1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Scanfie en Visma eAccounting.
De koppeling zorgt dat bonnen / afsluitingen uit de Scanfie kassa automatisch worden doorgezet naar in Visma eAccounting. Omdat de bonnen / afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Visma eAccounting, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Scanfie en in de FAQ voor Visma eAccounting.
2.Hoe de koppeling werkt
Nieuwe bonnen en afsluitingen worden minimaal eenmaal per uur uit je kassa opgehaald.
Bonnen
Bonnen worden naar Visma eAccounting doorgezet naar bestellingen, facturen of verkoopboekingen.
Iedere nacht worden de bonnen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ
Afsluitingen
Bij het doorzetten van een kassa-afsluiting maakt de koppeling een voucher aan in Visma eAccounting. Hier in staan
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Controle vooraf afsluiting
Aan het begin van de verwerking van een afsluiting voeren we een aantal controles op de Scanfie afsluiting uit:
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Visma eAccounting bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Controle vooraf bonnen
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de Scanfie bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Scanfie bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Visma eAccounting bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Doorzetten afsluitingen
Ieder uur worden de afsluitingen uit de opgehaald. Het doorzetten van de afsluiting naar Visma eAccounting gebeurt in vier stappen:
- De koppeling haalt de afsluiting op uit
- Per productcategory-regel worden de BTW code en omzetrekening bepaald
- Per betaalmethode wordt de tussenrekening bepaald.
- De Visma eAccounting kasboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.
Het doorzetten
Het doorzetten van een Scanfie bon naar Visma eAccounting gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Visma eAccounting aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen wordt gekeken of producten al in Visma aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden toegevoegd.
- De Visma eAccounting factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt en doorgezet.
Controle achteraf
Nadat de bon is doorgestuurd en een succesmelding van Visma eAccounting is ontvangen wordt de bon als afgehandeld aangemerkt. De Scanfie bon verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Visma eAccounting een foutmelding terug bij het verwerken van de bon dan verschijnt de bon bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Visma eAccounting verderop in de handleiding.
3.Nodig: Connectie Scanfie
De connectie met de Scanfie kassa wordt door Scanfie zelf gelegd.
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Scanfie kassa. Scanfie regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Visma eAccounting. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Visma eAccounting administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de kassa nodig.
Connectie Scanfie kassa
De authenticatie wordt door Scanfie gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Connectie Visma
De connectie met Visma loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Visma voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Visma account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Visma gelegd.
Diverse instellingen Visma eAccounting
Hier kun je de rekening voor debiteuren opgeven (1200, 1300 of 1600, je kunt dit nakijken in Visma eAccounting), de betaalconditie voor nieuwe debiteuren en de default eenheid. Ons advies is om voor de default eenheid PCE of per stuk te selecteren,
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Visma eAccounting. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Het tonen van de BTW instellingen is afhankelijk of je met de BTW codes uit Scanfie werkt of met standaard BTW codes. Werk je met de BTW code uit Scanfie dan worden deze opgehaald en getoond. Werk je met de standaard BTW tarieven dan zie je de BTW tarieven voor Nederland, Belgie en Duitsland. Voor bonnen zijn de verschillende landen van belang als je naar Belgie en Duitsland verkoopt. Zet je afsluitingen door dan hoef je alleen de BTW tarieven voor Nederland in te vullen.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit Visma eAccounting.
Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen.
5.Day-to-day: Vanuit Scanfie
Ieder uur worden de bonnen uit de scanfie kassa gehaald.
6.Day-to-day: Naar Visma
Aanmaken transacties
Deze gegevens worden doorgezet naar Visma eAccounting:
Financiele boekingen
- CurrencyCode: EUR, dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen voor webwinkels in euro's.
- CustomerId: visma debiteuren id
- DueDate: Datum bon of afsluiting
- RemainingAmountInvoiceCurrency: totaalbedrag bestelling incl BTW
- TotalAmountInvoiceCurrency: totaalbedrag bestelling incl BTW
- VatAmountInvoiceCurrency: totaal BTW bedrag bestelling
- RoundingsAmountInvoiceCurrency: 0
- Invoicenumber: huidige timestamp - dit is niet aan te passen omdat het factuurnummer alleen cijfers mag bevatten.
- InvoiceDate: Datum bon of afsluiting
- Credit: false
- Betalingskenmerk: bonnummer of nummer afsluiting - dit is niet aan te passen
- Voucher:
Facturen
- Customerid: Visma debtorid
- InvoiceAddress velden worden ingevuld
- EUThirdParty: false - dit is niet aan te passen
- CustomerIsPrivatePerson: true tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld
- ReverseChargeOnConstructionServices: false - dit is niet aan te passen
- YourReference: bonnummer of nummer afsluiting
- Regels
De BTW in de regels bepaalt Visma zelf aan de hand van het product en het land van levering. Facturen krijgen de status Concept / Draft in Visma en moeten verder in Visma verwerkt worden.
Bestellingen
- Amount: Totaal bedrag bestelling incl BTW voor particulieren. Voor bedrijven Totaal bedrag bestelling incl BTW
- Customerid: Visma debtorid
- CurrencyCode: EUR, dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen voor webwinkels in euro's.
- Amount: Totaal BTW bedrag bon
- InvoiceAddress velden worden ingevuld
- OrderDate: Datum bon of afsluiting
- Status: Draft - dit kan niet aangepast worden
- EUThirdParty: false - dit is niet aan te passen
- CustomerIsPrivatePerson: true tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld
- ReverseChargeOnConstructionServices: false - dit is niet aan te passen
- YourReference: bonnummer of nummer afsluiting
- Regels
Eventuele korting zijn direct in de regels verwerkt, zodat er geen negatieve verkoopregels voorkomen.
Voucher - dagomzet
- Datum: Datum dagomzet
- Tekst: Datum dagomzet
- Detailregels met de regelprijs excl BTW, grootboekrekening en omschrijving. Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount.
- BTW regels met het BTW bedrag, BTW ekening en omschrijving. Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount.
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Visma eAccounting debiteur gebruikt als debiteur van de Visma eAccounting transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Visma eAccounting. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Aanmaken producten
Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen zal de koppeling producten die nog niet in Visma staan aanmaken. Voor de matching wordt de SKU uit Scanfie en het productnummer uit Visma eAccounting gebruikt.
Bij het aanmaken van het product wordt een eenheidsprijs incl BTW, excl BTW en de BTW code meegegeven. Visma controleert of deze waarden kloppen. Het is dus belangrijk om te zorgen dat de bedragen incl en excl BTW en de Visma BTW code kloppen.
7.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Scanfie kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Visma eAccounting.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/67/scanfie.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/42/visma.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen in rekening.