1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Twelve en Twinfield. De koppeling zorgt dat er van bonnen in Twelve automatisch een verkooptransactie of factuur wordt aangemaakt in Twinfield. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling zet de omzet van de kassa door naar een verkooptransactie of factuur in Twinfield. Een dag loopt van 05:00 - 04:59. Er kan ook gekozen worden om de individuele bonnen door te zetten.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/48/twelve.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/41/twinfield.html.

2.Features

Er zijn twee manieren om de bonnen uit je Twelve winkel naar Twinfield:
1. Via dagomzet naar 1 transactie in Twinfield
2. Via individueel met voor iedere bon een aparte transactie in Twinfield
Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel kunnen je apart aanvragen.

Optie 1: Doorzetten van de dagomzet

Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen die de voorgaande dag zijn afgerond verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar een kasboeking in Twinfield. In de regels van de boeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet, waarbij je kunt kiezen uit:
2a. De omzet getotaliseerd per product-categorie
2b. De omzet getotaliseerd per BTW tarief.
In het eerste geval boek je de omzet op de grootboekrekening van de product-categorie. In het tweede geval boek je de omzet op de grootboekrekening behorend bij het BTW tarief (omzet).

Tijdens de installatie kun je aangeven of je de omzet per betaalmethode of per productcategorie wilt tonen. Ook kun je tijdens de installatie grootboekrekeningen instellen. Je kunt
- kruisposten instellen voor de inkomsten per betaalmethode (dus de bedragen aan de debit-zijde)
- en grootboekrekeningen voor de omzet (dus de bedragen aan de credit-zijde), per productcategorie of BTWcode.

Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen

Deze optie gebuik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als memoboeking.

3.Installatie

De koppeling tussen Twelve en Twinfield vraag je aan via Twelve. Zij initieren en factureren de koppeling en daarna ontvang je een bevestiging met daarin de login-codes voor je dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl.

Via de Configuratie-tab van het dashboard doe je het volgende:
1. Je accepteert de Algemene Voorwaarden en de AVG.
2. Je legt een connectie met Twinfield. De koppeling heeft toestemming nodig om financiele gegevens naar Twinfield te schrijven en om gegevens uit Twinfield te lezen.
3. Twelve legt de connectie met Twelve. Hiermee heeft de koppeling toestemming om verkopen uit de kassa te lezen.

De eerste keer dat je dit scherm ziet verschijnt er een pop-up window met het verzoek de algemene voorwaarden en de AVG te accepteren. Als je beide checkboxes hebt aangevinkt verdwijnt de popup en kun je verder met de configuratie.

Als het goed is zie je nu een groen bolletje voor de connectie naar Twelve en de een rood bolletje voor de connectie met Twinfield.

Je klikt op de rode Connect knop voor Twinfield. Je legt de connectie met Twinfield via OAuth. Als je op de knop Connect klikt krijg je een login scherm te zien waarmee je kunt inloggen op Twinfield. Vervolgens krijg je de vraag of je de koppeling toegang wilt geven tot je Twinfield account. Als je dit bevestigt wordt de connectie gelegd.

Nu beide bolletjes groen zijn kun je de BTW tarieven en grootboekrekeningen configureren.

Nadat de BTW rekeningen en grootboekrekeningen zijn ingericht kun je de tussenrekeningen / kruisposten voor de betaalmethoden inrichten. Wil je de omzet per categorie boeken dan kun je daarna per categorie de juiste grootboekrekening instellen.

4.Day-to-day: Vanuit Twelve

Deze koppeling zet de betaalde bonnen vanuit de Twelve kassa door naar het boekhoudsysteem. Iedere dag worden na middernacht de bonnen opgehaald in het geval van dagomzet.

Iedere bon die individueel moeten worden doorgezet wordt op een default debiteur in Twinfield geboekt. Deze default debiteur is in te richten op het configuratiescherm van het dashboard.

Een bon is betaald als de bedragen Verkoop en Geen verkoop opgeteld gelijk zijn aan de bonwaarde.

5.Day-to-day: Naar Twinfield

De facturen uit de webwinkel worden in Twinfield geïmporteerd als conceptboekingen of facturen. In de omschrijving staat het bestelnummer of het factuurnummer.

De totaalbedragen incl BTW worden doorgegeven. De BTW bedragen worden ook doorgegeven zoals ze in de bestelling vermeld staan. Mocht er een verschil zijn tussen het opgetelde bedrag en het totaalbedrag (centen-verschil) dan wordt dit centenverschil verrekend met het BTW bedrag van het eerste product.

Indien ingesteld worden bestellingen afhankelijk van de betaalmethode geboekt onder zgn. dummyklanten. Je kunt dus een dummyklant Mollie aanmaken en alle bestellingen omzetten naar transacties voor deze debiteur. Dit geldt NIET voor zgn ICP bestellingen. Bij ICP bestellingen moet een uitvoeringsland en geldig BTW nummer worden doorgegeven, en de bestelling kan daarom niet op de dummy-debiteur geboekt worden.

De facturen kun je terugvinden via het menu Facturen. De conceptboekingen kun je terugvinden in je administratie.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke informatie uit je kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon of dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Daarnaast hebben we een FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Vragen en opmerkingen kun je naar Twelve sturen naar help@twelve.eu. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wij voeren migraties uit voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via help@twelve.eu. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (bij individueel doorzeten), of bij dagomzet per 3 maanden, in rekening.