1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Povis en SnelStart.
De koppeling zorgt dat kassa-afsluitingen uit de Povis kassa automatisch worden doorgezet naar bestellingen / verkoopboekingen in SnelStart.Omdat de kassa-afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in SnelStart, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Povis en in de FAQ voor SnelStart.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
2.Hoe de koppeling werkt
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één kasboeking doorgezet naar SnelStart. In de regels van de SnelStart kasboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een kassa-afsluiting voeren we een aantal controles op de Povis kassa-afsluiting uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Povis kassa-afsluiting gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de kassa-afsluiting een overeenkomstige BTW code in SnelStart bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de kassa-afsluiting niet eerder is doorgezet.
Nadat de kassa-afsluiting is doorgestuurd en een succesmelding van SnelStart is ontvangen wordt de kassa-afsluiting als afgehandeld aangemerkt. De Povis kassa-afsluiting verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft SnelStart een foutmelding terug bij het verwerken van de kassa-afsluiting dan verschijnt de kassa-afsluiting bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de kassa-afsluiting met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de kassa-afsluitingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar SnelStart verderop in de handleiding.
3.Nodig: Connectie Wisteria
Om de Povis - Wisteria connectie te leggen zal Povis het account activeren en zorgen dat de noodzakelijke gegevens zoals BTW tarieven en betaalmethoden klaarstaan binnen jullie account. Povis is hierover via de email geinformeerd.
4.Nodig: SnelStart API sleutel
Om de koppeling met je Snelstart account te leggen dien je een speciale sleutel aan te maken. Deze sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Snelstart account te lezen en bijv debiteuren en verkoopboekingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is de sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.
De sleutel maak je aan afhankelijk van je Snelstart administratie. Zorg er dus voor dat je controleert dat je de sleutel aanmaakt voor de administratie waarbinnen je de omzet wilt boeken.
Om de sleutel voor Snelstart aan te maken log je in op de webversie van Snelstart, https://web.snelstart.nl. Je gaat naar het menu-item koppelingen en zoekt daar op Webwinkelfacturen. Er komen nu allerlei tegels tevoorschijn voor verschillende systemen. Je zoekt de tegel voor Wisteria.
Klik nu op Genereer de sleutel. Kopieer deze sleutel en sla hem op. Je dient hem straks in te voeren tijdens de installatie van de koppeling.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
1. Het leggen van de connectie met de Povis kassa. Povis regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met SnelStart. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie SnelStart administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
De authenticatie wordt door Povis gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Connectie SnelStart
Je legt de connectie met Snelstart via de sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast SnelStart. Je kunt de sleutel nu invullen in het popup window.
Voor de dagomzet stel je hier een Kas-dagboek in. Indien je gebruik maakt van de optie hybride dan kun je een aparte Verkoop-dagboek instellen voor de individuele bonnen. Factuurlayout
Bij het doorzetten naar SnelStart bestellingen kan een factuurlayout gekozen worden. Dit is niet verplicht.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in SnelStart. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Povis kassa opgehaald en in het overzicht getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden in de kassa en de tussenrekeningen uit SnelStart.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
6.Day-to-day: Vanuit Wisteria
7.Day-to-day: Naar Snelstart
De synchronisatie van gegevens tussen Povis en SnelStart is als volgt.
De kassa-afsluitingen worden in SnelStart geimporteerd als bestellingen of financiele boekingen.
Standaard staat de koppeling ingericht op het aanmaken van financiele boekingen. Deze keuze is te wijzigen in de contractinstellingen in het dashboard, tabblad Configuratie of via email bij ons aan te vragen. Voor het doorzetten naar bestellingen is het pakket InBalans of InZicht nodig. Voor doorzetten naar financiele boekingen is naast deze pakketten ook InKaart geschikt.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze SnelStart debiteur gebruikt als debiteur van de SnelStart transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan SnelStart. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Verzendadres Bij de optie SnelStart bestellingen geeft de koppeling een apart verzendadres mee aan de bestelling mits het verzendadres verschilt met het factuuradres.
Indien de kassa-afsluitingen worden doorgezet naar SnelStart bestellingen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de kassa-afsluiting al in SnelStart bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in SnelStart dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd.
De regels voor het matchen van producten tussen Povis en SnelStart kun je in deze FAQ nalezen.
De standaard instelling in SnelStart voor artikelnummers is lengte 10 en alleen cijfers. Dit dient opgehoogd te worden naar lengte 25 en cijfers en letters. De reden is dat in ieder geval de dummie-producten deze ruimte nodig hebben. Zie ook de FAQ.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in SnelStart. Producten in SnelStart worden nooit gewijzigd.
Benodigd pakket: InKaart, InBalans of InZicht | ||
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Factuurdatum | [orderdate] | |
Factuurnummer | [ordernumber] | |
Betalingstermijn | 14 dagen | Dit kan niet aangepast worden. |
Omschrijving | Bestelnummer / Factuurnummer / Betaalmethode indien aanwezig |
|
Factuurbedrag | Het totaalbedrag van de kassa-afsluiting incl BTW. | |
Klant | ||
Id | [debiteurID] | SnelStart debiteur-id. |
uri | /relaties/[debiteurID] | |
Boekingsregel | ||
Omschrijving | [name] | |
Grootboekrekening | Zoals ingesteld via tab Configuratie van het dashboard. | |
Bedrag | Bedrag excl BTW. | |
Kostenplaats | 1 default kostenplaats per koppeling. | |
BTWregels | ||
BTW bedrag | [price] | |
BTWsoort |
|
|
Benodigd pakket: InBalans of InZicht | ||
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
relatie | ||
id | 7382g324-8f90-76b8-h999-fv4sh870c87j | SnelStart debiteur-ID. |
uri | /relaties/7382g324-8f90-76b8-h999-fv4sh870c87j | |
procesStatus | Order | |
datum | 2023-03-01 | |
verkooporderBtwIngaveModel | Exclusief | Standaard Exclusief, kan aangepast worden naar inclusief. |
omschrijving | 890492 / iDEAL | Bestelnummer / Factuurnummer / Betaalmethode indien aanwezig |
betalingskenmerk | 890492 |
|
memo | ||
regels | ||
artikel | ||
id | 8d76f75n-9283-9291-93m2-fv5682e34akd | |
uri | /artikelen/8d76f75n-9283-9291-93m2-fv5682e34akd | |
omschrijving | Digital Xbox one - wit | |
stuksprijs | 245.45 | Eenheidsprijs excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt. |
aantal | 1 | |
totaal | 245.45 | Totaal excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt |
verkoopordersjabloon | ||
id | 8fe5j5y8-h8a1-9084-760h-98k979h4ujk4 | |
uri | /verkoopordersjablonen/8fe5j5y8-h8a1-9084-760h-98k979h4ujk4 | |
De SnelStart bestellingen hebben nooit negatieve eenheidsprijzen. Bij een negatieve eenheidsprijs wordt het aantal en het bedrag met (-1) vermenigvuldigd. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
artikelcode | [articlekey] | |
Omschrijving | [productName] | |
ArtikelOmzetgroep |
|
|
ModifiedOn | [date] | |
isNonActief | false | |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
relatiesoort | Klant | |
Naam | [name] | |
Telefoon | [Telnr] | |
Mobiel | [Mobile] | |
[Email] | ||
KvKnummer | [KvK] | |
Iban | [Bankaccount_iban] | |
VestigingsAdres |
|
|
correspondentieAdres | Hetzelfde als VestigingsAdres. | |
btwNummer | [Btwnr] | |
Naam | Voorbeeld | |
Dagboek | Kasdagboek | |
Uitgegeven | 0 | |
Ontvangen | 0 | |
line |
|
|
Taxline |
|
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....