1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Twelve en Twinfield.

De koppeling zorgt dat bonnen in de Twelve kassa automatisch worden doorgezet naar Twinfield. De bonnen worden per stuk doorgezet als conceptboeking of factuur naar Twinfield, of per dag verzameld en als memoboeking in Twinfield geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Je vraagt de koppeling aan via Twelve. Je kunt contact met hen opnemen via help@twelve.eu. Zij initieren en factureren de koppeling. Als je de koppeling wilt stopzetten dan kun je ook contact opnemen met Twelve.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Twelve en in de FAQ voor Twinfield.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn twee manieren om de bonnen uit de Twelve kassa door te zetten naar Twinfield:
- Dagomzet: Bonnen van 1 werkdag in de kassa worden als 1 memoboeking in Twinfield geplaatst
- Individueel: Voor iedere bon een aparte verkooptransactie of factuur in Twinfield

Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar Twinfield. In de regels van de Twinfield memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief

Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebuik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als conceptboeking of factuur naar Twinfield.

Controle vooraf
Aan het begin bij het verwerken van een bon voert de koppeling een aantal controles op de Twelve bon uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Twelve bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Twinfield bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Twelve kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen. Twelve zal deze stap voor jullie uitvoeren.
2. Het leggen van de connectie met Twinfield. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Twinfield administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Twelve kassa en de BTW in Twinfield

Authenticatie Twinfield
De authenticatie met Twinfield loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Twinfield voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Twinfield account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Twinfield gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je een andere wilt gebruiken - dan kan dat door op de Connect knop te klikken.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Twinfield. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

De BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.



Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit Twinfield.

De tussenrekeningen die getoond worden zijn Balansrekeningen.

Op dit moment is het niet mogelijk om de categorieen uit te lezen uit de Twelve kassa. Daarom is het niet mogelijk om omzet uit te splitsen naar productcategorieen. Wij zijn in overleg om dit in de toekomst wel mogelijk te maken.

 

4.Day-to-day: Vanuit Twelve

Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een memoboeking aangemaakt in Twinfield.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.

5.Day-to-day: Naar Twinfield

De synchronisatie van gegevens tussen Twelve en Twinfield is als volgt.

Aanmaken transacties
Kasboekingen - dagomzet

  • Header met daarin:
    • Header met daarin de datum van de dagomzet. Deze datum wordt ook gebruikt als nummer. Het dagboek is MEMO.
    • Valuta EUR standaard, op aanvraag variabel.
  • Regels:
    • Omschrijving: Naam categorie, betaalmethode of BTW omzet
    • Bedrag excl BTW
    • BTW bedrag
    • BTW code - er zal altijd een BTW code worden toegevoegd, ook voor de betalingen. Het is niet mogelijk deze weg te laten.
    • Omzet- of tussenrekening
    • Kostenplaats - er is één kostenplaats per koppeling mogelijk

Concept boekingen

  • Header met daarin het bonnummer en de bondatum. Het dagboek is VRK.
  • Totaalregel: bonnummer
    • Debiteurendimensie
    • Default-debiteur zoals ingesteld op het dashboard
    • Totaalprijs incl BTW
    • Omschrijving: bonnummer
  • Detailregels:
    • Grootboekrekening
    • Kostenplaats - 1 default kostenplaats per koppeling
    • Regelprijs excl BTW
    • Productomschrijving, lengte max 35
    • BTW code
    • BTW bedrag

In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is.

Facturen

  • Header:
    • Factuurtype: FACTUUR - dit is niet aan te passen
    • Datum: De bondatum
    • Default-debiteur zoals ingesteld op het dashboard
    • Valuta EUR standaard, op aanvraag variabel
    • Status: concept
    • Betaalmethode: bank
  • Regels:
    • Omschrijving
    • BTW code
    • Grootboekrekening
    • Aantal
    • Eenheidsprijs excl BTW

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Twinfield debiteur gebruikt als debiteur van de Twinfield transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Twinfield. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke informatie uit je kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon of dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Daarnaast hebben we een FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Vragen en opmerkingen kun je naar Twelve sturen naar help@twelve.eu. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wij voeren migraties uit voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via help@twelve.eu. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (bij individueel doorzeten), of bij dagomzet per 3 maanden, in rekening.