1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Cashdesk en Factuursturen.

De koppeling zorgt dat een kassa-afsluiting uit de Cashdesk kassa automatisch wordt doorgezet naar een dagfactuur in Factuursturen. Omdat de kassa-afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Factuursturen, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.

  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Cashdesk en in de FAQ voor Factuursturen.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Voor het installeren van de koppeling neem je contact op met CashDesk.

Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je daarnaast contact op te nemen met CashDesk zodat zij de connectie ook vanuit hun kant uit kunnen zetten.

2.Hoe de koppeling werkt

In de kassa-afsluiting staat de omzet per BTW percentage en productcategorie en de betaalde bedragen per betaalmethode. Let op: De omzet zal wel doorgezet worden naar Factuursturen, de betaalde bedragen niet.
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar Factuursturen. In de regels van de Factuursturen dagfactuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief.
Verschillende vormen dagomzet

Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een kassa-afsluiting voeren we een aantal controles op de Cashdesk kassa-afsluiting uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Cashdesk kassa-afsluiting gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de kassa-afsluiting een overeenkomstige BTW code in Factuursturen bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de kassa-afsluiting niet eerder is doorgezet.

Controle achteraf
Nadat de kassa-afsluiting is doorgestuurd en een succesmelding van Factuursturen is ontvangen wordt de kassa-afsluiting als afgehandeld aangemerkt. De Cashdesk kassa-afsluiting verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Factuursturen een foutmelding terug bij het verwerken van de kassa-afsluiting dan verschijnt de kassa-afsluiting bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de kassa-afsluiting met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de kassa-afsluitingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Factuursturen verderop in de handleiding.

3.Nodig: Cashdesk

  1. Vraag de koppeling aan bij Cashdesk

  2. Zodra je bevestiging hebt gehad kan de koppeling gemaakt worden. Navigeer naar de winkelinstellingen

  3. Selecteer “Wisteria integratie instellen” onder het kopje integraties van derden

  4. Vul het ClientID en ClientsecretID in vanuit je Wisteria account

  5. Selecteer of de data per aanbieder, per productgroep of een combinatie hiervan doorgestuurd wordt naar het boekhoudpakket.

  6. Sla de instellingen op

4.Nodig: Factuursturen sleutel

Om contact te leggen met Factuursturen heb je een gebruikersnaam en API sleutel nodig. De gebruikersnaam is dezelfde waarmee je inlogt. De API key maak je aan binnen factuursturen.nl. Dat doe je door naar Instellingen > Verbindingen te gaan. Je ziet daar een knop waarmee je de API sleutel kunt aanmaken. Zorg dat de API sleutel op Actief staat en vul een omschrijving in zodat je later weet waar deze sleutel voor wordt gebruikt.

Lees meer Nodig Factuursturen.nl ....
Lees minder Nodig Factuursturen.nl ....
Aanmaken API-sleutel Factuursturen
 

Nadat je op de blauwe knop Toevoegen hebt geklikt verschijnt de nieuwe sleutel in de lijst Huidige API sleutels.

De API-sleutel Factuursturen is aangemaakt
 

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Cashdesk kassa. Cashdesk regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Factuursturen. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Factuursturen administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de kassa nodig.

Authenticatie Cashdesk kassa
De authenticatie wordt door Cashdesk gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.

Authenticatie Factuursturen
Je legt de connectie met Factuursturen via je gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Factuursturen. Je kunt de gebruikersnaam en API sleutel invullen in het popup window.

Dashboard Factuursturen connectie

Factuur-layout
Je kunt een factuur-layout kiezen voor de facturen in Factuursturen.
Factuurlayout instellen voor Factuursturen

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij Factuursturen worden de BTW percentages gebruikt zoals deze in de kassa-afsluitingen staan. Het is niet mogelijk om aparte BTW tarieven en grootboekrekeningen in te stellen.

6.Day-to-day: Vanuit Cashdesk

De data wordt na het maken van een dagafsluiting ingeschoten in het boekhoudpakket.

Zie hier een filmpje hoe je een dagafsluiting kunt maken: https://www.youtube.com/watch?v=-BLU9EMSWE4&list=PL0szW03iXjICSBUA0fpaZTtyjBcldW5Np&index=1

7.Day-to-day: Naar Factuursturen

Facturen
Facturen worden niet automatisch verstuurd door Factuursturen. Neem contact met ons op als je wel wil dat facturen automatisch verstuurd worden.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Factuursturen debiteur gebruikt als debiteur van de Factuursturen transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Factuursturen. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.


Producten
De koppeling maakt geen producten aan in Factuursturen.

Automatisch versturen facturen
De koppeling maakt de factuur aan in Factuursturen, maar zal de factuur niet automatisch versturen naar de debiteur. Het is wel mogelijk om een factuur-layout in te stellen. Dat kan via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, tab Configuratie.

Uitwerking veldniveau Factuursturen

Uitwerking op veld-niveau Factuursturen factuur. +-
Factuursturen factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
clientnr 647 Factuursturen klant-id
action send
sendmethod email mail- Handmatig (default), of aanvraag email - automatisch versturen factuur
profile 1
sent 2023-02-13
alreadypaid full
Paid price Bedrag verkoop
reference
line1 bestelnummer: 367439
line2 Betaalmethode: Kredietkaart indien naam van de betaalmethode aanwezig is
lines
Aantal 1
omschrijving Bed Boxspring
tax_rate 21.00 BTW percentage
price 249.00 Afhankelijk van het BTW type van de debiteur wordt de eenheidsprijs incl of excl BTW gebruikt.
Uitwerking op veld-niveau Factuursturen klant. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Contact [voornaam][achternaam]
showcontact true
company [company]
address [address1] [address2] [huisnummer]
postcode [zipcode]
stad [city]
land [country] Als het stringlengte van [country] gelijk aan 2 of 3 is, dan land = [countryname].
Als land niet is meegegeven, dan wordt er standaard Nederland meegegven.
telefoonnummer [telnr]
mobiel [mobiel]
email [email]
bankcode standaard leeg.
btwnummer [btwnummer]
tax_shifted false
sendmethod [mail] Als sendinvoice gelijk is aan debtorsend, dan is het sendmethod=[email].
Anders altijd [mail].
paymentmethod 'bank'
mailintro Geachte [voornaam][achternaam]
reference Bedankt voor uw bestelling
notes_on_invoice false
tax_type [extax] Als er priceincltax wordt meegegeven dan tax_type = [intax], anders is het altijd [extax].
Uitwerking op veld-niveau Factuursturen Factuur afsluiting. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Debiteur Factuursturen - default debiteur
Action send
verzendmethode mail - handmatig
Factuurlayout
Datum verzonden besteldatum
Betaald bedrag bedrag factuur, als de bon status betaald heeft.
Referentie-regels
Regel 1 Afsluiting naam
Factuurregels
  • Aantal
  • Eenheidsprijs excl BTW
  • Omschrijving
  • BTW percentage

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Uitleg tabs dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke kassa-afsluitingen uit je Cashdesk kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Factuursturen.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke kassa-afsluitingen niet zijn doorgezet. Via de blauwe Verwerk knop kun je de kassa-afsluiting (opnieuw) aanbieden. Via de rode Meld probleem knop kun je een ticket bij ons aanmaken.

Bij Dashboard >> Open staan de kassa-afsluitingen die nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de kassa-afsluiting alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails en de koppeling stopzetten.

Wat als kassa-afsluitingen missen in Factuursturen

Als kassa-afsluitingen ontbreken in Factuursturen adviseren we je de volgende stappen te doorlopen:
  1. Log in op het dashboard: https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De gebruikersnaam en het wachtwoord staan in de registratie email.
  2. Ga naar tab Fouten en kijk of de kassa-afsluiting daar staat. Het kan zijn dat je de zoekperiode moet aanpassen als de kassa-afsluiting van een eerdere maand is. Als je de kassa-afsluiting in dit overzicht vindt:
    1. Bekijk de foutcode en controleer of je die zelf op kunt lossen.
    2. Zo ja los het probleem op en klik op de blauwe knop Verwerk om de kassa-afsluiting opnieuw aan te bieden.
    3. Zo nee gebruik de rode knop Meld probleem om een ticket bij ons aan te maken.
    4. Let op bij meerdere fouten hoe je maar 1 of 2 keer een ticket aan te maken. Wij zien vanzelf de andere problemen.
  3. Ga naar tab Rapportage en kijk of de kassa-afsluiting daar staat. Zo ja dan staat daar vaak een identifier van Factuursturen bij (in het paarse deel van het overzicht) waarmee je de kassa-afsluiting kunt zoeken.
  4. Ga naar tab Open en kijk of de kassa-afsluiting daar staat.
  5. Mocht je er niet uitkomen, dan kun je altijd via de groene Vraag het ons knop een ticket bij ons aanmaken.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou kassa-afsluitingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/80/cashdesk.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/20/factuursturen.html.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 kassa-afsluitingen in rekening.