1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CM Pos en Billit.
De koppeling zorgt dat bonnen / afsluitingen uit de CM Pos kassa automatisch worden doorgezet naar dagfacturen in Billit. Omdat de bonnen / afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Billit, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor CM Pos en in de FAQ voor Billit.
Voor het installeren van de koppeling neem je contact op met CM Pos.
Wil je de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je daarnaast contact op te nemen met CM Pos zodat zij de connectie ook vanuit hun kant uit kunnen zetten.
2.Hoe de koppeling werkt
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar Billit. In de regels van de Billit dagfactuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een afsluiting voeren we een aantal controles op de CM Pos afsluiting uit:
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Billit bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de CM Pos bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de CM Pos bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Billit bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Ieder uur worden de afsluitingen uit de kassa opgehaald. De afsluiting wordt doorgezet naar een facturen in Billit. Dit gebeurt in drie stappen:
- De koppeling haalt de afsluiting op uit
- Per productcategory-regel wordt de BTW code bepaald - Let op: Bij kunnen we niet op omzetrekeningen boeken. Dus hoewel de afsluiting wordt aangeleverd met productcategorieen kan dit niet terugkomen in de factuur naar Billit.
- De Billit kasboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.
Bij een succesvolle controle wordt de Billit factuur wordt aangemaakt en doorgezet naar Billit. Er worden default debiteurgegevens in de Billit factuur gezet. Er kan gekozen worden om ook de producten toe te voegen uit de bon. Die optie kun je bij ons aanvragen.
Nadat de bon is doorgestuurd en een succesmelding van Billit is ontvangen wordt de bon als afgehandeld aangemerkt. De CM Pos bon verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Billit een foutmelding terug bij het verwerken van de bon dan verschijnt de bon bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Billit verderop in de handleiding.
3.Nodig: CM Pos
- Vraag de koppeling aan bij CM.com via CSMsupport@cm.com
- Zodra je bevestiging hebt gehad kan de koppeling gemaakt worden. Navigeer naar de Configuratie -> Integraties -> Voeg API koppeling toe.
- Selecteer Wisteria uit de lijst met koppelingen. Klik op Toevoegen
- Vul het ClientID en ClientsecretID in vanuit je Wisteria account. Klik op Opslaan
- Selecteer of de data per aanbieder, per productgroep of een combinatie hiervan doorgestuurd wordt naar het boekhoudpakket.
- Sla de instellingen op
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de CM Pos kassa. CM Pos regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Billit. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Billit administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....
De authenticatie wordt door CM Pos gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Authenticatie Billit
De authenticatie met Billit loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Billit voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Billit account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Billit gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Factuurlayout Billit
Het is mogelijk om een factuurlayout te koppelen aan de factuur in Billit. Op dit moment dient de templateID van de layout te worden ingevuld. Op een later moment zal de koppeling een lijst van beschikbare factuurlayouts tonen. Deze functionaliteit is in de maak.
Betaalstatus Billit
Het is mogelijk om de betaalstatus mee te geven aan Billit facturen. De keuze is altijd op betaald zetten, nooit op betaald zetten of afhankelijk van de status in de kassa op betaald zetten. Kies je voor de laatste optie dan gaat het om de betaalstatus op het moment van doorzetten. Wijzigt de betaalstatus in de kassa op een later moment dan wordt de factuur in Billit niet bijgewerkt.
Bij het doorzetten naar de Billit boekhouding worden de BTW percentages rechtstreeks doorgezet. Er is daardoor geen mogelijkheid om op aparte BTW codes of grootboekrekeningen te boeken.
5.Day-to-day: vanuit CM Pos
De dagafsluiting (Z-rapport) wordt iedere volgende dag (02:00) gesynchroniseerd.6.Day-to-day: Naar Billit
Aanmaken facturen
Bij het aanmaken van facturen wordt default klant-informatie in de factuur geplaatst. Deze klant heeft naam NN.
Bij het doorzetten van klantinformatie worden alle gegevens meegegeven in de salestransactie en Billit gaat het verder verwerken.
Uitwerking veldniveau Billit
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
OrderDate | 2022-12-02T20:23:29+01:00 | Datum bon of afsluiting |
ExpiryDate | 2022-12-16T20:23:29 | Datum bon of afsluiting + 14 dagen - de 14 dagen is niet aanpasbaar. |
OrderType | Invoice | Soort, bij negatieve bon Creditinvoice. |
OrderTitle | 1050 | Bestelnummer op verzoek bestel- of factuurnummer |
OrderDirection | Income | |
TotalExcl | 97.98 | Aantal * eenheidsprijzen excl BTW |
TotalIncl | 103.85 | Aantal * eenheidsprijzen incl BTW |
TotalVat | 5.87 | BTW |
PaymentReference | 1050 | Bestelnummer |
Created | 2023-01-20 | huidige datum |
Factuur-regels | ||
Quantity | 2 | Aantal |
Description | Maandelijkse instellingen check | Omschrijving |
VATPercentage | 6.00 | BTW percentage |
UnitPriceExcl | 20.7075 | Eenheidsprijzen excl BTW |
UnitPriceIncl | 21.9500 | Eenheidsprijzen incl BTW |
TotalExcl | 41.4151 | Aantal * eenheidsprijzen excl BTW |
TotalIncl | 43.9000 | Aantal * eenheidsprijzen incl BTW |
TotalVAT | 2.4849 | BTW |
Currency | EUR | Wordt niet doorgezet |
InclLeading | true | Inclusief BTW leidend, dit is niet aan te passen. |
Product-id | Product identifier vanuit Billit | Alleen als ingesteld is dat producten moeten worden doorgezet. |
Klant | ||
Achternaam | NN | Nomen Nescio |
LandCode | BE/NL | Afhankelijk van de locatie van de kassa |
info@sponiza.nl | emailadres behorend bij de kassa-koppeling |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Reference | [Reference] | De referentie van het product in Billit. Deze referentie is beschikbaar nadat we het product opgehaald of eventueel toegevoegd hebben. |
Omschrijving | [Description] | |
Prijs excl BTW | [unitpriceExcl] | |
BTW product | [BTW] | |
Bedrag incl BTW | [unitpriceIncl] | |
Aangemaakt | Huidige datum | |
Laatst gewijzigd | Huidige datum |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....