1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Twelve en King/MUIS.

Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Twelve kassa automatisch worden doorgezet naar King/MUIS. De bonnen worden per stuk doorgezet als journaalboeking of bestelling naar King/MUIS, of per dag verzameld en als Journaalboeking in King/MUIS geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in King/MUIS, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Twelve en in de FAQ voor King/MUIS.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Je vraagt de koppeling aan via Twelve. Je kunt contact met hen opnemen via help@twelve.eu. Zij initieren en factureren de koppeling. Als je de koppeling wilt stopzetten dan kun je ook contact opnemen met Twelve.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn twee manieren om de bonnen uit de Twelve kassa door te zetten naar King/MUIS:
- Journaalboeking: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één Journaalboeking in King/MUIS geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte journaalboeking of bestelling in King/MUIS geplaatst.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Optie 1: Aanmaken journaalboeking
Bij het aanmaken van de journaalboeking worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één journaalboeking doorgezet naar King/MUIS. In de regels van de King/MUIS journaalboeking staat de omzet per BTW code of productcategorie.

Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als journaalboekingen of bestellingen naar King/MUIS.

Default is het doorzetten van dagomzet naar een journaalboeking. Individueel kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar King/MUIS staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle vooraf Journaalboeking
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar King/MUIS.

Controle vooraf individuele bonnen
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Twelve bon uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Twelve bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in King/MUIS bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Doorzetten dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één journaalboeking doorgezet naar King/MUIS. In de regels van de King/MUIS journaalboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie

Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een Twelve bon naar King/MUIS gebeurt in drie stappen:
  1. Er wordt gekeken of de klant al in King/MUIS aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Bij het doorzetten naar King/MUIS bestellingen wordt gecontroleerd of de producten uit de Twelve bon al in King/MUIS aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
  3. De King/MUIS journaalboeking of bestelling wordt aangemaakt en doorgezet.

Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Nodig: Twelve codes

De koppeling kun je aanvragen bij Twelve. Zij initieren de koppeling.

4.Nodig: MUIS omgevingscode

Voor de koppeling met MUIS dien je een omgevingscode op te vragen. MUIS heeft een handleiding waarin staat hoe dit moet. Hier volgt een verkorte weergave.

Lees meer Nodig Imuis ....
Lees minder Nodig Imuis ....

Optie 1: De ondernemer / accountant werkt met iMUIS Online (SAAS / Web-based)
Voor de koppeling heeft de klant per administratie een abonnement op de module iMUIS Online Cloudswitch nodig. De accountant kan deze voor de ondernemer aanvinken via Gebruikersbeheer. Of, als de ondernemer niet via een accountant werkt, kan de klant zelf een abonnement afsluiten. Vervolgens genereert de ondernemer een omgevingscode via iMUIS Online > Beheer > Mijn gegevens / Abonnement / Verbindingen tabblad Verbindingen. Er wordt een omgevingscode gegenereerd als je klikt op Maak verbinding bij ons als partner (webwinkelfacturen). Copieer deze omgevingscode. Je hebt hem nodig bij het leggen van de koppeling tussen de webwinkel en MUIS.

Optie 2: De ondernemer / accountant werkt met iMUIS Business Software (Windows)
In deze situatie dient de ondernemer over een iMUIS Online licentie te beschikken en iMUIS Online dient beschikbaar te zijn op de eigen server. De ondernemer genereert een omgevingscode via iMUIS Online > Beheer > Mijn gegevens / Abonnement / Verbindingen tabblad Verbindingen. Er wordt een omgevingscode gegenereerd als je klikt op Maak verbinding bij ons als partner (webwinkelfacturen). Copieer deze omgevingscode. Je hebt hem nodig bij het leggen van de koppeling tussen de webwinkel en MUIS.

Gebruik je de optie MUIS bestellingen dan dien je de volgende zaken extra te configureren in MUIS:
- Voeg een artikelgroep 29 toe en vul de omzetrekening in voor deze artikelgroep. Nieuwe producten worden automatisch aan deze artikelgroep toegevoegd.
- Voeg ordersoort webshoporder toe, want de bestellingen die naar MUIS worden doorgezet gebruiken deze ordersoort.
- Voeg de verzendmethode Verzendkosten toe aan de MUIS verzendmethoden. Zorg er voor dat je een default leveringsconditie en een voorkeur opdrachtwijze voor de verzendmethode instelt en dat je de verzendmethode koppelt aan de ordersoort webshoporder.

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Twelve kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen. Twelve zal deze stap voor jullie uitvoeren.
2. Het leggen van de connectie met King/MUIS. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie King/MUIS administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Twelve kassa en de BTW in King/MUIS

Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Authenticatie King/MUIS
Je klikt op de rode Connect knop voor MUIS Software. De connectie met MUIS leg je door de omgevingscode in te vullen. Deze omgevingscode heb je in de voorgaande sectie bepaald.

Dagboek en debiteuren-rekening
Voor het doorzetten naar King/MUIS financiele boekingen kun je een debiteuren-rekening en dagboek instellen. Voor het doorzetten naar King/MUIS bestellingen is een dagboek niet nodig.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in King/MUIS. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit King/MUIS.

Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.

6.Day-to-day: Vanuit Twelve

In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.

Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een Journaalboeking aangemaakt in King/MUIS.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet.

Bonnen worden vooraf gecontroleerd en alleen doorgezet als de [amountSale] plus the [amountNoSale] max 3 cent verschilt met de som van de bedragen incl BTW op de bonregels. Indien deze bedragen niet overeenkomen krijgt de bon de status open.

Debiteuren
Bij de Twelve bonnen wordt geen debiteur-informatie bijgehouden. Daarom zal er op een default debiteur in King/MUIS geboekt worden en zullen geen debiteuren worden aangemaakt.


Uitwerking veldniveau bonnen
Uitwerking Twelve bonnen. +-
Velden normale of omzet bon
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bonnen.
Naam veld Waarden uit Twelve bon
Twelve ken het concept Bon Betaald. Bonnen van type Bon Betaald worden anders verwerkt. Zie hieronder. Daarnaast wordt het totaal van de bon bepaald op basis van de bedragen in de bonregels. Daarom worden eerst de bonregels en de betalingen voor de bon opgehaald en verwerkt en pas daarna wordt de bon als geheel samengesteld.
Bon-id [id]
Bonnummer [id]
Datum [date]
Bedragen incl en excl en BTW bedrag Sommatie over de regels
Status De status wordt als volgt bepaald:
  • [amountSale] plus [amountNoSale] is het bontotaal
  • Als het bontotaal minder dan 3 cent afwijkt van het berekende bontotaal dan is de status completed. Anders is de status open.
Dit is een beveiligingsmaatregel. In principe zijn Twelve bonnen altijd completed. Zij kunnen immers niet meer gewijzigd worden. Omdat we af en toe vreemde dingen controleren pakt de koppeling alleen die bonnen op die aan bovenstaande voorwaarde voldoen.
Binnen Twelve zijn er meerdere type bonregels, nl regels in [productLines], [supplementLines], [depositLinesCharged] (statiegeld) en [depositLinesIntake] (statiegeld-terug)
Uitwerking bon regel+-
Naam veld Waarden uit de Twelve bonregel
Regel-id [productId]
Naam Als er een product in Twelve is voor [productId] dan veld [nameOnTerminal] van dat product in Twelve. Anders Naam onbekend.
Categorie Indien in de bonregel aanwezig en gevuld [accountingGroupId]. Anders [accountingGroupId] van het Twelve product.
Aantal [count]
BTW percentage [vatPercent], deze waarde is < 1
Soort inkomsten [turnover]
Eenheidsprijs incl BTW zonder korting [price]
Eenheidsprijs excl BTW zonder korting [price] / (1 + BTW percentage)
Regelprijs incl en excl BTW zonder korting eenheidsprijs * [count]
Bedragen met korting De bedragen zonder korting worden vermenigvuldigd met een kortingsfactor. De kortingsfactor is gelijk aan 1, dwz dat op dit moment de bedragen met en zonder korting in de regel gelijk zijn aan elkaar.
BTW codes en rekeningen King/MUIS Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard
Uitwerking supplement regel+-
Naam veld Waarden uit de Twelve supplement-toevoegen van de bonregel
Een supplement-regel is een toevoeging aan de bonregel
Regel-id [productId]
Naam [nameOnTerminal] van het product in Twelve # [nameOnTerminal] van het supplement in Twelve
Aantal [count]
BTW percentage [vatPercent], deze waarde is < 1
Soort inkomsten [turnover]
Eenheidsprijs incl BTW zonder korting [price]
Eenheidsprijs excl BTW zonder korting [price] / (1 + BTW percentage)
Regelprijs incl en excl BTW zonder korting eenheidsprijs * [count]
Bedragen met korting De bedragen zonder korting worden vermenigvuldigd met een kortingsfactor. De kortingsfactor is gelijk aan 1, dwz dat op dit moment de bedragen met en zonder korting in de regel gelijk zijn aan elkaar.
BTW codes en rekeningen King/MUIS Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard
Uitwerking statiegeld regel+-
Naam veld Waarden uit de Twelve statiegeld van de bon
De statiegeld-regels staan apart in de bon
Regel-id [depositId]
Naam Statiegeld betaald
Aantal 1
BTW percentage 0
Soort inkomsten [turnover]
Bedragen incl en excl BTW [price]
BTW codes en rekeningen King/MUIS Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard
Uitwerking teruggave statiegeld regel+-
Naam veld Waarden uit de Twelve statiegeld van de bon
De statiegeld-regels staan apart in de bon
Regel-id [depositId]
Naam Statiegeld terug
Aantal 1
BTW percentage 0
Soort inkomsten [turnover]
Bedragen incl en excl BTW (-1) * [price]
BTW codes en rekeningen King/MUIS Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard
Uitwerking regel betaalinformatie+-
Naam veld Waarden uit de Twelve bon-betaald regel
Regel-id [id] uit de bon-betaald
Naam Betaling bon [id]
Aantal 1
BTW percentage 0
Soort inkomsten [payment]
Bedragen incl en excl BTW [summary][amountSale] + [summary][amountNoSale]
BTW codes en rekeningen King/MUIS Zoals ingericht bij tab Configuratie van het dashboard

7.Day-to-day: Naar MUIS

Aanmaken facturen / verkooptransacties
De bonnen uit Twelve worden in King/MUIS geimporteerd als financiele boekingen of bestellingen. Per bon worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.

Bij het aanmaken van boekingen / bestellingen worden mogelijk nieuwe debiteuren en/of producten toegevoegd aan King/MUIS.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze King/MUIS debiteur gebruikt als debiteur van de King/MUIS transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan King/MUIS. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
BTW producten: Bij het aanmaken van nieuwe producten - optie bestellingen - in King/MUIS hanteert de koppeling het BTW percentage in de bestelregel. Dit betekent dat producten in ICP en Internationale bestellingen met 0% BTW aangemaakt zullen worden in King/MUIS. De koppeling heeft immers geen ander BTW percentage voor het product beschikbaar.

Artikelgroep: Producten worden geplaatst in artikelgroep 29. Deze artikelgroep dient aanwezig te zijn in de MUIS administratie.

Dummie-producten De koppeling werkt niet met dummie-producten omdat verzendkosten en andere kosten als in de kopregel van de bestelling als bedrag worden meegenomen.

Let op: De producten worden alleen aangemaakt in King/MUIS. Producten in King/MUIS worden nooit gewijzigd.

Uitwerking veldniveau King/MUIS

Uitwerking op veld-niveau King/MUIS Financiële boeking. +-
King/MUIS Financiële boeking
Naam Voorbeeld Opmerking
Totaalregel
Dagboek 41
Rekening 13317 King/MUIS debiteurcode
Tegenrekening 2975 Debiteurenrekening - aanpasbaar via het dashboard
BTW 0
Factuur 14194 bonnummer, bestaat alleen uit de cijfers van het bonnummer.
Datum 01-03-2023
Jaar 2023
PN 3 period
Omschrijving 14194 bonnummer, inclusief letters en andere tekens.
Boekstuk 14194 bonnummer, inclusief letters en andere tekens
Bedrag Boeking 50,08 Totaalbedrag incl BTW
Detailregels
Dagboek 41
Rekening 13317 Omzetrekening
Tegenrekening 2975 Debiteurenrekening - aanpasbaar via het dashboard.
BTW 0 BTW code - zoals ingesteld op het dashboard.
Aantal 1
Datum 01-03-2023
PN 3 period
Jaar 2023
Boekstuk 14194 bonnummer, bestaat alleen uit de cijfers van het bestelnummer
Bedrag Boeking -14.99 Regelbedrag incl BTW, op verzoek excl - vermenigvuldigd met (-1)
Bedrag BTW -2.60 Vermenigvuldigd met (-1).
Omschrijving Verkoop 23456 Naam product
Uitwerking op veld-niveau King/MUIS bestelling. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Debiteurid [id]
Datum 2023-11-23
Leverdatum 2023-11-23
Soort webshoporder Dient aangemaakt te zijn in de King/MUIS administratie.
Extern orderid 1234
Kenmerk REC12345
Opmerking
Externe opmerking
Orderkosten Betaalkosten + toeslagen - kortingen, excl BTW
Verzendkosten [verzendkosten] Excl. BTW
Regels
  • Omschrijving
  • Aantal
  • Productid
  • Eenheidsprijs excl BTW
Uitwerking op veld-niveau King/MUIS klant +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Huisnummer [DeliveryHousenr] Als [DeliveryHousenr] een array is, dan is het veld huisnummer leeg.
Land [DeliveryIsoCountry]
Naam [DeliveryCustomername] Als er een Bedrijfsnaam is meegegeven dan, [DeliveryCompany][DeliveryCustomername]
Stad [DeliveryCity]
Postcode [DeliveryZipcode]
Adres [DeliveryAdres]
Uitwerking op veld-niveau King/MUIS product +-
Naam Voorbeeld Opmerking
productnaam [productnaam] Als [description] aanwezig is, dan is het productnaam [description].
Maximaal lengte 40.
Articlekey [articlekey] Maximaal lengte 20.
BTW [taxpercentage] Is deze < 1 dan [taxpercentage] * 100.
  • BTW == 21 -> Hoog
  • BTW == 9 -> Laag
  • BTW == 6 -> Laag
  • BTW == 0 -> Verlegd
Omschrijving [description]
Articlegroep 29 Producten worden geplaatst in artikelgroep 29.
Deze artikelgroep dient aanwezig te zijn in de MUIS administratie.
Nummer [articlekey]
Verkoopprijs [prijsExcl]
VerkoopprijsIncl [prijsIncl]
Sourceproduct [eannummer]

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Twelve kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar King/MUIS. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je een excel download opvragen met meer details.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/48/twelve.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/32/muis.html.

Vragen en opmerkingen kun je naar Twelve sturen naar help@twelve.eu. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via help@twelve.eu. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.