1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CM Pos en Informer.

De koppeling zorgt dat bonnen / afsluitingen uit de CM Pos kassa automatisch worden doorgezet naar dag-facturen in Informer. Omdat de bonnen / afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Informer, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor CM Pos en in de FAQ voor Informer.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Voor het installeren van de koppeling neem je contact op met CM Pos.

Uitschakelen koppeling
Wil je de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je daarnaast contact op te nemen met CM Pos zodat zij de connectie ook vanuit hun kant uit kunnen zetten.

2.Hoe de koppeling werkt

In de kassa-afsluiting staat de omzet per BTW percentage en productcategorie en de betaalde bedragen per betaalmethode. De omzet zal wel doorgezet worden naar Informer, de betaalde bedragen niet.
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Informer. In de regels van de Informer dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf afsluiting
Aan het begin van de verwerking van een afsluiting voeren we een aantal controles op de CM Pos afsluiting uit:
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Informer bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf bonnen
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de CM Pos bon uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de CM Pos bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Informer bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Doorzetten afsluitingen
Ieder uur worden de afsluitingen uit de kassa opgehaald. De afsluiting wordt doorgezet naar een facturen in Informer. Dit gebeurt in drie stappen:
  • De koppeling haalt de afsluiting op uit
  • Per productcategory-regel worden de BTW code en omzetrekening bepaald
  • De Informer kasboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.

Doorzetten bonnen
De Informer factuur wordt aangemaakt en toegevoegd. De factuur wordt op een default debiteur in geboekt.

Controle achteraf
Nadat de bon is doorgestuurd en een succesmelding van Informer is ontvangen wordt de bon als afgehandeld aangemerkt. De CM Pos bon verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Informer een foutmelding terug bij het verwerken van de bon dan verschijnt de bon bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Informer verderop in de handleiding.

3.Nodig: CM Pos

  1. Vraag de koppeling aan bij CM.com via CSMsupport@cm.com
  2. Zodra je bevestiging hebt gehad kan de koppeling gemaakt worden. Navigeer naar de Configuratie -> Integraties -> Voeg API koppeling toe.
  3. Selecteer Wisteria uit de lijst met koppelingen. Klik op Toevoegen
  4. Vul het ClientID en ClientsecretID in vanuit je Wisteria account. Klik op Opslaan
  5. Selecteer of de data per aanbieder, per productgroep of een combinatie hiervan doorgestuurd wordt naar het boekhoudpakket.
  6. Sla de instellingen op

4.Nodig: Informer API sleutel/code

Voor het koppelen met Informer zijn twee gegevens nodig:
1. De beveiligingscode. Dit is de beveiligingscode waarmee je inlogt bij Informer.
2. Een API sleutel. Deze maak je aan in je Informer backend.

Lees meer Nodig Informer ....
Lees minder Nodig Informer ....

Voor het aanmaken van de API sleutel log je in bij Informer. Vervolgens ga je naar Instellingen > Algemeen > API-sleutels. Je ziet nu een lijst met bestaande API sleutels. Deze lijst is leeg als er niet eerder een API sleutel is aangemaakt. Om een API sleutel aan te maken klik je op de blauwe knop Nieuw. Na het aanmaken van de API sleutel zie je hem in de lijst staan.

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.


Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de CM Pos kassa. CM Pos regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Informer. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Informer administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de kassa nodig.

Connectie CM Pos kassa
De authenticatie wordt door CM Pos gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.

Connectie Informer
Je legt de connectie met Informer via de beveiligingscode en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Informer. Je kunt de beveiligingscode en de API sleutel nu invullen in het popup window.

Factuurlayout, betaalconditie en valuta
Voor de Informer connectie dien je een factuurlayout, een betaalconditie voor nieuwe debiteuren op te geven en je dient aan te geven hoe de valuta in CM Pos in Informer terecht moeten komen. Dit kan heel gemakkelijk via de blauwe Wijzig knoppen en de selectie-boxjes die dan tevoorschijn komen.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Informer. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Het tonen van de BTW instellingen is afhankelijk of je met de BTW codes uit CM Pos werkt of met standaard BTW codes. Werk je met de BTW code uit CM Pos dan worden deze opgehaald en getoond. Werk je met de standaard BTW tarieven dan zie je de BTW tarieven voor Nederland, Belgie en Duitsland. Voor bonnen zijn de verschillende landen van belang als je naar Belgie en Duitsland verkoopt. Zet je afsluitingen door dan hoef je alleen de BTW tarieven voor Nederland in te vullen.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen.

6.Day-to-day: vanuit CM Pos

De dagafsluiting (Z-rapport) wordt iedere volgende dag (02:00) gesynchroniseerd.

7.Day-to-day: Naar Informer

Aanmaken transacties
De bonnen uit CM Pos worden in Informer geïmporteerd als facturen.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Informer debiteur gebruikt als debiteur van de Informer transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Informer. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.


Uitwerking veldniveau Informer

Uitwerking op veld-niveau Informer factuur. +-
Informer factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
relation_id 5366049 customer-id
contact_name Sophie Fischer voor- en achternaam klant
reference 6224 bonnummer / nummer afsluiting
invoice_date 2022-12-06 Datum bon of afsluiting
payment_condition_id 564437 Betaalconditie - zoals ingesteld op het dashboard.
currency_id 63152 valuta
vat_option incl Bedragen zijn standaard incl BTW.
template_id 442206 Zoals ingesteld op het dashboard.
comment Opmerking bon
footer standaard leeg
lines
quantity 1 Aantal
description 18 maanden verlenging omschrijving
amount 200 Eenheidprijs
discount 0 Korting is verwerkt in de eenheidsprijs.
vat_id 698451 BTW code, Zoals ingesteld op het dashboard.
ledger_id 5621485 Grootboekrekening, Zoals ingesteld op het dashboard.
product_id 10023
costs_id 0 Kostenplaats- leeg. Er is een optie om een default kostenplaats in te stellen voor de koppeling.
Uitwerking op veld-niveau Informer klant. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
relatienummer
relatietype 1 Als er een bedrijfsnaam wordt meegegeven dan staat de relatietype op 0.
Bedrijfsnaam [company]
Voornaam [voornaam] Als voornaam niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
Achternaam [achternaam] Als achternaam niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
Straat [Adres1] [Adres2] Als Adres niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
Huisnummer [housenr] Als huisnummer niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
Postcode [zipcode]
Stad [city]
Land [isocountry]
Telefoonnummer [telnr]
KVKnummer [kvk] Als KVK niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
BTWnummer [BTWnr] Als btwnummer niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg.
Email factuur [email]
Email [email]
Uitwerking op veld-niveau Informer verzamelfactuur voor afsluiting. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Debiteur customer-id default debiteur
Datum Datum afsluiting
vat_option incl bedragen zijn incl BTW
Betaalconditie betaalconditie zoals ingesteld op het dashboard
Valuta valuta
Factuurprofiel zoals ingesteld op het dashboard
Footer leeg
Referentie Nummer afsluiting
lines
Omschrijving
Aantal
Eenheidsprijs
Korting 0
BTW code H zoals ingesteld op het dashboard
Grootboekrekening 8000 zoals ingesteld op het dashboard
Kostenplaats leeg optie om een default kostenplaats in te stellen voor de koppeling

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je CM Pos kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Informer.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/67/cmpos.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/44/informer.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen in rekening.