1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed POS Retail en Twinfield.
De koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed POS Retail kassa automatisch worden doorgezet naar Twinfield. De bonnen worden per stuk doorgezet als conceptboeking of factuur naar Twinfield, of per dag verzameld en als memoboeking in Twinfield geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Twinfield, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed POS Retail en in de FAQ voor Twinfield.
2.Hoe de koppeling werkt
Er zijn drie manieren om de bonnen uit de Lightspeed POS Retail kassa door te zetten naar Twinfield:
- Dagomzet: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één memoboeking in Twinfield geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte conceptboekingen of facturen in Twinfield geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Twinfield. In de regels van de Twinfield memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als conceptboekingen of facturen naar Twinfield. In de sectie Day-to-day: Naar Twinfield staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties Dagomzet en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dagomzet komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden.
Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Twinfield staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Controle vooraf dagafsluiting
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Twinfield.
Controle vooraf individuele bonnen
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed POS Retail bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed POS Retail bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Twinfield bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Controle vooraf hybride
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast dat de bonnen die individueel worden doorgezet een debiteur hebben en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.
Doorzetten dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Twinfield. In de regels van de Twinfield memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Doorzetten bon
Het doorzetten van een Lightspeed POS Retail bon naar Twinfield gebeurt in twee stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Twinfield aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- De Twinfield transactie (conceptboeking, factuur) wordt aangemaakt en doorgezet.
Doorzetten hybride
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.
Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
3.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Twinfield. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Twinfield administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Retail kassa en de BTW in Twinfield
Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.
Authenticatie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Connectie Twinfield
De connectie met Twinfield loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Twinfield voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Twinfield account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Twinfield gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je een andere wilt gebruiken - dan kan dat door op de Connect knop te klikken.
Administratie en debiteurenrekening
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Twinfield eerst de administratiecode van je Twinfield administratie instelt. Je kunt ook de debiteuren dimensie wijzigen. Standaard in Twinfield is een debiteuren dimensie 1300.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Twinfield. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit Twinfield.
De tussenrekeningen die getoond worden zijn Balansrekeningen.
Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen.
4.Day-to-day: Vanuit Lightspeed Retail
In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.
Uitwerking veldniveau bonnen
Velden bon
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed POS Retail bestelling |
| Bon-id | [saleID] |
| Bonnummer | [ticketNumber] |
| Datum | [timeStamp] |
| Kassa-id | [registerID] |
| Shop-id | [shopID] |
| Klantid | [customerID], als de waarde 0 is dan is er geen klant bij de bon |
| Totaal incl BTW | [calcTotal] |
| Totaal excl BTW | [calcSubtotal] minus [calcDiscount] |
| Status bestelling | [financial_status] |
| Status | Deze wordt als volgt bepaald:
|
| Wijzigingsdatum | [timeStamp] |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed POS Retail bestelling |
| De inhoud van de bonregels worden gebaseerd op de bonregel zelf en het bijbehorende product in de kassa. De producten die bij de bestelregels horen worden in 1 keer opgehaald uit de kassa. Vervolgens vindt er een matching plaats tussen het productid van het product in de kassa en het veld itemID in de regel. | |
| Naast de producten worden de BTW categorieen in de kassa gebruikt om de BTW te bepalen in de bonregels. | |
| Regel-id | [saleLineID] |
| Naam / Categorie / SKU en EAN |
De naam van de bestelregel wordt als volgt bepaald:
|
| Aantal | [amount] |
| BTW percentage | Er zijn twee BTW velden. In de praktijk wordt alleen het eerste gebruikt en die is gelijk aan [tax1Rate] uit de bonregel. Let op: Als het BTW percentage 0 is, maar het totaal van de regel zonder korting minus de korting ongelijk aan 0, dan wordt het BTW bedrag gedeeld op dit totaal. Het BTW bedrag is de som van de velden [calcTax1] en [calcTax2]. |
| Regelbedragen incl en excl BTW | Hiervoor worden de velden [calcTotal] gebruikt. Voor de bedragen excl BTW wordt dit gedeeld door het 1 plus het BTW percentage uit de vorige regel. /td> |
| BTWcode Twinfield | Uit de BTW instellingen |
| Omzetrekening Twinfield | Hierbij wordt gebruikt gemaakt van de categorie in de bonregel indien de koppeling op categorieen boekt. Anders wordt de omzetrekening uit de BTW instellingen genomen. |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed POS Retail klant |
| Bij Lightspeed POS Retail bonnen is alleen sprake van een factuuradres, niet van een leveradres. | |
| Adres |
Het adres wordt als bepaald uit de ContactAddresses en het eerste adres dat gevonden wordt wordt gebruikt
|
| Adres | Het telefoonnummer wordt als bepaald uit de [Contact][Phones] en hieruit wordt [ContactPhone][number] gebruikt. |
5.Day-to-day: Naar Twinfield
De synchronisatie van gegevens tussen Lightspeed POS Retail en Twinfield is als volgt.
Aanmaken transacties
Deze gegevens worden doorgezet naar Twinfield:
Concept boekingen
- Header met daarin:
- Totaalregel:
- Detailregels:
Facturen
- Detailregels:
Kasboekingen - dagomzet
- Header met daarin:
- Regels:
6.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Lightspeed POS Retail kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Twinfield. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je een excel download opvragen met meer details.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/18/lightspeed-pos-retail.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/41/twinfield.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.