1.Inleiding

De koppeling zorgt dat bonnen in de Booq kassa dagelijks worden doorgezet naar een memoboeking in Yuki. Indien gewenst kunnen bonnen ook individueel worden doorgezet naar een Yuki facturen. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling zorgt dat bonnen in de Booq kassa dagelijks worden doorgezet naar een memoboeking in Yuki. Indien gewenst kunnen bonnen ook individueel worden doorgezet naar een Yuki facturen. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: voor Booq en voor Yuki.

2.Hoe de koppeling werkt

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Booq kassa. Hiermee authenticeer je de koppeling om bonnen uit de kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Yuki. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Yuki administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Booq kassa en de BTW in Yuki

Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar Yuki. In de regels van de Yuki memoboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief
Tijdens de installatie kun je BTW codes, grootboek- en tussenrekeningen instellen voor het boeken van de omzet.
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen Deze optie gebuik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als Verkoopfacturen naar Yuki.

Controle:
Individuele bonnen en dagomzetten die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op het dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de individuele bonnen en dagomzetten die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon of dagomzet nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Nodig: Yuki codes

Op de website van Yuki staat uitgelegd hoe je voor jouw Yuki administratie-code een toegangscode voor de koppeling aanmaakt als gebruiker met een directe rol. De toegangscode is de in Yuki gegenereerde 'webservices API-key’.

Toegangscodes Yuki

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Booq kassa. Hiermee authenticeer je de koppeling om bonnen uit de kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Yuki. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Yuki administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Booq kassa en de BTW in Yuki

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie Yuki
Je legt de connectie met Yuki via de administratie-id en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Yuki. Je kunt de administratie-id en API sleutel nu invullen in het popup window.

Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de en de tussenrekeningen uit Yuki.

 

5.Day-to-day: Vanuit Booq

Doorzetschema Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een memoboeking aangemaakt in Yuki.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.

Debiteuren Als Booq bonnen over een extern debiteur-id beschikt dan haalt de koppeling de debiteur op uit de kassa. De debiteurgegevens worden meegegeven bij het aanmaken van de Yuki factuur. Is er geen debiteur meegegeven in de bon, de zgn anonieme kassa-verkopen, dan wordt de factuur in Yuki aangemaakt met een dummie-debiteur. Wil je die bonnen liever op een default-debiteur zetten dan kun je een default-debiteur aanmaken in Yuki en ons de code toesturen. Wij gaan dit dan regelen. Voor meer informatie over het aanmaken van een default-debiteur zie de FAQ.

Is er wel een naam voor de debiteur in de Booq bon aanwezig maar geen extern debiteur-id dan ontstaat er een foutsituatie en kan de bon niet doorgezet worden.

Bij de optie hybride dient bij het doorzetten naar individuele facturen altijd debiteur-informatie beschikbaar te zijn in Booq.

6.Day-to-day: Naar Yuki

De synchronisatie van gegevens tussen Booq en Yuki is als volgt.

7.Support