ccvsalespos - visma: Handleiding

1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CCVSales POS en Visma eAccounting.

Deze koppeling zorgt dat bonnen in de CCVSales POS kassa automatisch worden doorgezet naar Visma eAccounting. De bonnen worden per stuk doorgezet als factuur, bestelling of verkoopboeking naar Visma eAccounting, of per dag verzameld en als dag-voucher in Visma eAccounting geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Visma eAccounting, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor CCVSales POS en in de FAQ voor Visma eAccounting.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.

Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn drie manieren om de bonnen uit de CCVSales POS kassa door te zetten naar Visma eAccounting:
- Dag-voucher: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dag-voucher in Visma eAccounting geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur, bestelling of verkoopboeking in Visma eAccounting geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Optie 1: Aanmaken dag-voucher
Bij het aanmaken van de dag-voucher worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-voucher doorgezet naar Visma eAccounting. In de regels van de Visma eAccounting dag-voucher staat de omzet per BTW code.

Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als bestellingen, facturen of verkoopboekingen naar Visma eAccounting.

Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties dag-voucher en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dag-voucher komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden. Er zijn twee manieren om de bonnen uit de CCVSales POS kassa door te zetten naar Visma eAccounting:
- Dag-voucher: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dag-voucher in Visma eAccounting geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur, bestelling of verkoopboeking in Visma eAccounting geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf dag-voucher
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Visma eAccounting.

Controle vooraf individuele bonnen
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de CCVSales POS bon uit:

Er wordt gecontroleerd of het totaal van de CCVSales POS bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Visma eAccounting bestaat.
Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Let op: Bij het doorzetten van individuele bonnen worden alleen bonnen met status Voltooid doorgezet. Heeft een bon status open dan controleert de koppeling 14 dagen of de status van de bon wijzigt naar Voltooid. Zo ja dan zet de koppeling de bon alsnog door. Bonnen die na die 14 dagen op Voltooid worden gezet dienen handmatig in Visma eAccounting te worden gezet. De koppeling kan dat niet meer doen. Het aantal dagen 14 kan niet worden aangepast omdat de koppeling in dat geval de API van Lightspeed te zwaar zou belasten.

Doorzetten dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-voucher doorgezet naar Visma eAccounting. In de regels van de Visma eAccounting dag-voucher staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie

Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een CCVSales POS bon naar Visma eAccounting gebeurt in drie stappen:

Er wordt gekeken of de klant al in Visma eAccounting aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen wordt gekeken of producten al in Visma aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden toegevoegd.
De Visma eAccounting factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt en doorgezet.

Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Visma eAccounting. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Visma eAccounting administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Retail kassa en de BTW in Visma eAccounting

Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.

Authenticatie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Connectie Visma
De connectie met Visma loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Visma voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Visma account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Visma gelegd.

Diverse instellingen Visma eAccounting
Hier kun je de rekening voor debiteuren opgeven (1200, 1300 of 1600, je kunt dit nakijken in Visma eAccounting), de betaalconditie voor nieuwe debiteuren en de default eenheid. Ons advies is om voor de default eenheid PCE of per stuk te selecteren,

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Visma eAccounting. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit Visma eAccounting.

4.Day-to-day: Vanuit CCV Sales POS

In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.

Debiteuren Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een Visma eAccounting dag-voucher aan zonder debiteur-gegevens. Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Visma eAccounting. Matching van debiteuren tussen CCVSales POS en Visma eAccounting vindt plaats op emailadres.

Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in Visma eAccounting geboekt. Deze vaste debiteur maak je aan in Visma eAccounting met een (mag fictief) e-mailadres. Dit e-mailadres geef je aan ons door, dan stellen wij hem in.

Let op: De koppeling maakt alleen nieuwe debiteuren aan, maar wijzigt geen debiteuren in Visma eAccounting.

Uitwerking veldniveau bonnen

Uitwerking CCVSales POS bonnen+-

Naam veld	Waarden uit CCVSales POS bestelling
Bon-id	[saleID]
Bonnummer	[ticketNumber]
Datum	[timeStamp]
Kassa-id	[registerID]
Shop-id	[shopID]
Klantid	[customerID], als de waarde 0 is dan is er geen klant bij de bon
Totaal incl BTW	[calcTotal]
Totaal excl BTW	[calcSubtotal] minus [calcDiscount]
Status bestelling	[financial_status]
Status	Deze wordt als volgt bepaald: Als [completed] de waarde true heeft dan krijgt de bon status completed en betaalstatus paid Als [voided] de waarde true heeft dan krijgt de bon status voided Als [archived] de waarde true heeft dan krijgt de bon status archived Bonnen met status [voided] of [archived] worden niet doorgezet.
Wijzigingsdatum	[timeStamp]

Uitwerking CCVSales POS bonregels+-

Naam veld	Waarden uit CCVSales POS bestelling
De inhoud van de bonregels worden gebaseerd op de bonregel zelf en het bijbehorende product in de kassa. De producten die bij de bestelregels horen worden in 1 keer opgehaald uit de kassa. Vervolgens vindt er een matching plaats tussen het productid van het product in de kassa en het veld itemID in de regel.
Naast de producten worden de BTW categorieen in de kassa gebruikt om de BTW te bepalen in de bonregels.
Regel-id	[saleLineID]
Naam / Categorie / SKU en EAN	De naam van de bestelregel wordt als volgt bepaald: Als er een product is dan wordt de naam van het product dan wordt de naam gelijk aan [description], de categorie gelijk aan [categoryID], de SKU gelijk aan [customSku] en de EAN gelijk aan [ean] van het bijbehorende product. Anders, als veld [isWorkorder] gevuld is en ongelijk aan false, dan wordt de naam Werkuren en de sku workinghours. In alle andere gevallen is de naam Niet gespecificeerd en de SKU unspecified
Aantal	[amount]
BTW percentage	Er zijn twee BTW velden. In de praktijk wordt alleen het eerste gebruikt en die is gelijk aan [tax1Rate] uit de bonregel. Let op: Als het BTW percentage 0 is, maar het totaal van de regel zonder korting minus de korting ongelijk aan 0, dan wordt het BTW bedrag gedeeld op dit totaal. Het BTW bedrag is de som van de velden [calcTax1] en [calcTax2].
Regelbedragen incl en excl BTW	Hiervoor worden de velden [calcTotal] gebruikt. Voor de bedragen excl BTW wordt dit gedeeld door het 1 plus het BTW percentage uit de vorige regel. /td>
BTWcode Visma eAccounting	Uit de BTW instellingen
Omzetrekening Visma eAccounting	Hierbij wordt gebruikt gemaakt van de categorie in de bonregel indien de koppeling op categorieen boekt. Anders wordt de omzetrekening uit de BTW instellingen genomen.

Uitwerking CCVSales POS klantgegevens +-

Naam veld	Waarden uit CCVSales POS klant
Bij CCVSales POS bonnen is alleen sprake van een factuuradres, niet van een leveradres.
Adres	Het adres wordt als bepaald uit de ContactAddresses en het eerste adres dat gevonden wordt wordt gebruikt Voornaam - [firstName] Achternaam - [lastName] Bedrijfsnaam - [company] BTW nummer - [vatNumber] Adresregel1 - [Contact][Addresses][ContactAddresses][address1] Adresregel2 - [Contact][Addresses][ContactAddresses][address2] Postcode - [Contact][Addresses][ContactAddresses][zip] Plaats - [Contact][Addresses][ContactAddresses][city] Iso-landcode - [Contact][Addresses][ContactAddresses][countryCode] Land - [Contact][Addresses][ContactAddresses][country] als het gevuld is en anders het land van de kassa
Adres	Het telefoonnummer wordt als bepaald uit de [Contact][Phones] en hieruit wordt [ContactPhone][number] gebruikt.

Uitwerking CCVSales POS betaling+-

Een bon kan meerdere betalingen hebben. Deze staan in [payments] en worden een-voor-een verwerkt als er dagomzet wordt doorgezet. Indien er hybride wordt doorgezet, worden bonnen met meer dan 1 betaalmethode niet opgehaald, en niet doorgezet.
Naam veld	Waarden uit CCVSales POS bestelling
Betaaldatum	[createTime]
Betaalmethode	[paymentID] of op basis van de betaalmethoden en veld [paymentTypeID]
Betaalmethode-id	[paymentTypeID]
Bedrag	[amount]

5.Day-to-day: Naar Visma

Aanmaken transacties
Een bon uit de CCVSales POS webwinkel worden naar Visma eAccounting doorgezet als factuur, bestelling of verkoopboeking. De BTW in de regels bepaalt Visma zelf aan de hand van het product en het land van levering. Facturen krijgen de status Concept / Draft in Visma en moeten verder in Visma verwerkt worden.
Eventuele korting zijn direct in de regels verwerkt, zodat er geen negatieve verkoopregels voorkomen.

Deze gegevens worden doorgezet naar Visma eAccounting:

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Visma eAccounting debiteur gebruikt als debiteur van de Visma eAccounting transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Visma eAccounting. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen zal de koppeling producten die nog niet in Visma staan aanmaken. De regels voor het matchen van producten tussen CCVSales POS en Visma eAccounting kun je in deze FAQ nalezen.

Bij het aanmaken van het product wordt een eenheidsprijs incl BTW, excl BTW en de BTW code meegegeven. Visma controleert of deze waarden kloppen. Het is dus belangrijk om te zorgen dat de bedragen incl en excl BTW en de Visma BTW code kloppen.

Uitwerking veldniveau Visma eAccounting

Uitwerking op veld-niveau Visma eAccounting factuur. +-

Naam	Voorbeeld	Opmerking
CustomerId	f7880989-s898-cm87-so98-j8703j38dd8e	visma debiteuren id
IsCreditInvoice
InvoiceDate	2023-03-01	bondatum
RotReducedInvoicingType	0
InvoiceCity	Amsterdam
InvoiceCountryCode	NL
InvoiceAddress1	Stationstraat 12
InvoiceCustomerName	Sophie Fischer	voornaam achternaam
InvoicePostalCode	1000AA
DeliveryCity	Amsterdam
DeliveryCountryCode	NL
DeliveryAddress1	Stationstraat 12
DeliveryCustomerName	Sophie Fischer
DeliveryPostalCode	1000AA
EuThirdParty		False - dit is niet aan te passen.
CustomerIsPrivatePerson	1	True, tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld.
ReverseChargeOnConstructionServices		false - dit is niet aan te passen
YourReference	90498	bonnummer
Rows
LineNumber	1
ArticleId	02398h32-klm32-330-24sf-290sf39389jj	visma productid
IsTextRow
Text	Multifunctional weegschaal	Naam verkoopregel.
UnitPrice	104.90	Eenheidprijs incl BTW voor particulieren, voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW.
Quantity	1.00	Aantal
ReversedConstructionServicesVatFree
IsVatFree
ReplaceUnitPriceWhenZero

Uitwerking op veld-niveau Visma eAccounting financiële boeking. +-

Naam	Voorbeeld	Opmerking
CurrencyCode	EUR	Dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen voor webwinkels in euro's.
CustomerId	8ssd8sd9-8sdi-09fs-8df9-sd8f9s0d8s8d	Visma debiteuren id
DueDate	2023-03-01	bondatum
RemainingAmountInvoiceCurrency	72.80	Totaalbedrag bon incl BTW.
TotalAmountInvoiceCurrency	72.80	Totaalbedrag incl BTW.
VatAmountInvoiceCurrency	12.64	Totaal BTW bedrag bon.
RoundingsAmountInvoiceCurrency	0
InvoiceNumber	483938	Huidige timestamp - dit is niet aan te passen omdat het factuurnummer alleen cijfers mag bevatten.
InvoiceDate	2023-03-01	bondatum
IsCreditInvoice		False
PaymentReferenceNumber	ORD.UH.09875	bonnummer - dit is niet aan te passen.
Voucher
VoucherDate	2023-03-01	bondatum
VoucherText	Bon REC1234	Bon bonnummer
Rows		Totaalregel met het verkoopbedrag incl BTW en de debiteuren rekening. Het boekingstype is CreditAmount bij positieve en DebetAmount bij negatieve bonnen. Detailregels met de regelprijs excl BTW, grootboekrekening en omschrijving. Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount. BTW regels met het BTW bedrag, BTW rekening en omschrijving. Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount.
AccountNumber	1800
DebitAmount	72.80
TransactionText
CreditAmount	62.00
TransactionText	Overhemd
VatCodeId	ef4f9ed7-209e-4308-bb2c-26f6dfd1229c
AccountNumber	8100

Uitwerking op veld-niveau Visma eAccounting bestelling. +-

Naam	Voorbeeld	Opmerking
Amount	[ordertotalInclDiscount]	Totaal bedrag bon incl BTW voor particulieren. Voor bedrijven Totaal bedrag bon excl BTW
CustomerId	[debtorID]	Visma debtorid
RotReducedInvoicingType	Normal
CurrencyCode	EUR	Dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen met euro's.
VatAmount	[ordertotalVatInclDiscount]	Totaal BTW bedrag bon
RoundingsAmount	0
InvoiceCity	[city]
InvoiceCountryCode	[isocountry]
InvoiceCustomerName	[customerName]
DeliveryCity	[deliverycity]
DeliveryCountryCode	[deliveryIsocountry]
DeliveryAdres	[deeliveryadres]
DeliveryCustomerName	[deliverycustomerName]
DeliveryPostalCode	[deliveryzipcode]
InvoicePostalCode	[zipcode]
OrderDate	[bondatum]
Status	Draft	Dit kan niet aangepast worden.
EuThirdParty	false	Dit is niet aan te passen.
CustomerIsPrivatePerson	True	Tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld.
YourReference	[sourceordernr]	bonnummer
ReverseChargeOnConstructionServices	false	Dit is niet aan te passen.
Rows
ArticleID	[productID]	Visma productID
Description	[name]	Naam verkoopregel.
unitsPrice	[price]	Eenheidprijs incl BTW voor particulieren, voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW
Quantity	[quantity]	Aantal

Uitwerking op veld-niveau Visma eAccounting Voucher - dagomzet. +-

Naam	Voorbeeld
Datum	Datum dagomzet
Tekst	Datum dagomzet
Detailline	De regelprijs excl BTW Grootboekrekening Omschrijving Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount
Taxline	Het BTW bedrag BTW rekening Omschrijving Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount

Handleiding: Ccvsalespos - Visma

1.Inleiding

2.Hoe de koppeling werkt

3.Installatie

4.Day-to-day: Vanuit CCV Sales POS

5.Day-to-day: Naar Visma

6.Support