1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Booq en Minox.

De koppeling zorgt dat bonnen in de Booq kassa dagelijks worden doorgezet naar een memoboeking in Minox. Indien gewenst kunnen bonnen ook individueel worden doorgezet naar een Minox verkoopboekingen. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling kun je aanvragen bij Booq, via verkoop@eijsink.nl of telefonisch 0880-556677. Zij melden jullie aan en doen de configuratie. Wil je de koppeling stopzetten dan neem je ook contact op met Booq.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: voor Booq en voor Minox.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn twee manieren om de bonnen uit de Booq kassa door te zetten naar Minox:
- Dagomzet: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één memoboeking in Minox geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte verkoopboeking in Minox geplaatst.

Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Minox. In de regels van de Minox memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie


Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als verkoopboekingen naar Minox. In de sectie Day-to-day: Naar Minox staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle:
Individuele bonnen en dagomzetten die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op het dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de individuele bonnen en dagomzetten die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon of dagomzet nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Installatie

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Booq kassa. Hiermee authenticeer je de koppeling om bonnen uit de kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Minox. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Minox administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Booq kassa en de BTW in Minox

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie Minox:
De authenticatie met Minox loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Minox voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Minox account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Minox gelegd.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. De instellingen gaan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

Betaalmethoden inrichten
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden uit de kassa en de tussenrekeningen van het boekhoudsysteem.

Inrichten productcategorieen
Indien er gekozen is voor het boeken aan de hand van productcategorieen in de kassa kunnen hier de omzetrekeningen ingericht worden. Dit gaat wederom via select-boxjes.

4.Day-to-day: Vanuit Booq

Doorzetschema Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een memoboeking aangemaakt in Minox. In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet.

Debiteuren Als Booq bonnen over een extern debiteur-id beschikt dan haalt de koppeling de debiteur op uit de kassa. De debiteurgegevens worden meegegeven bij het aanmaken van de Minox verkoopboeking. Is er geen debiteur meegegeven in de bon, de zgn anonieme kassa-verkopen, dan worden de Minox verkoopboekingen op een default debiteur geboekt.

Voor dagomzet wordt een memoboeking gemaakt en hiervoor is geen debiteur-informatie nodig.

5.Day-to-day: Naar Minox

5.1 De transacties

Deze gegevens worden doorgezet naar Minox:
Memoboeking

  • Detailregels:
    • Dagboek
    • Grootboekrekening
    • Factuurnummer: huidige datum
    • Omschrijving: omschrijving bonregel
    • BTW code
    • Datum: Datum dagomzet
    • Credit / Debet: Bedrag bon incl BTW
  • BTW regels:
    • Dagboek
    • BTW rekening
    • Factuurnummer: huidige datum
    • Omschrijving: BTW bedrag over: bedrag bonregel excl BTW
    • Datum
    • Credit: BTW bedrag
Financiele boeking

  • Totaalregel:
    • Datum: bondatum
    • Omschrijving: bonnummer
    • Dagboek
    • Debiteur: customernr uit Minox
    • Factuurnummer: bonnummer
    • Debit: Bedrag bon incl BTW
  • Detailregels:
    • Dagboek
    • Grootboekrekening
    • Factuurnummer: bonnummer
    • Omschrijving: omschrijving bonregel
    • Datum
    • BTW code
    • Credit: Bedrag bonregel incl BTW
  • BTW regels:
    • Dagboek
    • BTW rekening
    • Factuurnummer: bonnummer
    • Omschrijving: BTW bedrag over: bedrag bonlregel excl BTW
    • Datum
    • Credit: BTW bedrag

5.2 Debiteuren

Bij het doorzetten van de bon worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer toegevoegd aan de Minox factuur. Indien je de bestellingen liever onder een default-debiteur boekt dan kun je ons het emailadres van deze debiteur sturen. Wij gaan dit dan regelen.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Booq kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Minox. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/49/booq.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/28/minox.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar verkoop@eijsink.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.