1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CCVSales POS en Minox.
Deze koppeling zorgt dat bonnen in de CCVSales POS kassa automatisch worden doorgezet naar Minox. De bonnen worden per stuk doorgezet als verkoopboeking naar Minox, of per dag verzameld en als memoboeking in Minox geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Minox, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor CCVSales POS en in de FAQ voor Minox.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
- Memoboeking: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één memoboeking in Minox geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte verkoopboeking in Minox geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Optie 1: Aanmaken memoboeking
Bij het aanmaken van de memoboeking worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Minox. In de regels van de Minox memoboeking staat de omzet per BTW code.
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als verkoopboekingen naar Minox.
Default is het doorzetten van dagomzet naar een memoboeking. De optie individueel kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Minox staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Minox.
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de CCVSales POS bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de CCVSales POS bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Minox bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Voor het aanmaken van de memoboeking worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Minox. In de regels van de Minox memoboeking staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie. De betaalde bedragen staan niet in memoboeking.
Het doorzetten van een CCVSales POS bon naar Minox gebeurt in twee stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Minox aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- De Minox verkoopboeking wordt aangemaakt en doorgezet.
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
3.Nodig: Minox inrichting
Opdat de koppeling optimaal haar werk kan doen is een goede inrichting van Minox belangrijk. Deze link geeft tips en informatie en wordt verzorgd door Minox zelf: Tips inrichting Minox.
4.Installatie
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Minox. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Minox administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Retail kassa en de BTW in Minox
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.
Authenticatie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Connectie Minox
De authenticatie met Minox loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Minox voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Minox account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Minox gelegd.
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Minox eerst de administratie van je Minox administratie instelt. Zolang de administratie onbekend is kunnen gegevens die afhankelijk zijn van die administratie - zoals BTW Codes, rekeningen en dagboeken - niet uit je Minox administratie worden opgehaald. Na het instellen van de administratie kan het handig zijn om de de gegevens opnieuw op te halen uit Minox. Dit doe je via de twee pijltjes naast de copy-knop.
Naast de administratie dient ook het dagboek te worden ingesteld.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Minox. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
5.Day-to-day: Vanuit CCV Sales POS
In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.
Debiteuren
Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een Minox memoboeking aan zonder debiteur-gegevens. Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Minox. Matching van debiteuren tussen CCVSales POS en Minox vindt plaats op emailadres.
Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in Minox geboekt. Deze vaste debiteur maak je aan in Minox met een (mag fictief) e-mailadres. Dit e-mailadres geef je aan ons door, dan stellen wij hem in.
Let op: De koppeling maakt alleen nieuwe debiteuren aan, maar wijzigt geen debiteuren in Minox.
Uitwerking veldniveau bonnen
Naam veld | Waarden uit CCVSales POS bestelling |
Bon-id | [saleID] |
Bonnummer | [ticketNumber] |
Datum | [timeStamp] |
Kassa-id | [registerID] |
Shop-id | [shopID] |
Klantid | [customerID], als de waarde 0 is dan is er geen klant bij de bon |
Totaal incl BTW | [calcTotal] |
Totaal excl BTW | [calcSubtotal] minus [calcDiscount] |
Status bestelling | [financial_status] |
Status | Deze wordt als volgt bepaald:
|
Wijzigingsdatum | [timeStamp] |
Naam veld | Waarden uit CCVSales POS bestelling |
De inhoud van de bonregels worden gebaseerd op de bonregel zelf en het bijbehorende product in de kassa. De producten die bij de bestelregels horen worden in 1 keer opgehaald uit de kassa. Vervolgens vindt er een matching plaats tussen het productid van het product in de kassa en het veld itemID in de regel. | |
Naast de producten worden de BTW categorieen in de kassa gebruikt om de BTW te bepalen in de bonregels. | |
Regel-id | [saleLineID] |
Naam / Categorie / SKU en EAN |
De naam van de bestelregel wordt als volgt bepaald:
|
Aantal | [amount] |
BTW percentage | Er zijn twee BTW velden. In de praktijk wordt alleen het eerste gebruikt en die is gelijk aan [tax1Rate] uit de bonregel. Let op: Als het BTW percentage 0 is, maar het totaal van de regel zonder korting minus de korting ongelijk aan 0, dan wordt het BTW bedrag gedeeld op dit totaal. Het BTW bedrag is de som van de velden [calcTax1] en [calcTax2]. |
Regelbedragen incl en excl BTW | Hiervoor worden de velden [calcTotal] gebruikt. Voor de bedragen excl BTW wordt dit gedeeld door het 1 plus het BTW percentage uit de vorige regel. /td> |
BTWcode Minox | Uit de BTW instellingen |
Omzetrekening Minox | Hierbij wordt gebruikt gemaakt van de categorie in de bonregel indien de koppeling op categorieen boekt. Anders wordt de omzetrekening uit de BTW instellingen genomen. |
Naam veld | Waarden uit CCVSales POS klant |
Bij CCVSales POS bonnen is alleen sprake van een factuuradres, niet van een leveradres. | |
Adres |
Het adres wordt als bepaald uit de ContactAddresses en het eerste adres dat gevonden wordt wordt gebruikt
|
Adres | Het telefoonnummer wordt als bepaald uit de [Contact][Phones] en hieruit wordt [ContactPhone][number] gebruikt. |
Een bon kan meerdere betalingen hebben. Deze staan in [payments] en worden een-voor-een verwerkt als er dagomzet wordt doorgezet. Indien er hybride wordt doorgezet, worden bonnen met meer dan 1 betaalmethode niet opgehaald, en niet doorgezet. | ||
Naam veld | Waarden uit CCVSales POS bestelling | |
Betaaldatum | [createTime] | |
Betaalmethode | [paymentID] of op basis van de betaalmethoden en veld [paymentTypeID] | |
Betaalmethode-id | [paymentTypeID] | |
Bedrag | [amount] |
6.Day-to-day: Naar Minox
De bonnen uit CCVSales POS worden in Minox geïmporteerd als verkoopboekingen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Minox:
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Minox debiteur gebruikt als debiteur van de Minox transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Minox. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Uitwerking veldniveau Minox
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Totaalregel | ||
document_date | 2023-03-01 | bondatum |
description | 8855 | bonnummer |
journal | Dagboek | |
id | VERK | |
account | ||
id | 100783 | customernr uit Minox |
Factuurnummer | Standaard leeg, op verzoek bonnummer | |
debit | 31 | Bedrag bon incl BTW. |
Detailregels | ||
journal | Dagboek | |
id | VERK | |
credit | 6.61 | Bedrag bon incl BTW |
account | ||
id | 80000 | Grootboekrekening |
Factuurnummer | standaard leeg, op verzoek bonnummer | |
description | Amerikaanse augurk - 40ml | Omschrijving bonregel |
document_date | 2023-03-01 | bondatum |
vat | BTW code | |
id | 10 | |
amount | 0 | |
BTW regels | ||
journal | Dagboek | |
vat | BTW rekening | |
credit | 1.34 | BTW bedrag |
Factuurnummer | standaard leeg, op verzoek bonnummer | |
description | 5.27 | BTW bedrag over: bedrag verkoopregel excl BTW |
document_date | 2023-03-01 | bondatum |
vat |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
naam | [voornaam][achternaam] | Als [companyname] is meegegeven, dan is naam -> [companyname] |
contactnaam | [voornaam][achternaam] | |
straatnaam en nummer | [adres] | |
postcode | [zipcode] | |
stad | [city] | |
landcode | [countrycode] | Staat standaard op NL, tenzij er een andere landcode is meegegeven. |
telefoonnummers | ||
Telefoonnummer | [telnr] | |
Telefoonnummer type | phone | |
email's | ||
[email] | ||
BTW | Als [btwnummer] > 0 is. | |
active | true | |
Btw registratie nummer | [btwnummer] |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....