1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed kassa K-series en Afas.

De koppeling zorgt dat financiele dagrapporten in de Lightspeed kassa K-series kassa automatisch worden doorgezet naar Afas. Het financiele dagrapport wordt als verzamelfactuur in Afas geplaatst. Omdat de rapportage direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.

2.Hoe de koppeling werkt

Controle vooraf
Aan het begin bij het verwerken van een rapportage voert de koppeling een aantal controles uit:

  • Er wordt gecontroleerd of de totalen in de omzetregels en betalingen overeenkomen.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Afas bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd dat de rapportage niet eerder is doorgezet.

Controle achteraf
De rapportages die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de rapportages die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de rapportage nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Nodig: Afas Sleutel en connectoren

Om de connectie werkend te krijgen dient er in de Afas Administratie een AppConnector te worden aangemaakt. De AppConnector dient gevuld te worden met GetConnectoren en UpdateConnectoren.

Stap 0: Aanmaken gebruikersgroep en speciale gebruiker

Afas adviseert je om voor de koppeling een aparte gebruikersnaam en gebruikersgroep aan te maken.

  1. Het aanmaken van een aparte gebruikersgroep loopt via Algemeen > Beheer > Autorisatie tool
  2. Maak de nieuwe gebruikersgroep aan via Groep > Nieuw en vul de gegevens in
  3. Systeemgebruiker aanmaken en in groep plaatsen
    • Ga naar Gebruiker > Nieuwe systeemgebruiker
    • Vul de gebruikersnaam en omschrijving in.
    • Klik op: Volgende.
    • Profit Windows moet uitgevinkt zijn.
    • Voltooi de wizard. Je hoeft geen e-mailadres en UPN in te vullen.
    • Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
    • Selecteer de gebruikersgroep die je bij stap 1 hebt aangemaakt.
    • Ga naar het tabblad: Gebruikers in groep.
    • Klik op Nieuw.
    • Vink de connector-gebruiker aan.
    • Klik op: Ok.
    • Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft de omgeving niet opnieuw te openen.
    • Zie ook https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Auth_Group_Add.htm

Stap 1: Aanmaken AppConnector

Om de AppConnector aan te maken login je in op de Profit-omgeving en ga je naar Algemeen > Beheer > AppConnector

Je vult een duidelijke omschrijving in voor de AppConnector en geeft een gebruikersgroep. Afas-gebruikers in die gebruikersgroep kunnen de connector gebruiken.

Daarna klik je op Voltooien.

De AppConnector opent. Het vinkje bij Geblokkeerd staat ingevuld. Verwijder dit vinkje.

Stap 2: Toevoegen GetConnectoren

De GetConnectoren stellen wij beschikbaar als zip-bestand. Je kunt dit bestand hier downloaden: https://www.webwinkelfacturen.nl/afas_getconnectors.zip

Het zip-bestand pak je uit op je eigen computer.

Daarna ga je naar Algemeen > Uitvoer > Beheer > GetConnector en klik je op importeren

Je kunt de GetConnectoren een-voor-een importeren. Daarna kun je ze toevoegen aan de AppConnector. Als je in een browser werkt kun je de GetConnectoren uploaden naar je tijdelijke Afas schijf via de streepjes bovenaan het scherm en het upload-rondje.

Stap 3: Toevoegen UpdateConnectoren

Ga naar de optie UpdateConnectoren en klik op Nieuw om een nieuwe UpdateConnector toe te voegen. We adviseren je deze connectoren toe te voegen:

  1. FbItemArticle - voor het toevoegen van producten
  2. FiEntries - voor het toevoegen van Financiele mutaties
  3. FbSales - voor het toevoegen van bestellingen
  4. KnSalesRelationOrg - voor het toevoegen van klant-organisaties
  5. KnSalesRelationPer - voor het toevoegen van klant-relaties

Stap 4: Toevoegen gebruikerstokens

Via tab Gebruikerstoken kun je een code genereren waarmee je de connectie met de Afas omgeving kunt toestaan. Je klikt op Nieuw om een nieuwe gebruikerstoken aan te maken.

Selecteer de gebruiker en geef een omschrijving. Voor 1 gebruiker kun je meerdere tokens aanmaken.

Er komt nu een scherm met een speciale code. Sla deze code zorgvuldig op. Deze code heb je tijdens de configuratie van de koppeling nodig op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Let op, je hebt de gehele code nodig, dus incl het 1-deel.

Als je via de browser werkt kun je weer via de bovenkant van het scherm de code kopieren. Dat scheelt een hoop overtik werk en voorkomt fouten.

 

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Restaurant kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Afas. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Afas administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Restaurant kassa en de BTW in Afas

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Authenticatie Afas
De authenticatie met Afas loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Afas voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Afas account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Afas gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Afas gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Instellingen Afas
Voor het gebruik van Afas selecteer je een administratie binnen je account. Je geeft ook aan op welke dagboek de omzet geboekt mag worden en wat de betaalconditie is voor nieuwe debiteuren. Per koppeling is 1 betaalconditie mogelijk.



Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Afas. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.



Inrichten betaalmethoden op debiteuren
Bij het doorzetten van individuele bonnen kan hier een link gelegd worden tussen de betaalmethoden in de kassa bon en een vaste debiteur uit je Afas administratie. Bij het doorzetten van dagomzet is dit helaas niet mogelijk omdat gedurende een dag meerdere debiteuren zijn en er maar 1 factuur in Afas wordt aangemaakt.

 

5.Day-to-day: Vanuit Ecwid

Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een verzamelfactuur aangemaakt in Afas.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.

De Lightspeed kassa K-series kassa geeft geen debiteurgegevens bij de bonnen door. Daarom kunnen debiteuren niet doorgezet worden naar Afas.

6.Day-to-day: Naar Afas

Deze gegevens worden doorgezet naar Afas:
Financiele boekingen

  • Paragraaf:
    • Jaar Lightspeed kassa K-series bon
    • Maand Lightspeed kassa K-series bon
    • Administratie - Per koppeling is 1 administratie mogelijk
    • Dagboek
    • Afas kent de factuurnummers toe (default) - op aanvraag aan te passen naar het
  • Totaalregel:
    • Nummer debiteur
    • Afas debiteur-id
    • Datum:
    • Omschrijving: Lightspeed kassa K-series
    • Betalingskenmerk: Lightspeed kassa K-series
    • Bedrag: Totaalprijs incl BTW - debet
  • Detailregel - Omzet:
    • Omzetrekening
    • Datum:
    • Regelprijs excl BTW - credit
    • Naam in de bon regel
    • BTW code
    • Als Afas niet het factuurnummer bepaalt -
  • Detailregel - BTW:
    • BTW rekening
    • Omschrijving: BTW - Naam in de bon regel - Bedrag excl BTW
    • BTW bedrag - credit
    • Als Afas niet het factuurnummer bepaalt -
In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is.

Bestelling

    Paragraaf
    • Omschrijving: Lightspeed kassa K-series
    • Datum: Lightspeed kassa K-series
    • Klantcode in Afas van de debiteur
    • Administratie - Per koppeling ligt de administratie vast
    • Valuta:
    • Totaalprijs incl BTW
    • Betalingskenmerk: Lightspeed kassa K-series
    • Opmerking - indien aanwezig
  • Bestelregel:
    • Omschrijving
    • Grootboekrekening
    • Aantal
    • Productcode
    • Eenheidsprijs excl / incl BTW - zoals ingesteld op het dashboard

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Afas debiteur gebruikt als debiteur van de Afas factuur. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Afas. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
Bij het doorzetten naar Afas facturen incl producten zullen producten die nog niet in Afas staan worden toegevoegd. De koppeling zal zoveel mogelijk gebruik maken van de omzetrekeningen die zijn ingesteld. Als de omzetrekening niet bepaald kan worden dan worden de producten van een default verkoopsoort SHOPORDER voorzien. Zorg dus dat deze verkoopsoort in je Afas account aanwezig is. Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Lightspeed kassa K-series kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Afas.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals een foutieve BTW configuratie. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang de dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/53/lightspeed-k_series.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/13/afas.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.