1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen het SW-Retail kassasysteem en Billit.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Billit, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor SW-Retail en in de FAQ voor Billit.
Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....
2.Hoe de koppeling werkt
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Billit.
Aan het begin van de verwerking van een bon voeren we een aantal controles op de SW-Retail bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de SW-Retail bon gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bon een overeenkomstige BTW code in Billit bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.
Voor het aanmaken van de dagfactuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar Billit. In de regels van de Billit dagfactuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief. De betaalde bedragen staan niet in dagfactuur.
Bij een succesvolle controle wordt de Billit factuur wordt aangemaakt en doorgezet naar Billit. Er worden default debiteurgegevens in de Billit factuur gezet. Er kan gekozen worden om ook de producten toe te voegen uit de bon. Die optie kun je bij ons aanvragen.
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.
Nadat de bon of dagomzet is doorgestuurd en een succesmelding van Billit is ontvangen wordt de bon / dagomzet als afgehandeld aangemerkt. De bon / dagomzet verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Billit een foutmelding terug bij het verwerken van de bon / dagomzet dan zie je dit terug bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bon / dagomzet met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bonnen / dagomzet opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Billit verderop in de handleiding.
3.Nodig: SW-Retail kassasysteem connectie
Voor het leggen van de koppeling met SW-Retail kan je een account aanmaken op webwinkelboekhouden. SW-Retail krijgt bericht zodra je een account hebt aangemaakt. De koppeling wordt dan automatisch geactiveerd binnen 2 werkdagen. Wanneer dit is gelukt, krijg je een bericht zowel in de mail als op je dashboard in de cloudomgeving. Hierin staat informatie hoe je de kopeling verder kan configureren in SW-Retail.
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
1. Het leggen van de connectie met de SW-Retail kassasysteem. SW-Retail regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Billit. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Billit administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
De authenticatie wordt door SW-Retail gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Authenticatie Billit
De authenticatie met Billit loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Billit voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Billit account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Billit gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Factuurlayout Billit
Het is mogelijk om een factuurlayout te koppelen aan de factuur in Billit. Op dit moment dient de templateID van de layout te worden ingevuld. Op een later moment zal de koppeling een lijst van beschikbare factuurlayouts tonen. Deze functionaliteit is in de maak.
Betaalstatus Billit
Het is mogelijk om de betaalstatus mee te geven aan Billit facturen. De keuze is altijd op betaald zetten, nooit op betaald zetten of afhankelijk van de status in de kassasysteem op betaald zetten. Kies je voor de laatste optie dan gaat het om de betaalstatus op het moment van doorzetten. Wijzigt de betaalstatus in de kassasysteem op een later moment dan wordt de factuur in Billit niet bijgewerkt.
Bij het doorzetten naar de Billit boekhouding worden de BTW percentages rechtstreeks doorgezet. Er is daardoor geen mogelijkheid om op aparte BTW codes of grootboekrekeningen te boeken.
Indien er gekozen wordt voor de optie hybride - dus het aanmaken van een individuele factuur of een dagfactuur - dan kunnen hier de betaalmethoden worden ingericht. Per betaalmethode kan eenvoudig worden aangegeven of de factuur individueel aangemaakt dient te worden of dat de bon met deze betaalmethode deel uit maakt van de dagomzet.
5.Day-to-day: Vanuit SW-Retail kassasysteem
Doorzetschema: Eenmal per dag worden alle bonnen eenmalig doorgezet. Dit gebeurt ’s nachts.
De volgende informatie sturen wij mee met elke bon:
- Factuurnummer
- Datum van de bon
- Totaalbedrag exclusief BTW
- Totaalbedrag inclusief BTW
- Totaalbedrag BTW
- Producten
- Artikelomschrijving
- Artikelnummer van de fabrikant
- Aantal
- Totaalbedrag deze regel inclusief BTW
- Totaalbedrag deze regel exclusief BTW
- Totaal BTW bedrag van deze regel
- BTW Tarief
- Korting inclusief BTW
- Gekoppelde klantkaart*
- E-mailadres
- Relatiecode SW-Retail
- Naam
- Achternaam
- Postcode
- Woonplaats
- Land
- Telefoonnummer
- Betaalmethode
- Naam van de betaalmethode
- Bedrag dat is betaald
*Wanneer er geen klantkaart gekoppeld is zal het systeem waarop deze bon is afgerekend als klant worden beschouwd.
6.Day-to-day: Naar Billit
Aanmaken facturen
Bij het aanmaken van facturen wordt de klant-informatie in de factuur geplaatst. Er wordt dus geen aparte klant aangemaakt. Billit zorgt zelf voor het matchen van de debiteurgegevens met de al bestaande debiteuren in Billit.
Bij het doorzetten van klantinformatie worden alle gegevens meegegeven in de salestransactie en Billit gaat het verder verwerken.
Aanmaken producten
Producten worden alleen aangemaakt als dat ingesteld is in jullie contract. De koppeling controleert eerst of de producten uit de bon al in Billit bestaan. Zo niet, dan voegt de koppeling de ontbrekende producten toe. De regels voor het matchen van producten tussen SW-Retail en Billit kun je in deze FAQ nalezen.
Wat betreft de BTW houdt de koppeling het BTW percentage in de bon aan.
Uitwerking veldniveau Billit
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| OrderDate | 2022-12-02T20:23:29+01:00 | |
| ExpiryDate | 2022-12-16T20:23:29 | + 14 dagen - de 14 dagen is niet aanpasbaar. |
| OrderType | Invoice | Soort, bij negatieve bon Creditinvoice. |
| OrderTitle | 1050 | Bonnummer |
| OrderDirection | Income | |
| TotalExcl | 97.98 | Aantal * eenheidsprijzen excl BTW |
| TotalIncl | 103.85 | Aantal * eenheidsprijzen incl BTW |
| TotalVat | 5.87 | BTW |
| PaymentReference | 1050 | Bonnummer |
| Created | 2023-01-20 | huidige datum |
| Factuur-regels | ||
| Quantity | 2 | Aantal |
| Description | Maandelijkse instellingen check | Omschrijving |
| VATPercentage | 6.00 | BTW percentage |
| UnitPriceExcl | 20.7075 | Eenheidsprijzen excl BTW |
| UnitPriceIncl | 21.9500 | Eenheidsprijzen incl BTW |
| TotalExcl | 41.4151 | Aantal * eenheidsprijzen excl BTW |
| TotalIncl | 43.9000 | Aantal * eenheidsprijzen incl BTW |
| TotalVAT | 2.4849 | BTW |
| Currency | EUR | Wordt niet doorgezet |
| InclLeading | true | Inclusief BTW leidend, dit is niet aan te passen. |
| Product-id | Product identifier vanuit Billit | Alleen als ingesteld is dat producten moeten worden doorgezet. |
| Klant | ||
| Voornaam | Sophie | |
| Achternaam | Fischer | |
| Adres | Stationstraat | |
| Huisnummer | 12 | |
| Postcode | 1000AA | |
| Stad | Amsterdam | |
| LandCode | NL | |
| info@sponiza.nl | ||
| Telefoonnummer | 31623138822 | |
| Naam | Sophie Fischer | Bedrijfsnaam indien aanwezig, anders voor- achternaam. |
| Verzendadres factuur - let op, het verzendadres is een extra adres bij de klant in Billit | ||
| Adres-type | DeliveryAddress | |
| Naam | Marietje Geuze | |
| Adres | Heesterstraat | |
| Huisnummer | 1 | |
| Postcode | 3512KL | |
| Stad | Utrecht | |
| LandCode | NL | |
| Paid | 1 | |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Reference | [Reference] | De referentie van het product in Billit. Deze referentie is beschikbaar nadat we het product opgehaald of eventueel toegevoegd hebben. |
| Omschrijving | [Description] | |
| Prijs excl BTW | [unitpriceExcl] | |
| BTW product | [BTW] | |
| Bedrag incl BTW | [unitpriceIncl] | |
| Aangemaakt | Huidige datum | |
| Laatst gewijzigd | Huidige datum |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
