1.Samenvatting
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CCV Salespoint en Moneybird. De koppeling zorgt dat er van bonnen in CCV Salespoint automatisch een facturen wordt aangemaakt in Moneybird. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
De koppeling zet de omzet van de kassa door naar een facturen in Moneybird. Een dag loopt van 05:00 - 04:59.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/45/ccv-salespoint.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/30/moneybird.html.
2.Features
Deze koppeling zet de bonnen uit je CCV Salespoint winkel naar Moneybird via een dagomzet boeking. Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen die de voorgaande dag zijn afgerond verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar een boeking in Moneybird. In de regels van de boeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet, waarbij je kunt kiezen uit:
2a. De omzet getotaliseerd per product-categorie
2b. De omzet getotaliseerd per BTW tarief.
In het eerste geval boek je de omzet op de grootboekrekening van de product-categorie. In het tweede geval boek je de omzet op de grootboekrekening behorend bij het BTW tarief (omzet).
Tijdens de installatie kun je aangeven of je de omzet per betaalmethode of per productcategorie wilt tonen. Ook kun je tijdens de installatie grootboekrekeningen instellen. Je kunt
- kruisposten instellen voor de inkomsten per betaalmethode (dus de bedragen aan de debit-zijde)
- en grootboekrekeningen voor de omzet (dus de bedragen aan de credit-zijde), per productcategorie of BTWcode.
3.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
De koppeling tussen de CCV Salespoint kassa en Moneybird wordt geinstalleerd vanuit de plugin-directory van de kassa. Je klikt op de link Mijn plugins in het menu aan de linkerkant. Als je daarna de checkbox voor Boekhouding - Webwinkelfacturen aanvinkt dat zie je een dropdown-lijst verschijnen met een heel aantal boekhoudsystemen. Als je op de groene knop Installeren klikt start het installatie-proces.
Op het volgende scherm vul je je naam en emailadres. Het emailadres gebruiken we voor supportdoeleinden.
Klik op de knop Ga verder voor de volgende stap in het installatieproces.
Je gaat nu eerst de connectie met de CCV Salespoint kassa leggen. Je krijgt hiervoor automatisch een pop-up window te zien met de vraag of je de koppeling autoriseert gegevens uit je kassa te lezen. Klik hier op de groene knop Give access.
Je komt nu automatisch op een scherm terecht waar je de connectie met Moneybird kunt leggen en de relatie tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en grootboekrekeningen in de kassa. De koppeling zal de dagomzet met behulp van deze gegevens doorzetten.
4.Day-to-day: Vanuit CCV Salespoint
Deze koppeling zet de kassa-afsluiting vanuit de CCV Salespoint kassa door naar het boekhoudsysteem. Iedere ochtend haalt de koppeling de kassa-afsluitingen van de voorgaande dag op en zet deze door. Iedere kassa-afsluiting leidt tot 1 transacties in het boekhoudsysteem.
5.Day-to-day: Naar Moneybird
De bestellingen uit de webwinkel worden naar MoneyBird doorgezet als facturen. Indien nodig maakt de koppeling een nieuwe debiteur aan voor de factuur. Voor de nieuwe debiteur wordt standaard ingevuld dat de factuur handmatig, en dus niet automatisch via de email, verstuurd moet worden.
Als de bestelling of factuur in de webwinkel betaald is dan geeft de koppeling de volgende 2 extra requests mee na het aanmaken van de factuur in Moneybird:
I. Verzend-request
Dit request voegt de actie Verzenden toe aan de Moneybird factuur. Wij geven als default door dat de factuur verstuurd moet worden met de tag handmatig. Op verzoek kunnen wij deze instelling veranderen voor alle facturen die we doorzetten, naar: verzenden per email. In dat geval ontvangt de klant de factuur via de email.
II. Betaalstatus-request
Daarnaast sturen wij het 'betaal'-request door. De factuur staat nu op Betaald in Moneybird.
Let op, bij sommige webwinkelsoftware wordt de factuur eerder aangemaakt dan dat de betaling is verwerkt. In dat geval wordt er dus geen betaal-request door de koppeling doorgestuurd. De enige remedy is contact met ons op te nemen met het verzoek 'hard in te stellen dat alle bestellingen altijd de status betaald meekrijgen'.
Tot slot, binnen Moneybird zijn ook workflows actief waardoor facturen toch onbedoeld naar klanten worden gestuurd ondanks alle voorzorgsmaatregelen die genomen worden. Om extra werk te voorkomen adviseren wij om een aparte factuur-layout aan te maken voor de koppeling en in de factuur aan te geven dat de betaling al binnen is. Daarmee voorkom je dubbele betalingen en acties om deze betalingen terug te storten.
