1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Twelve en Twinfield.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Twinfield, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Twelve en in de FAQ voor Twinfield.
2.Hoe de koppeling werkt
- Memoboeking: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één Memoboeking in Twinfield geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte conceptboeking of factuur in Twinfield geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Optie 1: Aanmaken memoboeking
Bij het aanmaken van de memoboeking worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Twinfield. In de regels van de Twinfield memoboeking staat de omzet per BTW code of productcategorie.
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als conceptboekingen of facturen naar Twinfield.
Default is het doorzetten van dagomzet naar een memoboeking. Individueel kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Twinfield staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Twinfield.
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Twelve bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Twelve bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Twinfield bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Twinfield. In de regels van de Twinfield memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Het doorzetten van een Twelve bon naar Twinfield gebeurt in twee stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Twinfield aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- De Twinfield transactie (conceptboeking, factuur) wordt aangemaakt en doorgezet.
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
3.Nodig: Twelve codes
De koppeling kun je aanvragen bij Twelve. Zij initieren de koppeling.
4.Voorbereiding Twinfield
Om te koppelen met Twinfield is een eigen gebruikersnaam / wachtwoord om in te loggen verplicht. De koppeling dient met deze gebruikersnaam / wachtwoord gelegd te worden.
Bij het gebruik van een accountancy gebruikersnaam / wachtwoord krijgt de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountant vallen. Dat is zeer onwenselijk. Het gevolg kan zijn dat de koppeling in de verkeerde administratie boekt. Daarnaast heeft de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountancy licentie vallen. Dit is onwenselijk vanuit een security oogpunt en is in tegenspraak met de AVG regelgeving.
Voor meer informatie: FAQ: Kan ik als boekhouder via mijn accountancy licentie een administratie koppelen?
5.Installatie
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Twelve kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen. Twelve zal deze stap voor jullie uitvoeren.
2. Het leggen van de connectie met Twinfield. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Twinfield administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Twelve kassa en de BTW in Twinfield
Connectie Twinfield
De connectie met Twinfield loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Twinfield voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Twinfield account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Twinfield gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je een andere wilt gebruiken - dan kan dat door op de Connect knop te klikken.
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Twinfield eerst de administratiecode van je Twinfield administratie instelt. Je kunt ook de debiteuren dimensie wijzigen. Standaard in Twinfield is een debiteuren dimensie 1300.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Twinfield. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit Twinfield.
De tussenrekeningen die getoond worden zijn Balansrekeningen.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
6.Day-to-day: Vanuit Twelve
In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Memoboeking aangemaakt in Twinfield.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet.
Bonnen worden vooraf gecontroleerd en alleen doorgezet als de [amountSale] plus the [amountNoSale] max 3 cent verschilt met de som van de bedragen incl BTW op de bonregels. Indien deze bedragen niet overeenkomen krijgt de bon de status open.
Bij de Twelve bonnen wordt geen debiteur-informatie bijgehouden. Daarom zal er op een default debiteur in Twinfield geboekt worden en zullen geen debiteuren worden aangemaakt.
Uitwerking veldniveau bonnen
Velden normale of omzet bon Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bonnen. |
|
Naam veld | Waarden uit Twelve bon |
Twelve ken het concept Bon Betaald. Bonnen van type Bon Betaald worden anders verwerkt. Zie hieronder. Daarnaast wordt het totaal van de bon bepaald op basis van de bedragen in de bonregels. Daarom worden eerst de bonregels en de betalingen voor de bon opgehaald en verwerkt en pas daarna wordt de bon als geheel samengesteld. | |
Bon-id | [id] |
Bonnummer | [id] |
Datum | [date] |
Bedragen incl en excl en BTW bedrag | Sommatie over de regels |
Status | De status wordt als volgt bepaald:
|
Binnen Twelve zijn er meerdere type bonregels, nl regels in [productLines], [supplementLines], [depositLinesCharged] (statiegeld) en [depositLinesIntake] (statiegeld-terug) |
Naam veld | Waarden uit de Twelve bonregel |
Regel-id | [productId] |
Naam | Als er een product in Twelve is voor [productId] dan veld [nameOnTerminal] van dat product in Twelve. Anders Naam onbekend. |
Categorie | Indien in de bonregel aanwezig en gevuld [accountingGroupId]. Anders [accountingGroupId] van het Twelve product. |
Aantal | [count] |
BTW percentage | [vatPercent], deze waarde is < 1 |
Soort inkomsten | [turnover] |
Eenheidsprijs incl BTW zonder korting | [price] |
Eenheidsprijs excl BTW zonder korting | [price] / (1 + BTW percentage) |
Regelprijs incl en excl BTW zonder korting | eenheidsprijs * [count] |
Bedragen met korting | De bedragen zonder korting worden vermenigvuldigd met een kortingsfactor. De kortingsfactor is gelijk aan 1, dwz dat op dit moment de bedragen met en zonder korting in de regel gelijk zijn aan elkaar. |
BTW codes en rekeningen Twinfield | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Naam veld | Waarden uit de Twelve supplement-toevoegen van de bonregel |
Een supplement-regel is een toevoeging aan de bonregel | |
Regel-id | [productId] |
Naam | [nameOnTerminal] van het product in Twelve # [nameOnTerminal] van het supplement in Twelve |
Aantal | [count] |
BTW percentage | [vatPercent], deze waarde is < 1 |
Soort inkomsten | [turnover] |
Eenheidsprijs incl BTW zonder korting | [price] |
Eenheidsprijs excl BTW zonder korting | [price] / (1 + BTW percentage) |
Regelprijs incl en excl BTW zonder korting | eenheidsprijs * [count] |
Bedragen met korting | De bedragen zonder korting worden vermenigvuldigd met een kortingsfactor. De kortingsfactor is gelijk aan 1, dwz dat op dit moment de bedragen met en zonder korting in de regel gelijk zijn aan elkaar. |
BTW codes en rekeningen Twinfield | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Naam veld | Waarden uit de Twelve statiegeld van de bon |
De statiegeld-regels staan apart in de bon | |
Regel-id | [depositId] |
Naam | Statiegeld betaald |
Aantal | 1 |
BTW percentage | 0 |
Soort inkomsten | [turnover] |
Bedragen incl en excl BTW | [price] |
BTW codes en rekeningen Twinfield | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Naam veld | Waarden uit de Twelve statiegeld van de bon |
De statiegeld-regels staan apart in de bon | |
Regel-id | [depositId] |
Naam | Statiegeld terug |
Aantal | 1 |
BTW percentage | 0 |
Soort inkomsten | [turnover] |
Bedragen incl en excl BTW | (-1) * [price] |
BTW codes en rekeningen Twinfield | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
Naam veld | Waarden uit de Twelve bon-betaald regel |
Regel-id | [id] uit de bon-betaald |
Naam | Betaling bon [id] |
Aantal | 1 |
BTW percentage | 0 |
Soort inkomsten | [payment] |
Bedragen incl en excl BTW | [summary][amountSale] + [summary][amountNoSale] |
BTW codes en rekeningen Twinfield | Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard |
7.Day-to-day: Naar Twinfield
Voor bonnen in Twelve kunnen in Twinfield conceptboekingen of facturen worden aangemaakt. De optie conceptboeking is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie facturen kun je bij ons aanvragen. Voor de optie facturen heb je de betaalde factuur-module nodig, zie ook de FAQ.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Twinfield debiteur gebruikt als debiteur van de Twinfield transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Twinfield. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Naam | Voorbeeld | Opmerking | |
@attributes | |||
destiny | temporary | ||
raisewarning | true | ||
header | |||
code | VRK | ||
office | 300333 | ||
invoicenumber | 5869 | bonnummer | |
date | 20230203 | ||
Currency | EUR | Standaard, op aanvraag variabel. | |
Totalline | |||
type | total | ||
id | 4 | debiteur-id | |
dim1 | 1600 | Debiteurendimensie | |
dim2 | 4539 | Debiteurendimensie | |
debitcredit | debit | ||
value | 82.20 | Totaalprijs Incl. BTW | |
basevalue | 82.20 | Totaalprijs Incl. BTW | |
description | 4121 | Omschrijving: bonnummer | |
Detaillines | |||
@attributes | |||
type | detail | ||
id | 5 | ||
dim1 | 2000 | Debiteurendimensie | |
debitcredit | credit | ||
basevalue | 33.47 | Regelprijs Excl. BTW | |
value | 33.47 | Regelprijs Excl. BTW | |
description | 24 st Prof. tekenpapier. | Productomschrijving, lengte max 35. | |
vatvalue | 7.03 | BTW bedrag | |
vatcode | VH | BTW code | |
Kostenplaats | 1 default kostenplaats per koppeling. | ||
ICP | Indien het een ICP boeking is: | ||
Performancetype | goods | ||
Performancecountry | [isocountry] | Land van levering | |
Performancevatnumber | [vatnr] | BTW nummer | |
In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
header | ||
office | KJ903932 | |
invoicetype | FACTUUR | Dit is niet aan te passen. |
invoicedate | 20230308 | |
headertext | Bon 3234002342 | Bon bonnummer |
customer | 9023 | Klantcode |
currency | EUR | Standaard, op aanvraag variabel. |
status | concept | |
Betaalmethode | Bank | |
Detailline | ||
@attributes | ||
id | 4 | |
article | 0 | |
description | 70 x 70 schildersdoek | Omschrijving |
quantity | 9 | aantal |
units | 1 | |
unitspriceexcl | 21.50 | eenheidsprijs excl. BTW |
dim1 | 3456 | Grootboekrekening |
vatcode | VH | BTW code |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
name | [name] | |
website | ||
Cocnumber | [kvk] | |
Btwnumber | [Btwnr] | |
Adres | ||
contact | [voornaam][achternaam] | |
Land | [isocountry] | |
Stad | [city] | |
Postcode | [zipcode] | |
Telefoonnummer | [telnr] | |
[email] | niet langer dan 200 karakters. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Header | ||
Datum | Datum van de omzet. | Deze datum wordt ook gebruikt als nummer. |
Nummer | datum | |
Dagboek | MEMO | |
Valuta | EUR | standaard, op aanvraag variabel. |
lines | ||
Omschrijving | Naam categorie, betaalmethode of BTW omzet. | |
Bedrag | Bedrag excl BTW | |
BTW Bedrag | ||
BTW code | Er zal altijd een BTW code worden toegevoegd, ook voor de betalingen. | Het is niet mogelijk deze weg te laten. |
Rekening | Omzet- of tussenrekening | |
Kostenplaats | Er is één kostenplaats per koppeling mogelijk. |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....