden naar AFAS. Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dagboeking in AFAS geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Bij het aanmaken van de dagboeking worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagboeking doorgezet naar AFAS. In de regels van de AFAS dagboeking staat de omzetg g per BTW code.gg

g Controle vooraf dagboeking
g Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar AFAS.g

g Doorzetten dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagboeking doorgezet naar AFAS. In de regels van de AFAS dagboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorieg

g Controle achteraf
g De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.g

3.Nodig: AFAS Sleutel en connectoren

Om de connectie werkend te krijgen dient er in de Afas Administratie een AppConnector te worden aangemaakt. De AppConnector dient gevuld te worden met GetConnectoren en UpdateConnectoren.

Lees meer Nodig Afas.nl ....
Lees minder Nodig Afas.nl ....

Stap 0: Aanmaken gebruikersgroep en speciale gebruiker

Afas adviseert je om voor de koppeling een aparte gebruikersnaam en gebruikersgroep aan te maken.

  1. Het aanmaken van een aparte gebruikersgroep loopt via Algemeen > Beheer > Autorisatie tool
  2. Maak de nieuwe gebruikersgroep aan via Groep > Nieuw en vul de gegevens in
  3. Systeemgebruiker aanmaken en in groep plaatsen
    • Ga naar Gebruiker > Nieuwe systeemgebruiker
    • Vul de gebruikersnaam en omschrijving in.
    • Klik op: Volgende.
    • Profit Windows moet uitgevinkt zijn.
    • Voltooi de wizard. Je hoeft geen e-mailadres en UPN in te vullen.
    • Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
    • Selecteer de gebruikersgroep die je bij stap 1 hebt aangemaakt.
    • Ga naar het tabblad: Gebruikers in groep.
    • Klik op Nieuw.
    • Vink de connector-gebruiker aan.
    • Klik op: Ok.
    • Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft de omgeving niet opnieuw te openen.
    • Zie ook https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Auth_Group_Add.htm

 

Stap 1: Aanmaken AppConnector

Om de AppConnector aan te maken login je in op de Profit-omgeving en ga je naar Algemeen > Beheer > AppConnector

Je vult een duidelijke omschrijving in voor de AppConnector en geeft een gebruikersgroep. Afas-gebruikers in die gebruikersgroep kunnen de connector gebruiken.

Daarna klik je op Voltooien.

De AppConnector opent. Het vinkje bij Geblokkeerd staat ingevuld. Verwijder dit vinkje.

Stap 2: Toevoegen GetConnectoren

De GetConnectoren stellen wij beschikbaar als zip-bestand. Je kunt dit bestand hier downloaden: https://www.webwinkelfacturen.nl/afas_getconnectors.zip

Het zip-bestand pak je uit op je eigen computer.

Daarna ga je naar Algemeen > Uitvoer > Beheer > GetConnector en klik je op importeren

Je kunt de GetConnectoren een-voor-een importeren. Daarna kun je ze toevoegen aan de AppConnector. Als je in een browser werkt kun je de GetConnectoren uploaden naar je tijdelijke Afas schijf via de streepjes bovenaan het scherm en het upload-rondje.

Stap 3: Toevoegen UpdateConnectoren

Ga naar de optie UpdateConnectoren en klik op Nieuw om een nieuwe UpdateConnector toe te voegen. We adviseren je deze connectoren toe te voegen:

  1. FbItemArticle - voor het toevoegen van producten
  2. FiEntries - voor het toevoegen van Financiele mutaties
  3. FbSales - voor het toevoegen van bestellingen
  4. KnSalesRelationOrg - voor het toevoegen van klant-organisaties
  5. KnSalesRelationPer - voor het toevoegen van klant-relaties

Stap 4: Toevoegen gebruikerstokens

Via tab Gebruikerstoken kun je een code genereren waarmee je de connectie met de Afas omgeving kunt toestaan. Je klikt op Nieuw om een nieuwe gebruikerstoken aan te maken.

Selecteer de gebruiker en geef een omschrijving. Voor 1 gebruiker kun je meerdere tokens aanmaken.

Er komt nu een scherm met een speciale code. Sla deze code zorgvuldig op. Deze code heb je tijdens de configuratie van de koppeling nodig op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Let op, je hebt de gehele code nodig, dus incl het 1-deel.

Als je via de browser werkt kun je weer via de bovenkant van het scherm de code kopieren. Dat scheelt een hoop overtik werk en voorkomt fouten.

 

4.Installatie

g Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.g

g Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.g

g

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:g
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail K-series (Ikentoo) kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.g
2. Het leggen van de connectie met AFAS. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie AFAS administratie te schrijven en informatie te lezen.g
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed K-series (Ikentoo) kassa en de BTW in AFASg

g Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....g

g Accepteren voorwaarden
g Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig. g

g

Authenticatie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

g g

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

g g

Authenticatie AFAS
De authenticatie met AFAS loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij AFAS voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je AFAS account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met AFAS gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere AFAS gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Instellingen AFAS
Voor het gebruik van AFAS selecteer je een administratie binnen je account. Je geeft ook aan op welke dagboek de omzet geboekt mag worden en wat de debiteuren rekening is. Het dagboek voor het doorzetten van (individuele) bonnen zal een Verkoop-dagboek zijn. Het dagboek voor het doorzetten van dagomzet zal een Memo-dagboek zijn.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in AFAS. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

De BTW code voor de betaalmethoden zal in de meeste gevallen 0% of none (Geen) zijn. De rekening die bij de betaalmethode ingesteld wordt zal overschreven worden door de rekeningen die per betaalmethode zijn ingesteld. Deze hoeft dus niet ingevuld te worden.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.



Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit AFAS.

Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.

5.Day-to-day: Vanuit Ikentoo

g Doorzetschema
g Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Dagboeking aangemaakt in AFAS.g

g De Lightspeed K-series (Ikentoo) kassa geeft geen debiteurgegevens bij de bonnen door. Daarom kunnen debiteuren niet doorgezet worden naar AFAS.g

6.Day-to-day: Naar Afas

Deze gegevens worden doorgezet naar AFAS:

Aanmaken facturen / verkooptransacties
De bonnen uit Lightspeed K-series (Ikentoo) worden in AFAS geimporteerd als financiele boekingen of bestellingen. Per bon worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.
Bij het aanmaken van boekingen / bestellingen worden mogelijk nieuwe debiteuren en/of producten toegevoegd aan AFAS.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze AFAS debiteur gebruikt als debiteur van de AFAS bestelling of financiele boeking. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan AFAS. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
Bij het doorzetten naar AFAS bestellingen incl producten zullen producten die nog niet in AFAS staan worden toegevoegd. Zie hier een uitleg voor het bepalen van de productcodes FAQ. Het product krijgt BTW groep 1 toegewezen als het product 9% of 6% in de verkoopregel heeft staan. Anders krijgt het nieuwe product BTW groep 2 toegewezen. Het product wordt automatisch in AFAS artikelgroep 900 geplaatst. Zorg dat dit ook zo staat in gesteld in de AFAS administratie, anders kunnen de boekingen verkeerd gaan.
Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.

De regels voor het matchen van producten tussen Lightspeed K-series (Ikentoo) en AFAS kun je in deze FAQ nalezen.


Uitwerking veldniveau AFAS

Uitwerking op veld-niveau AFAS financiële boeking. +-
AFAS Financiële boeking
Naam Voorbeeld Opmerking
Paragraaf
Year 2023 Jaar bon-datum
periode(Peri) 03 Maand bon-datum
UniqueId(UnId) 3 Administratie - Per koppeling is 1 administratie mogelijk.
Journal(JoCo) 01 Dagboek
(AutoNumber)AuNu 1
AFAS kent de factuurnummers toe (default) - op aanvraag aan te passen naar het bonnummer.
Omzetregel
VaAs 2 1 = Grootboekrekening. 2 = debiteur
AccountNumber(AcNr) 89302
EnDa 2023-03-01 bondatum
BpDa 2023-03-01
Description(Ds) REC1234 Omschrijving - Lightspeed K-series (Ikentoo) bonnummer.
BpNr ORD08725 Betalingskenmerk - Lightspeed K-series (Ikentoo) bonnummer.
AmountDebet(AmDe) 24.95 Totaalprijs incl BTW - debet.
Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bonnummer
Totaal regel
AccountNumber(AcNr) 89302
EnDa 2023-03-01 Bondatum
BpDa 2023-03-01 Bondatum
Description(Ds) REC1234 Omschrijving - Lightspeed K-series (Ikentoo) bonnummer.
BpNr REC1234 Betalingskenmerk - Lightspeed K-series (Ikentoo) bonnummer.
AmountDebet(AmDe) 24.95 Totaalprijs incl BTW - debet.
Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bonnummer
BTW-regels
VaAs 1 1 = Grootboekrekening. 2 = debiteur
AccountNumber(AcNr) 8000
EnDa 2023-03-01 Bondatum
BpDa 2023-03-01 Bondatum
Description(Ds) Tuinlicht Omschrijving: BTW - Naam in de bonregel - Bedrag excl BTW.
BpNr ORD08725 Boekstuknummer: Lightspeed K-series (Ikentoo) bonnummer.
AmountCredit(AmCr) 20.62 BTW bedrag - credit.
VatId(VaId) 101 BTW rekening
Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bonnummer.
In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is.
Uitwerking op veld-niveau AFAS bestelling. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Paragraaf
OrderNumber (OrNu) [number] Lightspeed K-series (Ikentoo) - bonnummer.
OrderDate(OrDa) [date] Lightspeed K-series (Ikentoo) - bondatum..
DebtorID(DbId) [debtornr] AFAS debiteur-id - mogelijk van een default debiteur
Unit [division] Administratie - Per koppeling ligt de administratie vast.
CurrencyId(CuId) EUR Valuta - Deze optie staat standaard uit. Je kunt contact met ons opnemen als je hier van gebruik wilt maken.
InclVat(InVa) true Totaalprijs incl BTW(true), tenzij er afasexcltax is ingesteld.
War ***** Default voor het magazijn
Reference(Re) [notes] Opmerking - indien aanwezig.
FRef [number] Bonnummer Lightspeed K-series (Ikentoo) bonnummer
line
Description(Ds) [name] Omschrijving
Grootboekrekening zoals ingesteld op het dashboard.
Quantity(QuUn) 1 Aantal
ItemCode(ItCd) [productid] Productcode
Unitprice(Upri) excl / incl BTW Eenheidsprijs, zoals ingesteld op het dashboard.
Uitwerking op veld-niveau AFAS product. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
AutomaticID(AuId) false
ItemCode(ItCd) [ArticleKey]
ChDs false
Group(Grp) 900
BiSt false
BiUn *****
VaRc [Vattype] Btw type
CostPrice(CoPrice) [costprice]
SalePrice(SaPrice) [prijsIncl] Eenheidsprijs INCL.
BatchCode(BaCo) [eannumber] Product Number
Uitwerking op veld-niveau AFAS boeking afsluiting. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Paragraaf
  • Jaar besteldatum - Lightspeed K-series (Ikentoo) afsluiting
  • Maand besteldatum - Lightspeed K-series (Ikentoo) afsluiting
  • Administratie - Per koppeling is 1 administratie mogelijk
  • Dagboek
  • AFAS kent de factuurnummers toe
Totaalregel
  • debiteur-id
  • datum
  • Omschrijving
  • Boekstuknummer
  • Bedrag
  • AFAS Debiteur-id
  • Besteldatum
  • Lightspeed K-series (Ikentoo) Dagomzet met datum
  • Dagomzet met datum
  • Verschil tussen het totaal aan omzet en betalingen in de afsluiting. In principe is deze waarde 0 omdat deze totalen in evenwicht zijn.
Detailregel - omzet
  • Omzetrekening
  • Datum
  • Regelprijs excl BTW
  • Soort omzet
  • BTW code
  • Boekstuknummer
  • afsluitings DATUM
  • credit
  • afhankelijk van het BTW percentage of de ingestelde categorieen
  • Lightspeed K-series (Ikentoo) Dagomzet met datum
Detailregel - BTW
  • BTW rekening
  • Datum
  • Omschrijving
  • BTW bedrag
  • Boekstuknummer
  • afsluiting
  • BTW - Bedrag excl BTW
  • credit
  • Lightspeed K-series (Ikentoo) Dagomzet met datum
Betaalregel
  • Tussenrekening
  • Datum
  • Omschrijving
  • BTW bedrag
  • Boekstuknummer
  • betaalmethode
  • afsluiting
  • betaalmethode
  • debit
  • Lightspeed K-series (Ikentoo) Dagomzet met datum

7.Support

g Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.g
Lees meer Support .... Lees minder Support ....g

g
Persoonlijk
g

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Lightspeed K-series (Ikentoo) kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar AFAS. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je een excel download opvragen met meer details.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.