1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Twelve en Yuki.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Yuki, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Twelve en in de FAQ voor Yuki.
2.Hoe de koppeling werkt
- Dag-memoboeking: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één Dag-memoboeking in Yuki geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur in Yuki geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Optie 1: Aanmaken memoboeking
Bij het aanmaken van de memoboeking worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Yuki. In de regels van de Yuki memoboeking staat de omzet per BTW code of productcategorie.
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen naar Yuki.
Default is het doorzetten van dagomzet naar een memoboeking. Individueel kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Yuki staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Yuki.
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Twelve bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Twelve bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Yuki bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Yuki. In de regels van de Yuki memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie.
Bij een succesvolle controle wordt de bestelling doorgezet naar Yuki. De debiteurgegevens worden in de Yuki factuur gezet. Yuki verwerkt zelf de debiteurgegevens.
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
3.Nodig: Twelve codes
De koppeling kun je aanvragen bij Twelve. Zij initieren de koppeling.
4.Nodig: Yuki codes
Op de website van Yuki staat uitgelegd hoe je voor jouw Yuki administratie-code een toegangscode voor de koppeling aanmaakt als gebruiker met een directe rol. De toegangscode is de in Yuki gegenereerde 'webservices API-key’.
5.Installatie
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Twelve kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen. Twelve zal deze stap voor jullie uitvoeren.
2. Het leggen van de connectie met Yuki. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Yuki administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Twelve kassa en de BTW in Yuki
Connectie Yuki
Je legt de connectie met Yuki via de administratie-id en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Yuki. Je kunt de administratie-id en API sleutel nu invullen in het popup window.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Yuki. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit Yuki.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
6.Day-to-day: Vanuit Twelve
In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Dag-memoboeking aangemaakt in Yuki.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet.
Bonnen worden vooraf gecontroleerd en alleen doorgezet als de [amountSale] plus the [amountNoSale] max 3 cent verschilt met de som van de bedragen incl BTW op de bonregels. Indien deze bedragen niet overeenkomen krijgt de bon de status open.
Bij de Twelve bonnen wordt geen debiteur-informatie bijgehouden. Daarom zal er op een default debiteur in Yuki geboekt worden en zullen geen debiteuren worden aangemaakt.
Uitwerking veldniveau bonnen
Velden normale of omzet bon Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bonnen. |
|
Naam veld | Waarden uit Twelve bon |
Twelve ken het concept Bon Betaald. Bonnen van type Bon Betaald worden anders verwerkt. Zie hieronder. Daarnaast wordt het totaal van de bon bepaald op basis van de bedragen in de bonregels. Daarom worden eerst de bonregels en de betalingen voor de bon opgehaald en verwerkt en pas daarna wordt de bon als geheel samengesteld. | |
Bon-id | [id] |
Bonnummer | [id] |
Datum | [date] |
Bedragen incl en excl en BTW bedrag | Sommatie over de regels |
Status | De status wordt als volgt bepaald:
|
Binnen Twelve zijn er meerdere type bonregels, nl regels in [productLines], [supplementLines], [depositLinesCharged] (statiegeld) en [depositLinesIntake] (statiegeld-terug) |
Naam veld | Waarden uit de Twelve bonregel |
Regel-id | [productId] |
Naam | Als er een product in Twelve is voor [productId] dan veld [nameOnTerminal] van dat product in Twelve. Anders Naam onbekend. |
Categorie | Indien in de bonregel aanwezig en gevuld [accountingGroupId]. Anders [accountingGroupId] van het Twelve product. |
Aantal | [count] |
BTW percentage | [vatPercent], deze waarde is < 1 |
Soort inkomsten | [turnover] |
Eenheidsprijs incl BTW zonder korting | [price] |
Eenheidsprijs excl BTW zonder korting | [price] / (1 + BTW percentage) |
Regelprijs incl en excl BTW zonder korting | eenheidsprijs * [count] |
Bedragen met korting | De bedragen zonder korting worden vermenigvuldigd met een kortingsfactor. De kortingsfactor is gelijk aan 1, dwz dat op dit moment de bedragen met en zonder korting in de regel gelijk zijn aan elkaar. |
BTW codes en rekeningen Yuki | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Naam veld | Waarden uit de Twelve supplement-toevoegen van de bonregel |
Een supplement-regel is een toevoeging aan de bonregel | |
Regel-id | [productId] |
Naam | [nameOnTerminal] van het product in Twelve # [nameOnTerminal] van het supplement in Twelve |
Aantal | [count] |
BTW percentage | [vatPercent], deze waarde is < 1 |
Soort inkomsten | [turnover] |
Eenheidsprijs incl BTW zonder korting | [price] |
Eenheidsprijs excl BTW zonder korting | [price] / (1 + BTW percentage) |
Regelprijs incl en excl BTW zonder korting | eenheidsprijs * [count] |
Bedragen met korting | De bedragen zonder korting worden vermenigvuldigd met een kortingsfactor. De kortingsfactor is gelijk aan 1, dwz dat op dit moment de bedragen met en zonder korting in de regel gelijk zijn aan elkaar. |
BTW codes en rekeningen Yuki | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Naam veld | Waarden uit de Twelve statiegeld van de bon |
De statiegeld-regels staan apart in de bon | |
Regel-id | [depositId] |
Naam | Statiegeld betaald |
Aantal | 1 |
BTW percentage | 0 |
Soort inkomsten | [turnover] |
Bedragen incl en excl BTW | [price] |
BTW codes en rekeningen Yuki | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Naam veld | Waarden uit de Twelve statiegeld van de bon |
De statiegeld-regels staan apart in de bon | |
Regel-id | [depositId] |
Naam | Statiegeld terug |
Aantal | 1 |
BTW percentage | 0 |
Soort inkomsten | [turnover] |
Bedragen incl en excl BTW | (-1) * [price] |
BTW codes en rekeningen Yuki | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Naam veld | Waarden uit de Twelve bon-betaald regel |
Regel-id | [id] uit de bon-betaald |
Naam | Betaling bon [id] |
Aantal | 1 |
BTW percentage | 0 |
Soort inkomsten | [payment] |
Bedragen incl en excl BTW | [summary][amountSale] + [summary][amountNoSale] |
BTW codes en rekeningen Yuki | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
7.Day-to-day: Naar Yuki
Een bon uit de Twelve webwinkel wordt naar Yuki doorgezet als een Yuki factuur. De optie conceptfactuur is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie verwerkte-factuur kun je bij ons aanvragen. Voor beide opties heb je de betaalde sales-module in Yuki nodig.
De synchronisatie van gegevens tussen Twelve en Yuki is als volgt:
Bij het doorzetten van klantinformatie worden de gegevens meegegeven in de salestransactie en Yuki gaat het verder verwerken. Het factuuradres wordt meegegeven, ook als het verzendadres afwijkend is.
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
SalesInvoice | ||
Reference | 9483 |
Twelve bonnen:
|
Subject | Bon 9483 |
|
PaymentMethod | Online | De betaalmethode, zoals ingesteld bij, tab Configuratie. |
Process | true | kan False of True zijn. |
EmailToCustomer | false | False, op aanvraag kan dit op true gezet worden. Maar alleen als er met status Verwerkt wordt doorgezet, dan wordt de factuur automatisch vanuit Yuki naar de klant gestuurd. |
Layout | Naam van de factuurlayout in Yuki. Wilt u dat de koppeling een bepaalde Factuurlayout uit Yuki gebruikt, geef ons dan de naam daarvan door, dan stellen wij het in. | |
Date | 2023-03-01 | |
PriceList | Standaard leeg, niet aanpasbaar. | |
Currency | EUR | Deze optie staat standaard uit. Je kunt contact met ons opnemen als je hier van gebruik wilt maken. |
Remarks | [notes] | |
Contact | ||
FullName | Sophie Fischer | voornaam achternaam |
FirstName | Sophie | voornaam |
LastName | Fischer | achternaam |
Gender | Unknown | |
CountryCode | NL | landcode |
City | Amsterdam | stad |
Zipcode | 1000AA | postcode |
AddressLine_1 | Stationstraat 12 | adres |
AddressLine_2 | Huis | |
Website | Standaard leeg, niet aanpasbaar. | |
CoCNumber | KVKNummer | |
VATNumber | BTWNummer | |
ContactType | Person | |
ContactPerson | ||
FirstName | Sophie | voornaam |
LastName | Fischer | achternaam |
Gender | Unknown | |
EmailAddress | sophie@webwinkelfacturen.nl |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
InvoiceLines | ||
InvoiceLine | ||
ProductQuantity | 1 | Aantal |
Product | ||
Description | Badslippers Maat 39 | ProductNaam |
Reference | SKU indien aanwezig | |
Category | ||
SalesPrice | 29.56 | Regelbedrag incl BTW |
VATPercentage | 21 | BTW percentage |
VATIncluded | true | |
VATType | 1 | Op basis van de instellingen in het dashboard. Qua BTW codes wordt een vaste lijst gebruikt. |
GLAccountCode | 700800 | Grootboekrekening - deze is niet uit te schakelen. |
Remarks |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Onderwerp | Dagomzet datum | |
JournalType | GeneralJournal | |
Factuurnummer | Bestelnummer | Op aanvraag het factuurnummer. |
ProjectCode | Op verzoek in te stellen naar een default costcenter. | |
lines | ||
Description | Omschrijving |
Omschrijving:
|
Bedrag | Bedrag excl BTW | |
Tussen- of grootboekrekening | Zoals ingesteld via tab Configuratie van het dashboard. | |
DossierCode | Op verzoek in te stellen naar een default costcenter. | |
Taxline | ||
Description | BTW percentage over bedrag excl BTW. | Omschrijving |
EntryDate | Datum van de dagomzet. | |
Amount | BTW bedrag | |
GLAccount | De BTW rekening. | |
Bij het berekenen van het BTW bedrag wordt gesommeerd over alle regels van alle bonnen en deze wordt gegroepeerd per BTW percentage. |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....