1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Booq en e-Boekhouden. De koppeling zorgt dat er van bonnen in Booq automatisch een mutatie wordt aangemaakt in e-Boekhouden. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling kun je aanvragen bij Booq, via verkoop@eijsink.nl of telefonisch 0880-556677. Zij melden jullie aan en doen de configuratie.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/49/booq.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/15/e_boekhouden.html.

2.Features

Er zijn twee manieren om de bonnen uit je Booq kassa door te zetten naar e-Boekhouden:
- Dagomzet: Bonnen van 1 werkdag in de kassa worden als 1 mutatie in e-Boekhouden geplaatst
- Individueel: Voor iedere bon een aparte mutatie in e-Boekhouden
Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel kun je bij ons aanvragen.

Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar e-Boekhouden. In de regels van de e-Boekhouden mutatie staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief
Tijdens de installatie kun je BTW codes, grootboek- en tussenrekeningen instellen voor het boeken van de omzet.
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen Deze optie gebuik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als mutaties naar e-Boekhouden.

Het is ook mogelijk om voor een mengvorm te kiezen. Dit is de optie hybride. Bij deze optie kun je per betaalmethode instellen of bonnen betaald met die betaalmethode in de dagomzet moeten komen of dat de bon aparte moet worden doorgezet naar een factuur in e-Boekhouden.nl.

3.Installatie

De koppeling kun je aanvragen bij Booq, via verkoop@eijsink.nl of telefonisch 0880-556677. Zij melden jullie aan en doen de configuratie.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Booq kassa. Hiermee authenticeer je de koppeling om bonnen uit de kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met e-Boekhouden. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie e-Boekhouden administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Booq kassa en de BTW in e-Boekhouden

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie e-Boekhouden.nl:
Voor de authenticate met e-Boekhouden vul de gebruikersnaam en de twee beveiligingscodes in die je in de vorige sectie hebt bepaald.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. De instellingen gaan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

Betaalmethoden inrichten
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden uit de kassa en de tussenrekeningen van het boekhoudsysteem.

Inrichten productcategorieen
Indien er gekozen is voor het boeken aan de hand van productcategorieen in de kassa kunnen hier de omzetrekeningen ingericht worden. Dit gaat wederom via select-boxjes.

4.Day-to-day: Vanuit Booq

Deze koppeling zet de bonnen door vanuit de booq kassa door naar het boekhoudsysteem. Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een boeking aangemaakt in het boekhoudsysteem.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij het doorzetten van individuele bonnen worden ook de klantgegevens van de bon doorgezet. Zijn de klantgegevens niet aanwezig dan wordt de bon op een default debiteur in Exact Online geboekt. Deze default debiteur is in te richten op het configuratiescherm van het dashboard.

5.Day-to-day: Naar e-Boekhouden.nl

Bonnen die worden individueel worden doorgezet verschijnen in e-Boekhouden als mutaties. Ook voor dagomzet maakt de koppeling een mutatie aan. In deze dagmutatie staan de bedragen die zijn binnengekomen volgens de bonnen en de omzet van de bonnen. Deze bedragen zijn in evenwicht.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Booq kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar e-Boekhouden. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon of dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/49/booq.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/15/e_boekhouden.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar verkoop@eijsink.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.