1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Booq en Silvasoft.

De koppeling zorgt dat bonnen in de Booq kassa worden doorgezet naar facturen of bestellingen in Silvasoft. De bonnen worden per stuk doorgezet. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling kun je aanvragen bij Booq, via verkoop@eijsink.nl of telefonisch 0880-556677. Zij melden jullie aan en doen de configuratie. Wil je de koppeling stopzetten dan neem je ook contact op met Booq.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Booq en in de FAQ voor Silvasoft.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bon uit de Booq wordt naar Silvasoft doorgezet als factuur of bestelling. De gewenste optie kun je instellen via tab Configuratie van het dashboard. Nieuwe bonnen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de Booq bon uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Booq bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Silvasoft bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Het doorzetten
Bij een succesvolle controle wordt de bon doorgezet naar Silvasoft. Dit gebeurt in drie stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in Silvasoft aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Er wordt gecontroleerd of de producten uit de Booq bestelling al in Silvasoft aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden toegevoegd aan Silvasoft.
  3. De Silvasoft factuur of bestelling wordt aangemaakt en doorgezet.

De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Silvasoft verderop in de handleiding.

3.Nodig: Silvasoft sleutel

Om de koppeling met je Silvasoft account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Silvasoft account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

Silvasoft heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze vind je hier: https://www.silvasoft.nl/artikel/hoe-api-activeren-silvasoft-gebruiker/. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.

4.Installatie

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Booq kassa. Hiermee authenticeer je de koppeling om bonnen uit de kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Silvasoft. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Silvasoft administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Booq kassa en de BTW in Silvasoft

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie Silvasoft:
Je legt de connectie met Silvasoft via de gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Silvasoft. Je kunt de gebruikersnaam en de API sleutel nu invullen in het popup window.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. De instellingen gaan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

et is mogelijk om per betaalmethode een aparte Silvasoft debiteur in te stellen. Dit kan heel eenvoudig via de dropdown-boxjes.

Betaalmethoden inrichten
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden uit de kassa en de tussenrekeningen van het boekhoudsysteem.

5.Day-to-day: Vanuit Booq

Doorzetschema Ieder uur worden de bonnen opgehaald uit de kassa en doorgezet naar Silvasoft.

Debiteuren Als Booq bonnen over een extern debiteur-id beschikt dan haalt de koppeling de debiteur op uit de kassa. Vervolgens controleert de koppeling of de debiteur al aanwezig is in Silvasoft. Als de debiteur niet aanwezig is dan voegt de koppeling de debiteur toe aan Silvasoft. Is er wel een naam voor de debiteur aanwezig in de Booq maar geen extern debiteur-id dan ontstaat er een foutsituatie en kan de bon niet doorgezet worden.

Matching vindt plaats op emailadres. Is er geen emailadres aanwezig dan wordt de debiteur altijd toegevoegd. Het is helaas niet mogelijk om via andere velden te verifieren of de debiteur in Silvasoft aanwezig is. Bonnen zonder debiteur kunnen op een default-debiteur in Silvasoft geboekt worden. Neem hiervoor contact met ons op.

Bij de optie hybride dient bij het doorzetten naar individuele facturen altijd debiteur-informatie beschikbaar te zijn in Booq.

6.Day-to-day: Naar Silvasoft

6.1 De transacties

Facturen

  • InvoiceDate: bondatum
  • InvoiceReference: bonnummer
  • Debiteur: default debiteur id
  • AddAsDraft: false - dit kan niet aangepast worden
  • Regels:
    • Productnummer
    • Omschrijving
    • Regelprijs incl BTW
    • Aantal
    • Eenheidsprijs excl BTW
    • BTW percentage

Bestellingen

  • OrderDate: bondatum
  • OrderReference: bonnummer
  • Debiteur: default debiteur id
  • Regels:
    • Productnummer
    • Omschrijving
    • Regelprijs incl BTW
    • Aantal
    • Eenheidsprijs excl BTW
    • BTW percentage

6.2 Debiteuren

Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze debiteur gebruikt als debiteur voor de Silvasoft transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Silvasoft. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

6.3 De producten

Producten die nog niet in Silvasoft staan worden aan Silvasoft toegevoegd. Zij worden toegevoegd met een prijs excl BTW en het BTW percentage zoals in de bestelling staat aangegeven. Nieuwe producten worden in de categorie Webshop gezet in Silvasoft.

Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Silvasoft. Producten in Silvasoft worden nooit gewijzigd.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Booq kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Silvasoft. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/49/booq.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/39/silvasoft.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar verkoop@eijsink.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.