1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Twelve en Reeleezee. De koppeling zorgt dat er van bonnen in Twelve automatisch een bon of factuur wordt aangemaakt in Reeleezee. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

  Het is met deze koppeling ook mogelijk de omzet per dag door te zetten. De koppeling hanteert een einde dag van 05:00 in de ochtend. Een omzetdag loopt dus van 05:00 - 04:59 de volgende dag. Let op: De koppeling zet de verkopen uit de kassa door, niet eventuele inkopen en/of bankstortingen. Deze koppeling is een batch koppeling. Ieder uur worden bonnen uit de kassa opgehaald en doorgezet. Kies je voor de optie doorzetten dagomzet dan wordt iedere ochtend vroeg de omzet van de voorgaande dag doorgezet.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/48/twelve.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/37/reeleezee.html.

2.Features #pos onlyindividual

Je kunt de verkopen uit de Twelve kassa alleen individueel doorzetten naar Reeleezee. Dit betekent dat iedere bon uit de kassa apart wordt doorgezet. De bonnen worden doorgezet als Reeleezee bestelling of factuur.

Anonieme kassa verkopen dienen op een default debiteur in Reeleezee geboekt te worden. Deze default debiteur kan in Reeleezee aangemaakt worden. Stuur het emailadres naar ons, dan stellen wij het in.

3.Nodig: Reeleezee authenticatie

Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikersnaam en wachtwoord van Reeleezee nodig. Vul hier niet de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee je inlogt. Voor dit soort koppelingen kun je binnen Reeleezee een aparte gebruikersnaam aanmaken. Met deze gebruikersnaam kan je niet inloggen maar wel de koppeling leggen. Om de gebruikersnaam / wachtwoord aan te maken ga je naar Instellingen > Algemene instellingen > Web-services.

Webservice koppelingen binnen Reeleezee

Klik op Nieuw in de rechterbovenhoek. Je ziet nu een scherm met twee tabbladen, nl Naam en Toegang. Vul een naam in voor de webservice koppeling en klik op Opslaan en daarna op Toegang. Pas nu kun je dit tabblad bezoeken.

Toegang geven aan de webservice koppeling

Vul een gebruikersnaam en wachtwoord in. Bevestig het wachtwoord. Schrijf de nieuwe gebruikersnaam en het wachtwoord op. Dit moet je namelijk gebruiken voor de koppeling. Klik op Opslaan. Daarna moet je de Rechten voor de koppeling goed zetten. De koppeling moet kunnen lezen uit Reeleezee en facturen / boekingsbonnen en producten kunnen toevoegen. In onderstaand plaatje zie je hoe de rechten het best ingesteld kunnen worden.

Instellen rechten webservice koppeling

4.Installatie #izettle kassa

De koppeling tussen Twelve en Reeleezee vraag je aan via Twelve. Zij initieren en factureren de koppeling en daarna ontvang je een bevestiging met daarin de login-codes voor je dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl.

Via de Configuratie-tab van het dashboard doe je het volgende:
1. Je accepteert de Algemene Voorwaarden en de AVG.
2. Je legt een connectie met Reeleezee. De koppeling heeft toestemming nodig om financiele gegevens naar Reeleezee te schrijven en om gegevens uit Reeleezee te lezen.
3. Twelve legt de connectie met Twelve. Hiermee heeft de koppeling toestemming om verkopen uit de kassa te lezen.

De eerste keer dat je dit scherm ziet verschijnt er een pop-up window met het verzoek de algemene voorwaarden en de AVG te accepteren. Als je beide checkboxes hebt aangevinkt verdwijnt de popup en kun je verder met de configuratie.

Als het goed is zie je nu een groen bolletje voor de connectie naar Twelve en de een rood bolletje voor de connectie met Reeleezee.

Je klikt op de rode Connect knop voor Reeleezee. De connectie met Reeleezee leg je met de speciale gebruikersnaam en wachtwoord die je voor de webservice hebt aangemaakt in de vorige sectie

Nu beide bolletjes groen zijn kun je de BTW tarieven en grootboekrekeningen configureren.

Nadat de BTW rekeningen en grootboekrekeningen zijn ingericht kun je de tussenrekeningen / kruisposten voor de betaalmethoden inrichten. Wil je de omzet per categorie boeken dan kun je daarna per categorie de juiste grootboekrekening instellen.

5.Day-to-day: Vanuit Twelve

Deze koppeling zet de betaalde bonnen vanuit de Twelve kassa door naar het boekhoudsysteem. Iedere dag worden na middernacht de bonnen opgehaald in het geval van dagomzet.

Iedere bon die individueel moeten worden doorgezet wordt op een default debiteur in Reeleezee geboekt. Deze default debiteur is in te richten op het configuratiescherm van het dashboard.

Een bon is betaald als de bedragen Verkoop en Geen verkoop opgeteld gelijk zijn aan de bonwaarde.

6.Day-to-day: Naar Reeleezee

Bij het gebruik van de koppeling naar Reeleezee is er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden.

1. Facturen of boekingsbonnen Het standaardpakket dat Reeleezee heeft een gratis factuur-module waarmee je maximaal 3 facturen per maand mag aanmaken. Wil je meer facturen aanmaken dan dien je de betaalde factuur-module aan te schaffen. Maak je de facturen aan in je webwinkel dan kun je de bestellingen / facturen uit je webwinkel overzetten naar Reeleezee boekingsbonnen. Neem hiervoor contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl.

2. Betalingskenmerk Het bestelnummer wordt meegegeven als betalingskenmerk. Je kunt het betalingskenmerk in de boekingsbon achterhalen door de boekingsbon te openen, op meer opties te klikken en vervolgens op betaling. Je ziet het betalingskenmerk dan staan. In Reeleezee mag het betalingskenmerk alleen uit cijfers bestaan. Andere tekens worden uit het betalingskenmerk verwijderd.

3. Factuurnummers Het bestelnummer uit de verkoop wordt in het veld Header geplaatst. Is er ook een factuurnummer dan wordt het factuurnummer hier geplaatst. Hou er rekening mee dat binnen Reeleezee alleen cijfers zijn toegestaan als factuurnummer. Andere tekens worden door de koppeling verwijderd. Als de koppeling facturen aanmaakt in Reeleezee dan moeten de factuurnummers opvolgend zijn. Dat wil zeggen dat een factuurnummer hoger moet zijn dan het laatst aangemaakte factuurnummer. Factuurnummers mogen zowel bij facturen als boekingsbonnen niet hergebruikt worden.

4. Grootboekrekeningen Het is mogelijk om afhankelijk van het BTW percentage omzet, betaal- en verzendkosten op verschillende grootboekrekeningen te boeken. 

7.Support #twelve

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke informatie uit je kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon of dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Daarnaast hebben we een FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Vragen en opmerkingen kun je naar Twelve sturen naar help@twelve.eu. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wij voeren migraties uit voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via help@twelve.eu. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (bij individueel doorzeten), of bij dagomzet per 3 maanden, in rekening.