1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed POS Retail en Twinfield.

De koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed POS Retail kassa dagelijks worden doorgezet naar een memoboeking in Twinfield. Indien gewenst kunnen bonnen ook individueel worden doorgezet naar een Twinfield conceptboekingen of facturen. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding. Wil je de koppeling stopzetten dan kun je contact met ons opnemen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed POS Retail en in de FAQ voor Twinfield.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn drie manieren om de bonnen uit de Lightspeed POS Retail kassa door te zetten naar Twinfield:
- Dagomzet: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één memoboeking in Twinfield geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte conceptboeking of factuur in Twinfield geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen.

Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één memoboeking doorgezet naar Twinfield. In de regels van de Twinfield memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie


Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als conceptboekingen of facturen naar Twinfield. In de sectie Day-to-day: Naar Twinfield staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties Dagomzet en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dagomzet komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden. Bij een hybride setup is het niet mogelijk naar transacties door te zetten. Transacties kunnen alleen aangemaakt worden bij individuele bonnen OF dagomzet doorzetten.

Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Twinfield staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle:
Individuele bonnen en dagomzetten die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op het dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de individuele bonnen en dagomzetten die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon of dagomzet nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Lightspeed Retail kassa. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Twinfield. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Twinfield administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Lightspeed Retail kassa en de BTW in Twinfield

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie Twinfield:
De authenticatie met Twinfield loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Twinfield voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Twinfield account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Twinfield gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je een andere wilt gebruiken - dan kan dat door op de Connect knop te klikken.

Extra instellingen Twinfield:
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Twinfield eerst de administratiecode van je Twinfield administratie instelt. Je kunt ook de debiteuren dimensie wijzigen. Standaard in Twinfield is een debiteuren dimensie 1300, maar wellicht gebruiken jullie een andere.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. De instellingen gaan heel gemakkelijk via drop-down boxjes. De BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen.


In de lijst debiteuren staan de Twinfield debiteuren met in de naam de specifieke substring WWF_. Zie de FAQ voor meer informatie.

Betaalmethoden inrichten
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden uit de kassa en de tussenrekeningen van het boekhoudsysteem. De tussenrekeningen die getoond worden zijn Balansrekeningen.

Productcategorieen: Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen.  

4.Day-to-day: Vanuit Lightspeed Retail

Doorzetschema Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een memoboeking aangemaakt in Twinfield.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.

Debiteuren Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een Twinfield memoboeking aan zonder debiteur-gegevens. Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Twinfield. Matching van debiteuren tussen Lightspeed POS Retail en Twinfield vindt plaats op emailadres.

Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in Twinfield geboekt. Deze vaste debiteur kun je aan ons doorgeven - bij voorkeur via het emailadres - dan stellen wij hem in. Bij de keuze voor hybride verwacht de koppeling altijd debiteur-gegevens bij de bon en is boeken op een default debiteur niet mogelijk.

Let op: De koppeling maakt alleen nieuwe debiteuren aan, maar wijzigt geen debiteuren in Twinfield.

5.Day-to-day: Naar Twinfield

De synchronisatie van gegevens tussen Lightspeed POS Retail en Twinfield is als volgt.

Kasboekingen - dagomzet

  • Header met daarin:
    • Header met daarin de datum van de dagomzet. Deze datum wordt ook gebruikt als nummer. Het dagboek is MEMO.
    • Valuta EUR standaard, op aanvraag variabel.
  • Regels:
    • Omschrijving: Naam categorie, betaalmethode of BTW omzet
    • Bedrag excl BTW
    • BTW bedrag
    • BTW code - er zal altijd een BTW code worden toegevoegd, ook voor de betalingen. Het is niet mogelijk deze weg te laten.
    • Omzet- of tussenrekening
    • Kostenplaats - er is één kostenplaats per koppeling mogelijk

Concept boekingen

  • Header met daarin het bonnummer en de bondatum. Het dagboek is VRK.
  • Totaalregel: bonnummer
    • Debiteurendimensie
    • Default-debiteur zoals ingesteld op het dashboard
    • Totaalprijs incl BTW
    • Omschrijving: bonnummer
  • Detailregels:
    • Grootboekrekening
    • Kostenplaats - 1 default kostenplaats per koppeling
    • Regelprijs excl BTW
    • Productomschrijving, lengte max 35
    • BTW code
    • BTW bedrag

In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is.

Facturen

  • Header:
    • Factuurtype: FACTUUR - dit is niet aan te passen
    • Datum: De bondatum
    • Default-debiteur zoals ingesteld op het dashboard
    • Valuta EUR standaard, op aanvraag variabel
    • Status: concept
    • Betaalmethode: bank
  • Regels:
    • Omschrijving
    • BTW code
    • Grootboekrekening
    • Aantal
    • Eenheidsprijs excl BTW

Let op bij omni-channel: Bonnen in de kassa op basis van een bestelling / factuur in de webwinkel hebben geen origineel bestel- / factuurnummer meer. De koppeling kan dit originele bestel- / factuurnummer dus ook niet meegeven aan de Twinfield conceptboeking of factuur. Voor meer informatie zie de FAQ.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Lightspeed POS Retail kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Twinfield. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/18/lightspeed-pos-retail.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/41/twinfield.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.