1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Booq en e-Boekhouden.

De koppeling zorgt dat bonnen in de Booq kassa dagelijks worden doorgezet naar een mutatie in e-Boekhouden. Indien gewenst kunnen bonnen ook individueel worden doorgezet naar een e-Boekhouden mutaties of facturen. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling kun je aanvragen bij Booq, via verkoop@eijsink.nl of telefonisch 0880-556677. Zij melden jullie aan en doen de configuratie. Wil je de koppeling stopzetten dan neem je ook contact op met Booq.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: voor Booq en voor e-Boekhouden.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bon uit de Booq wordt doorgezet naar een e-Boekhouden mutatie of factuur.


- Dagomzet: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één mutatie in e-Boekhouden geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte mutaties of facturen in e-Boekhouden geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen.

Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één mutatie doorgezet naar e-Boekhouden. In de regels van de e-Boekhouden mutatie staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie


Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als mutaties of facturen naar e-Boekhouden. In de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties Dagomzet en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dagomzet komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden.

Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle:
Individuele bonnen en dagomzetten die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op het dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de individuele bonnen en dagomzetten die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon of dagomzet nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

3.Installatie

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Booq kassa. Hiermee authenticeer je de koppeling om bonnen uit de kassa te lezen.
2. Het leggen van de connectie met e-Boekhouden. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie e-Boekhouden administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven in de Booq kassa en de BTW in e-Boekhouden

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie kassa:
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie e-Boekhouden.nl:
Het rode bolletje en de rode Connect knop bij e-Boekhouden op het Configuratie-scherm geeft aan dat de connectie met e-Boekhouden nog niet geldig is. Om de connectie te activeren klik je op de rode Connect knop. Je ziet dan een scherm met daarin de velden voor een gebruikersnaam en twee beveiligingscodes. Hier vul je de gebruikersnaam en de twee beveiligingscodes in die je in de vorige sectie hebt bepaald.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. De instellingen gaan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

Betaalmethoden inrichten
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden uit de kassa en de tussenrekeningen van het boekhoudsysteem.

Inrichten productcategorieen
Indien er gekozen is voor het boeken aan de hand van productcategorieen in de kassa kunnen hier de omzetrekeningen ingericht worden. Dit gaat wederom via select-boxjes.  

4.Day-to-day: Vanuit Booq

Doorzetschema Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een mutatie aangemaakt in e-Boekhouden.

In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.

Debiteuren Als Booq bonnen over een extern debiteur-id beschikt dan haalt de koppeling de debiteur op uit de kassa. Vervolgens controleert de koppeling of de debiteur al aanwezig is in e-Boekhouden. Als de debiteur niet aanwezig is dan voegt de koppeling de debiteur toe aan e-Boekhouden. Is er wel een naam voor de debiteur aanwezig in de Booq maar geen extern debiteur-id dan ontstaat er een foutsituatie en kan de bon niet doorgezet worden.

Matching vindt plaats op emailadres. Is er geen emailadres aanwezig dan wordt de debiteur altijd toegevoegd. Het is helaas niet mogelijk om via andere velden te verifieren of de debiteur in e-Boekhouden aanwezig is. Bonnen zonder debiteur kunnen op een default-debiteur in e-Boekhouden geboekt worden. Neem hiervoor contact met ons op.

Bij de optie hybride dient bij het doorzetten naar individuele facturen altijd debiteur-informatie beschikbaar te zijn in Booq.

5.Day-to-day: Naar e-Boekhouden.nl

De synchronisatie van gegevens tussen Booq en e-Boekhouden is als volgt.

5.1 De transacties

De bonnen uit Booq worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties of facturen. Per bon worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.

Bij het aanmaken van facturen of mutaties kunnen de omschrijvingen en de factuurnummers aangepast worden. Hieronder de mogelijkheden voor het aanmaken van facturen en mutaties in e-Boekhouden.nl.

Facturen

  • Factuurnummer: Dit is optioneel, wij adviseren om e-Boekhouden de factuurnummers zelf te laten bepalen. Dan zijn ze zeker uniek en opvolgend. Wil je het factuurnummer toch meegeven dan kan hiervoor het bonnummer voor gebruikt worden.
  • BoekhoudmutatieOmschrijving: bonnummer
  • Datum: Datum van de bon
  • Factuurprofiel: De naam van het factuurprofiel. Indien je het factuurprofiel niet kunt instellen in tabblad Configuratie, dan kun je de naam aan ons doorgeven, en stellen wij het in.
  • Debiteur: Verplicht bij gebruik van de hybride optie, bij individueel doorzetten kan hier een default-debiteurnummer worden gebruikt.
  • Regels:
    • Aantal
    • ProductCode
    • Omschrijving - De omschrijving in de bonregel
    • PrijsPerEenheid - eenheidprijs excl BTW
    • BTWCode - zoals ingesteld via het dashboard
    • TegenrekeningCode - zoals ingesteld via het dashboard
    • Omzet- of tussenrekening

Mutaties

  • Rekening: Meestal 1300, maar is op verzoek aan te passen
  • Omschrijving: bonnummer. Bij dagomzet is het bonnummer afgeleid van de datum.
  • Datum: Datum van de bon
  • Factuur: bonnummer
  • Betalingskenmerk: bonnummer
  • Debiteur: Als deze aanwezig is, anders geen debiteurgegevens. Bij de mutatie voor de dagomzet worden geen debiteurgegevens meegegeven.
  • Regels:
    • Bedrag incl BTW
    • Bedrag excl BTW
    • BTW bedrag
    • BTW code - zoals ingesteld op het dashboard
    • TegenrekeningCode - zoals ingesteld via het dashboard

5.2 De producten

Indien de bonnen worden doorgezet naar e-Boekhouden facturen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de bon al in e-Boekhouden bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in e-Boekhouden dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. Voor de matching wordt de ArtikelCode in het e-Boekhouden product gebruikt.

Let op: De producten worden alleen aangemaakt in e-Boekhouden. Producten in e-Boekhouden worden nooit gewijzigd.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Booq kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar e-Boekhouden. Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je zelfs een excel download opvragen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/49/booq.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/15/e_boekhouden.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar verkoop@eijsink.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.