1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Lightspeed POS Retail naar Octopus. De koppeling zorgt dat voor bonnen in Lightspeed POS Retail automatisch een verkoopfactuur of financiele boeking wordt aangemaakt in Octopus. Omdat de verkopen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Deze koppeling houdt rekening met meerdere verkooppunten in de POS oplossing. Dus ook als je meerdere kassa's hebt, bijvoorbeeld in verschillende winkels dan kun je je omzet centraal in 1 boekhoudsysteem administreren. Ook is het met deze koppeling ook mogelijk de omzet per dag door te zetten. Let op: De koppeling zet de verkopen uit de kassa door, niet eventuele inkopen en/of bankstortingen.

Deze koppeling is een batch koppeling. Ieder uur worden bonnen uit de kassa opgehaald en doorgezet. Kies je voor de optie doorzetten dagomzet dan wordt iedere ochtend vroeg de omzet van de voorgaande dag doorgezet. Let op: De koppeling hanteert einde dag 24:00 en kan hier niet mee varieren.

De koppeling kan via deze website geactiveerd worden en kent een gratis proefperiode van 30 dagen.

2. Features

Je kunt de verkopen uit het Lightspeed POS Retail systeem als facturen doorzetten naar Octopus. Dit kan op 2 manieren: Op basis van individuele verkopen of op basis van de dagomzet en de betaalmethode. Je kunt deze keuze per betaalmethode varieren.

Individuele verkopen doorzetten

Het is mogelijk om de individuele verkopen door te zetten naar Octopus. De bonnen in Lightspeed POS Retail worden dan een-voor-een doorgezet naar Octopus. Voor iedere voltooide bon komt er dus 1 factuur in Octopus. De regels van de bon worden doorgezet naar de factuur in Octopus. Ook de debiteur-gegevens worden doorgezet. Je hebt hier wel een keuze. Je kunt een nieuwe debiteur laten aanmaken voor een verkoop, maar je kunt ook een default-debiteur instellen per betaalmethode. Dan gebruikt de koppeling die debiteur voor de factuur.

Doorzetten van de dagomzet

Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen die de voorgaande dag zijn afgerond verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar een factuur in Octopus. In de regels van de factuur staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet, waarbij je kunt kiezen uit:
2a. De omzet getotaliseerd per product-categorie
2b. De omzet getotaliseerd per BTW tarief.
In het eerste geval boek je de omzet op de grootboekrekening van de product-categorie. In het tweede geval boek je de omzet op de grootboekrekening behorend bij het BTW tarief (omzet).

Let bij dagomzet boeken op de volgende twee zaken: (i) Als een bon met meerdere betaalmethoden is voldaan wordt hij volledig en alleen meegerekend bij de eerste betaalmethode, (ii) Bonnen die niet zijn afgesloten gedurende de dag worden niet meegenomen. Als ze later alsnog worden afgesloten moeten deze handmatig worden geboekt.

3. Nodig: Octopus credentials

4. Activatie koppeling

Via deze website kun je een proefperiode aanvragen voor de koppeling tussen je Lightspeed Kassa (Retail) en Octopus. Ga naar de koppelpagina en vul het formulier in. Dit formulier vraagt naar een naam en adres. Deze gegevens gebruiken we voor het opstellen van de factuur. Na het aanvragen van de proefperiode sturen we je een licentiesleutel en een installatie-url voor het activeren van de koppeling.

Tijdens het installatie-proces van de koppeling tussen Lightspeed POS Retail en Octopus doe je twee dingen:
1. Je legt een connectie met het Lightspeed POS Retail systeem. De koppeling heeft toestemming nodig om gegevens uit jullie POS systeem te lezen.
2. De koppeling heeft ook toestemming nodig om facturen naar je Octopus account weg te schrijven en om gegevens zoals debiteur-informatie uit Octopus te lezen.

Tot slot leg je een relatie tussen de BTW-tarieven in Lightspeed POS Retail en de BTW tarieven en grootboekrekeningen in Octopus. In dit laatste scherm kun je ook aangeven of je de omzet per dag of per verkoop wilt boeken.

Klik op Ga verder. Je wordt nu automatisch doorgeleid naar het inlogscherm van Lightspeed POS Retail. Hier moet je inloggen. Als je dat gedaan hebt zie je een scherm waar je de koppeling autorisatie kan geven.

Als je toestemming hebt gegeven voor je Lightspeed POS Retail systeem ga je naar het laatste installatiescherm. Met dit kun je de BTW tarieven van je Lightspeed POS Retailsysteem koppelen aan BTW tarieven en grootboekrekeningen in Octopus. Je kunt per subwinkel aparte BTW tarieven en grootboekrekeningen selecteren. Ook kun je op dit scherm per betaalmethode aangeven of je de omzet per dag wilt doorzetten of de omzet per verkoop. Je kunt per betaalmethode een vaste debiteur selecteren. Verkopen voor deze betaalmethode worden dan onder deze debiteur geboekt. Indien je omzet per dag wilt boeken is een vaste debiteur verplicht.

5. Van Lightspeed POS Retail

Deze koppeling zet de voltooide verkopen vanuit Lightspeed POS Retail door naar het boekhoudsysteem. Je kunt per betaalmethode kiezen of je individuele bonnen of dagomzet wilt doorzetten.

Voor individuele bonnen geldt dat per betaalmethode, ieder uur de voltooide verkopen worden opgehaald en doorgezet. Voor deze verkopen wordt indien gewenst de debiteur ook doorgezet. Is de debiteur niet bekend dan wordt de verkoop onder een vaste debiteur geboekt.

In het geval van dagomzet worden iedere dag na middernacht de verkopen opgehaald voor de betaalmethoden die op dagomzet geboekt moeten worden. Deze verkopen worden vervolgens als een mega bestelling doorgezet, met de volgende regels:
Bonnummer - productnaam - bedrag - btw
De eventuele berekening en opmaak van het totaal hangt af van het boekhoudpakket.

Let bij dagomzet boeken op de volgende twee zaken: (i) Als een bon met meerdere betaalmethode is voldaan wordt hij volledig en alleen meegerekend bij de eerste betaalmethode, (ii) Bonnen die niet zijn afgesloten gedurende de dag worden niet meegenomen. Als ze later alsnog worden afgesloten moeten deze handmatig worden geboekt.

6. naar Octopus

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

Daarnaast hebben we een FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie wordt een fee in rekening gebracht. Neem hiervoor contact met ons op. Voor sommige koppelingen in België kunnen we u ook een partner aanbevelen. Voor installaties hebben we toegang tot je POS systeem en je online boekhoudpakket nodig.

Wij voeren migraties uit voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen, of bij dagomzet per 3 maanden, in rekening.