1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed POS Restaurant en Reeleezee.
Deze koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed POS Restaurant kassa automatisch worden doorgezet naar Reeleezee. De bonnen worden per stuk doorgezet als bon of factuur naar Reeleezee, of per dag verzameld en als dag-factuur in Reeleezee geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Reeleezee, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed POS Restaurant en in de FAQ voor Reeleezee.
Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen. Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen. Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een andere kassa of boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een andere kassa of boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
2.Hoe de koppeling werkt
Er zijn drie manieren om de bonnen uit de Lightspeed POS Restaurant kassa door te zetten naar Reeleezee:
- Dag-factuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dag-factuur in Reeleezee geplaatst. Een omzetdag loopt van 05:00 - 04:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte bon of factuur in Reeleezee geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
- Dag-factuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dag-factuur in Reeleezee geplaatst. Een omzetdag loopt van 05:00 - 04:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte bon of factuur in Reeleezee geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Optie 1: Aanmaken dag-factuur
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Reeleezee. In de regels van de Reeleezee dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of productcategorie.
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als bonnen of facturen naar Reeleezee.
Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties dag-factuur en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dag-factuur komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden. Let op: Hoewel het mogelijk is om op betaalmethode te selecteren of een bon wel of niet individueel wordt doorgezet worden de betalingen voor de bonnen nooit in de dag-factuur geplaatst. In de dag-factuur staat alleen de omzet.
Default is het doorzetten van dagomzet naar een dag-factuur. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Reeleezee staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Reeleezee. In de regels van de Reeleezee dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of productcategorie.
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als bonnen of facturen naar Reeleezee.
Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties dag-factuur en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dag-factuur komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden. Let op: Hoewel het mogelijk is om op betaalmethode te selecteren of een bon wel of niet individueel wordt doorgezet worden de betalingen voor de bonnen nooit in de dag-factuur geplaatst. In de dag-factuur staat alleen de omzet.
Default is het doorzetten van dagomzet naar een dag-factuur. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Reeleezee staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Controle vooraf dag-factuur
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Reeleezee.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Reeleezee.
Controle vooraf individuele bonnen
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed POS Restaurant bon uit:
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed POS Restaurant bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed POS Restaurant bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Reeleezee bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Controle vooraf hybride
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.
Doorzetten dag-factuur
Voor het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Reeleezee. In de regels van de Reeleezee dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie. De betaalde bedragen staan niet in dag-factuur.
Voor het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Reeleezee. In de regels van de Reeleezee dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie. De betaalde bedragen staan niet in dag-factuur.
Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een Lightspeed POS Restaurant bon naar Reeleezee gebeurt in twee stappen:
Het doorzetten van een Lightspeed POS Restaurant bon naar Reeleezee gebeurt in twee stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Reeleezee aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- De Reeleezee bon of factuur wordt aangemaakt en doorgezet.
Doorzetten hybride
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.
Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Reeleezee verderop in de handleiding.
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Reeleezee verderop in de handleiding.
3.Nodig: Reeleezee authenticatie
Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikersnaam en wachtwoord van Reeleezee nodig. Vul hier niet de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee je inlogt. Voor dit soort koppelingen kun je binnen Reeleezee een aparte gebruikersnaam aanmaken. Met deze gebruikersnaam kan je niet inloggen maar wel de koppeling leggen. Om de gebruikersnaam / wachtwoord aan te maken ga je naar Instellingen > Algemene instellingen > Web-services.
Lees meer Nodig Reeleezee ....
Lees minder Nodig Reeleezee ....
Klik op Nieuw in de rechterbovenhoek. Je ziet nu een scherm met twee tabbladen, nl Naam en Toegang. Vul een naam in voor de webservice koppeling en klik op Opslaan en daarna op Toegang. Pas nu kun je dit tabblad bezoeken.
Vul een gebruikersnaam en wachtwoord in. Bevestig het wachtwoord. Schrijf de nieuwe gebruikersnaam en het wachtwoord op. Dit moet je namelijk gebruiken voor de koppeling. Klik op Opslaan. Daarna moet je de Rechten voor de koppeling goed zetten. De koppeling moet kunnen lezen uit Reeleezee en facturen / boekingsbonnen kunnen toevoegen. In onderstaand plaatje zie je hoe de rechten het best ingesteld kunnen worden.
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.
Connectie kassa
De authenticatie met de kassa loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je kassa voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de kassa. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je overstapt op een andere kassa - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Connectie Reeleezee
Je legt de connectie met Reeleezee via de gebruikersnaam en wachtwoord die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Reeleezee. Je kunt de gebruikersnaam en het wachtwoord nu invullen in het popup window.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Reeleezee. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Reeleezee. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
5.Day-to-day: Vanuit Lightspeed Resto
In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.
Doorzetschema
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een dag-factuur aangemaakt in Reeleezee.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.
Bonnen worden vooraf gecontroleerd op het betaalde bedrag en de omzet in de bonregels. Alleen als deze bedragen overeenkomen wordt de bon in behandeling genomen.
Bij dagomzet worden telkens na middernacht de bonnen van de voorgaande dag opgehaald. In de loop van de ochtend wordt hiervoor een dag-factuur aangemaakt in Reeleezee.
In het geval van individueel doorzetten worden ieder uur de bonnen opgehaald opgehaald uit de kassa en doorgezet. Bij de hybride optie worden de individuele bonnen dus per uur doorgezet en de dagomzet in de ochtend.
Bonnen worden vooraf gecontroleerd op het betaalde bedrag en de omzet in de bonregels. Alleen als deze bedragen overeenkomen wordt de bon in behandeling genomen.
Debiteuren
Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een Reeleezee dag-factuur aan voor een default debiteur in Reeleezee. Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Reeleezee. Matching van debiteuren tussen Lightspeed POS Restaurant en Reeleezee vindt plaats op emailadres.
Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in Reeleezee geboekt. Deze vaste debiteur maak je aan in Reeleezee met een (mag fictief) e-mailadres. Dit e-mailadres geef je aan ons door, dan stellen wij hem in. Bij de keuze voor hybride verwacht de koppeling altijd debiteur-gegevens bij de bon en is boeken op een default debiteur niet mogelijk.
Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een Reeleezee dag-factuur aan voor een default debiteur in Reeleezee. Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Reeleezee. Matching van debiteuren tussen Lightspeed POS Restaurant en Reeleezee vindt plaats op emailadres.
Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in Reeleezee geboekt. Deze vaste debiteur maak je aan in Reeleezee met een (mag fictief) e-mailadres. Dit e-mailadres geef je aan ons door, dan stellen wij hem in. Bij de keuze voor hybride verwacht de koppeling altijd debiteur-gegevens bij de bon en is boeken op een default debiteur niet mogelijk.
Uitwerking veldniveau bonnen
Uitwerking Lightspeed POS Restaurant bonnen. +-
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed POS Restaurant bestelling |
| Bon-id | [id] |
| Bonnummer | [id] |
| Datum | Op basis van [createDate] |
| Kassa-id | [tableId], deze waarde wordt niet gebruikt |
| Shop-id | [floorId], deze waarde wordt niet gebruikt |
| Klantid | [customerId] |
| Totaal incl BTW | [total] |
| Totaal excl BTW | [totalWithoutTax] |
| Status bestelling | [financial_status] |
| Status | Deze wordt bepaald op basis van de velden [status] en [type]:
|
| Wijzigingsdatum | [modificationDate] |
Uitwerking bonregel+-
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed POS Restaurant bestelling |
| Regel-id | [prodId] |
| Naam | [productName] |
| SKU | [productId] |
| EAN / Barcode | [productPLU] |
| Aantal | [amount] |
| BTW percentage | Het BTW percentage wordt als volgt berekend:
|
| Regelbedragen incl en excl BTW | Hiervoor worden de velden [totalPrice] en [totalPriceWithoutVat] gebruikt |
| Let op: Alle regels worden in 1 keer nagelopen. Hierna wordt gekeken of de regels optellen tot het totaal van de bon. Als de bon nog niet voltooid is mag er een verschil zijn. Is de bon wel voltooid en kloppen de bedragen in de regels niet met het totaalbedrag in de bon dan vindt er een harde exit plaats. De verwerking stopt omdat er een situatie is voorgekomen die echt niet mag gebeuren. Dit is een extra beveiliging die voorkomt dat verkeerde data in Reeleezee terecht komt. | |
6.Day-to-day: Naar Reeleezee
Aanmaken transacties
Bij het gebruik van de koppeling naar Reeleezee kunnen de bonnen doorgezet worden naar Reeleezee facturen of boekingsbonnen. Standaard staat facturen ingesteld. Wil je liever boekingsbonnen in Reeleezee zien neem dan contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl.
Bij het gebruik van de koppeling naar Reeleezee kunnen de bonnen doorgezet worden naar Reeleezee facturen of boekingsbonnen. Standaard staat facturen ingesteld. Wil je liever boekingsbonnen in Reeleezee zien neem dan contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl.
Het bestelnummer wordt meegegeven als betalingskenmerk. In Reeleezee mag het betalingskenmerk alleen uit cijfers bestaan. Andere tekens worden uit het betalingskenmerk verwijderd.
Het bestelnummer uit de bon wordt in het veld Header geplaatst van de factuur als factuurnummer. Hou er rekening mee dat binnen Reeleezee alleen cijfers zijn toegestaan als factuurnummer. Andere tekens worden door de koppeling verwijderd. Als de koppeling facturen aanmaakt in Reeleezee dan moeten de factuurnummers opvolgend zijn. Dat wil zeggen dat een factuurnummer hoger moet zijn dan het laatst aangemaakte factuurnummer. Factuurnummers mogen zowel bij facturen als boekingsbonnen niet hergebruikt worden.
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Reeleezee debiteur gebruikt als debiteur van de Reeleezee transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Reeleezee. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Uitwerking veldniveau Reeleezee
Het bestelnummer uit de bon wordt in het veld Header geplaatst van de factuur als factuurnummer. Hou er rekening mee dat binnen Reeleezee alleen cijfers zijn toegestaan als factuurnummer. Andere tekens worden door de koppeling verwijderd. Als de koppeling facturen aanmaakt in Reeleezee dan moeten de factuurnummers opvolgend zijn. Dat wil zeggen dat een factuurnummer hoger moet zijn dan het laatst aangemaakte factuurnummer. Factuurnummers mogen zowel bij facturen als boekingsbonnen niet hergebruikt worden.
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Reeleezee debiteur gebruikt als debiteur van de Reeleezee transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Reeleezee. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Uitwerking veldniveau Reeleezee
Uitwerking op veld-niveau Reeleezee factuur. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| userName | info@sponiza.nl | De gebruikersnaam die binnen Reeleezee speciaal voor de koppeling is ingesteld |
| password | 1239045 | Het wachtwoord voor de speciale Reeleezee gebruikersnaam |
| Name | BV Company | Bedrijfsnaam (max lengte 45 posities) |
| CreateDateTime | 2023-03-17T12:31:21 | |
| SalesInvoice | ||
| ReferenceNumber | default geen waarde, op verzoek het bestelnummer. Letters en andere niet-cijfers zijn uit het verwijderd, want Reeleezee accepteert alleen cijfers als referentie | |
| ContactPersonReference | ||
| CustomerReference | ||
| @attributes | ||
| Code | WS_1678710279526 | |
| RecipientAddress | ||
| Street | stationstraat 12 | straat |
| Zipcode | 1000AA | postcode |
| City | Amsterdam | stad |
| CountryCode | NL | Landcode |
| DocumentDate | 2023-03-10 | |
| BookDate | 2023-03-17 | Besteldatum |
| IsVatIncludedInPrice | true | Prijzen incl BTW: true als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders false |
| Status | open | open als de waarde bestelling ongelijk aan 0 is, anders tentative. |
| Header | Bestelling 2190320394 | Bestelling bestelnummer - de letters en andere tekens komen hier nu wel voor. Let op dat voor boekingsbonnen de header niet zichtbaar is. |
| PaymentReference | 2190320394 | Bestelnummer zonder letters en andere niet-cijfer tekens. |
| DocumentOrigin | receipt | alleen gevuld bij doorzetten naar boekingsbonnen |
| Regels | ||
| Description | 1x Weekplanner roze | Omschrijving |
| Quantity | 1 | aantal |
| Unit | ST | Eenheid, dit is niet aan te passen. |
| Price | 14.9900 | Eenheidsprijs incl BTW - als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders regelprijs excl BTW. |
| VatCode | H | BTW code |
| AccountReference | ||
| Number | 8000 | Grootboekrekening, zoals ingesteld op het dashboard. |
7.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je Lightspeed POS Restaurant kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Reeleezee.Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je een excel download opvragen met meer details.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/17/lightspeed-pos-restaurant.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/37/reeleezee.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.