1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Booq en Moneybird. De koppeling zorgt dat er van bonnen in Booq automatisch een factuur wordt aangemaakt in Moneybird. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling kun je aanvragen bij Booq, via verkoop@eijsink.nl of telefonisch 0880-556677. Zij melden jullie aan en doen de configuratie.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/49/booq.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/30/moneybird.html.

2.Features

Je kunt de verkopen uit de Booq kassa alleen individueel doorzetten naar Moneybird. Dit betekent dat iedere bon uit de kassa apart wordt doorgezet. De bonnen worden doorgezet als Moneybird factuur.

Omdat voor Twelve bonnen geen debiteurgegevens worden geregistreerd worden de bonnen op een default debiteur in Moneybird geboekt te worden. Deze default debiteur kan in Moneybird aangemaakt worden en vervolgens via de Configuratie tab van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl ingesteld worden.

3.Installatie

De koppeling kun je aanvragen bij Booq, via verkoop@eijsink.nl of telefonisch 0880-556677. Zij melden jullie aan en doen de configuratie.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Booq kassa. Hiermee authenticeer je de koppeling om bonnen uit de kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Moneybird. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Moneybird administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Booq kassa en de BTW in Moneybird

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie Moneybird:
De authenticatie met Moneybird loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Moneybird voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Moneybird account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Moneybird gelegd.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. De instellingen gaan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

Betaalmethoden inrichten
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden uit de kassa en de tussenrekeningen van het boekhoudsysteem.

Inrichten productcategorieen
Indien er gekozen is voor het boeken aan de hand van productcategorieen in de kassa kunnen hier de omzetrekeningen ingericht worden. Dit gaat wederom via select-boxjes.

4.Day-to-day: Vanuit Booq

Deze koppeling zet de bonnen door vanuit de booq kassa door naar het boekhoudsysteem. Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een boeking aangemaakt in het boekhoudsysteem.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij het doorzetten van individuele bonnen worden ook de klantgegevens van de bon doorgezet. Zijn de klantgegevens niet aanwezig dan wordt de bon op een default debiteur in Exact Online geboekt. Deze default debiteur is in te richten op het configuratiescherm van het dashboard.

5.Day-to-day: Naar Moneybird

Bonnen die worden individueel worden doorgezet verschijnen in Moneybird als facturen. Indien nodig maakt de koppeling een nieuwe debiteur aan voor de factuur. Voor de nieuwe debiteur wordt standaard ingevuld dat de factuur handmatig, en dus niet automatisch via de email, verstuurd moet worden. Is er geen debiteur aanwezig - de zgn anonieme kassaverkoop - dan wordt de factuur voor een vaste debiteur aangemaakt.

Het is mogelijk om de volgende 2 extra requests mee te sturen na het aanmaken van de factuur in Moneybird:

I. Verzend-request
Dit request voegt de actie Verzenden toe aan de Moneybird factuur. Wij geven als default door dat de factuur verstuurd moet worden met de tag handmatig. Op verzoek kunnen wij deze instelling veranderen voor alle facturen die we doorzetten, naar: verzenden per email. In dat geval ontvangt de klant de factuur via de email.

II. Betaalstatus-request
Het betaalrequest zorgt er voor dat de factuur op Betaald staat in Moneybird.

Voor dagomzet maakt de koppeling een ook een factuur aan Moneybird. De betalingen binnen de dagomzet worden als betalingen toegevoegd aan de factuur. De factuur met de dagomzet wordt altijd op een default debiteur geboekt.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Booq kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Moneybird. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon of dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/49/booq.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/30/moneybird.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar verkoop@eijsink.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.