1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Cashdesk en Informer.
De koppeling zorgt dat een kassa-afsluiting uit de Cashdesk kassa automatisch wordt doorgezet naar een dag-factuur in Informer. Omdat de kassa-afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Informer, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Cashdesk en in de FAQ voor Informer.
Installeren koppeling
Voor het installeren van de koppeling neem je contact op met CashDesk.
Voor het installeren van de koppeling neem je contact op met CashDesk.
Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je daarnaast contact op te nemen met CashDesk zodat zij de connectie ook vanuit hun kant uit kunnen zetten.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je daarnaast contact op te nemen met CashDesk zodat zij de connectie ook vanuit hun kant uit kunnen zetten.
2.Hoe de koppeling werkt
In de kassa-afsluiting staat de omzet per BTW percentage en productcategorie en de betaalde bedragen per betaalmethode. Let op: De omzet zal wel doorgezet worden naar Informer, de betaalde bedragen niet.
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Informer. In de regels van de Informer dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Informer. In de regels van de Informer dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een kassa-afsluiting voeren we een aantal controles op de Cashdesk kassa-afsluiting uit:
Aan het begin van de verwerking van een kassa-afsluiting voeren we een aantal controles op de Cashdesk kassa-afsluiting uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Cashdesk kassa-afsluiting gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de kassa-afsluiting een overeenkomstige BTW code in Informer bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de kassa-afsluiting niet eerder is doorgezet.
Controle achteraf
Nadat de kassa-afsluiting is doorgestuurd en een succesmelding van Informer is ontvangen wordt de kassa-afsluiting als afgehandeld aangemerkt. De Cashdesk kassa-afsluiting verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Informer een foutmelding terug bij het verwerken van de kassa-afsluiting dan verschijnt de kassa-afsluiting bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de kassa-afsluiting met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de kassa-afsluitingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Informer verderop in de handleiding.
Nadat de kassa-afsluiting is doorgestuurd en een succesmelding van Informer is ontvangen wordt de kassa-afsluiting als afgehandeld aangemerkt. De Cashdesk kassa-afsluiting verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Informer een foutmelding terug bij het verwerken van de kassa-afsluiting dan verschijnt de kassa-afsluiting bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de kassa-afsluiting met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de kassa-afsluitingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Informer verderop in de handleiding.
3.Nodig: Cashdesk
-
Vraag de koppeling aan bij Cashdesk
-
Zodra je bevestiging hebt gehad kan de koppeling gemaakt worden. Navigeer naar de winkelinstellingen
-
Selecteer “Wisteria integratie instellen” onder het kopje integraties van derden
-
Vul het ClientID en ClientsecretID in vanuit je Wisteria account
-
Selecteer of de data per aanbieder, per productgroep of een combinatie hiervan doorgestuurd wordt naar het boekhoudpakket.
-
Sla de instellingen op
4.Nodig: Informer API sleutel/code
Voor het koppelen met Informer zijn twee gegevens nodig:
1. De beveiligingscode. Dit is de beveiligingscode waarmee je inlogt bij Informer.
2. Een API sleutel. Deze maak je aan in je Informer backend.
Lees meer Nodig Informer ....
Lees minder Nodig Informer ....
Voor het aanmaken van de API sleutel log je in bij Informer. Vervolgens ga je naar Instellingen > Algemeen > API-sleutels. Je ziet nu een lijst met bestaande API sleutels. Deze lijst is leeg als er niet eerder een API sleutel is aangemaakt. Om een API sleutel aan te maken klik je op de blauwe knop Nieuw. Na het aanmaken van de API sleutel zie je hem in de lijst staan.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Cashdesk kassa. Cashdesk regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Informer. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Informer administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
1. Het leggen van de connectie met de Cashdesk kassa. Cashdesk regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Informer. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Informer administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de kassa nodig.
Authenticatie Cashdesk kassa
De authenticatie wordt door Cashdesk gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
De authenticatie wordt door Cashdesk gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Connectie Informer
Je legt de connectie met Informer via de beveiligingscode en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Informer. Je kunt de beveiligingscode en de API sleutel nu invullen in het popup window.
Factuurlayout, betaalconditie en valuta
Voor de Informer connectie dien je een factuurlayout, een betaalconditie voor nieuwe debiteuren op te geven en je dient aan te geven hoe de valuta in Cashdesk in Informer terecht moeten komen. Dit kan heel gemakkelijk via de blauwe Wijzig knoppen en de selectie-boxjes die dan tevoorschijn komen.
Voor de Informer connectie dien je een factuurlayout, een betaalconditie voor nieuwe debiteuren op te geven en je dient aan te geven hoe de valuta in Cashdesk in Informer terecht moeten komen. Dit kan heel gemakkelijk via de blauwe Wijzig knoppen en de selectie-boxjes die dan tevoorschijn komen.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Informer. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Cashdesk kassa opgehaald en in het overzicht getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Informer. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Cashdesk kassa opgehaald en in het overzicht getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen.
6.Day-to-day: Vanuit Cashdesk
De data wordt na het maken van een dagafsluiting ingeschoten in het boekhoudpakket.
Zie hier een filmpje hoe je een dagafsluiting kunt maken: https://www.youtube.com/watch?v=-BLU9EMSWE4&list=PL0szW03iXjICSBUA0fpaZTtyjBcldW5Np&index=1
7.Day-to-day: Naar Informer
Aanmaken transacties
De kassa-afsluitingen uit Cashdesk worden in Informer geïmporteerd als facturen.
De kassa-afsluitingen uit Cashdesk worden in Informer geïmporteerd als facturen.
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Informer debiteur gebruikt als debiteur van de Informer transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Informer. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Informer debiteur gebruikt als debiteur van de Informer transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Informer. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Automatisch versturen facturen
De koppeling maakt de factuur aan in Informer, maar zal de factuur niet automatisch versturen naar de debiteur. Het is wel mogelijk om een factuur-layout in te stellen. Dat kan via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, tab Configuratie.
De koppeling maakt de factuur aan in Informer, maar zal de factuur niet automatisch versturen naar de debiteur. Het is wel mogelijk om een factuur-layout in te stellen. Dat kan via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, tab Configuratie.
Uitwerking veldniveau Informer
Uitwerking op veld-niveau Informer factuur. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| relation_id | 5366049 | customer-id |
| contact_name | Sophie Fischer | voor- en achternaam klant |
| reference | 6224 | |
| invoice_date | 2022-12-06 | |
| payment_condition_id | 564437 | Betaalconditie - zoals ingesteld op het dashboard. |
| currency_id | 63152 | valuta |
| vat_option | incl | Bedragen zijn standaard incl BTW. |
| template_id | 442206 | Zoals ingesteld op het dashboard. |
| comment | Opmerking kassa-afsluiting | |
| footer | standaard leeg | |
| lines | ||
| quantity | 1 | Aantal |
| description | 18 maanden verlenging | omschrijving |
| amount | 200 | Eenheidprijs |
| discount | 0 | Korting is verwerkt in de eenheidsprijs. |
| vat_id | 698451 | BTW code, Zoals ingesteld op het dashboard. |
| ledger_id | 5621485 | Grootboekrekening, Zoals ingesteld op het dashboard. |
| product_id | 10023 | |
| costs_id | 0 | Kostenplaats- leeg. Er is een optie om een default kostenplaats in te stellen voor de koppeling. |
Uitwerking op veld-niveau Informer klant. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| relatienummer | ||
| relatietype | 1 | Als er een bedrijfsnaam wordt meegegeven dan staat de relatietype op 0. |
| Bedrijfsnaam | [company] | |
| Voornaam | [voornaam] | Als voornaam niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg. |
| Achternaam | [achternaam] | Als achternaam niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg. |
| Straat | [Adres1] [Adres2] | Als Adres niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg. |
| Huisnummer | [housenr] | Als huisnummer niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg. |
| Postcode | [zipcode] | |
| Stad | [city] | |
| Land | [isocountry] | |
| Telefoonnummer | [telnr] | |
| KVKnummer | [kvk] | Als KVK niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg. |
| BTWnummer | [BTWnr] | Als btwnummer niet wordt meegegeven, dan is deze standaard leeg. |
| Email factuur | [email] | |
| [email] |
Uitwerking op veld-niveau Informer verzamelfactuur voor afsluiting. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Debiteur | customer-id | default debiteur |
| Datum | Datum afsluiting | |
| vat_option | incl | bedragen zijn incl BTW |
| Betaalconditie | betaalconditie | zoals ingesteld op het dashboard |
| Valuta | valuta | |
| Factuurprofiel | zoals ingesteld op het dashboard | |
| Footer | leeg | |
| Referentie | Nummer afsluiting | |
| lines | ||
| Omschrijving | ||
| Aantal | ||
| Eenheidsprijs | ||
| Korting | 0 | |
| BTW code | H | zoals ingesteld op het dashboard |
| Grootboekrekening | 8000 | zoals ingesteld op het dashboard |
| Kostenplaats | leeg | optie om een default kostenplaats in te stellen voor de koppeling |
8.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Uitleg tabs dashboard
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke kassa-afsluitingen uit je Cashdesk kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Informer.Bij Dashboard >> Fouten zie je welke kassa-afsluitingen niet zijn doorgezet. Via de blauwe Verwerk knop kun je de kassa-afsluiting (opnieuw) aanbieden. Via de rode Meld probleem knop kun je een ticket bij ons aanmaken.
Bij Dashboard >> Open staan de kassa-afsluitingen die nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de kassa-afsluiting alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails en de koppeling stopzetten.
Wat als kassa-afsluitingen missen in Informer
Als kassa-afsluitingen ontbreken in Informer adviseren we je de volgende stappen te doorlopen:- Log in op het dashboard: https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De gebruikersnaam en het wachtwoord staan in de registratie email.
- Ga naar tab Fouten en kijk of de kassa-afsluiting daar staat. Het kan zijn dat je de zoekperiode moet aanpassen als de
kassa-afsluiting van een eerdere maand is. Als je de kassa-afsluiting in dit overzicht vindt:
- Bekijk de foutcode en controleer of je die zelf op kunt lossen.
- Zo ja los het probleem op en klik op de blauwe knop Verwerk om de kassa-afsluiting opnieuw aan te bieden.
- Zo nee gebruik de rode knop Meld probleem om een ticket bij ons aan te maken.
- Let op bij meerdere fouten hoe je maar 1 of 2 keer een ticket aan te maken. Wij zien vanzelf de andere problemen.
- Ga naar tab Rapportage en kijk of de kassa-afsluiting daar staat. Zo ja dan staat daar vaak een identifier van Informer bij (in het paarse deel van het overzicht) waarmee je de kassa-afsluiting kunt zoeken.
- Ga naar tab Open en kijk of de kassa-afsluiting daar staat.
- Mocht je er niet uitkomen, dan kun je altijd via de groene Vraag het ons knop een ticket bij ons aanmaken.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou kassa-afsluitingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/80/cashdesk.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/44/informer.html.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 kassa-afsluitingen in rekening.