1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Polygon en WeFact.
De koppeling zorgt dat kassa-afsluitingen uit de Polygon kassa automatisch worden doorgezet naar facturen in WeFact.Omdat de kassa-afsluitingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in WeFact, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Polygon en in de FAQ voor WeFact.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
2.Hoe de koppeling werkt
In de kassa-afsluiting staat de omzet per BTW percentage en productcategorie en de betaalde bedragen per betaalmethode. De omzet zal wel doorgezet worden naar WeFact, de betaalde bedragen niet.
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar WeFact. In de regels van de WeFact dagfactuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Boeken kassa-afsluiting
Kassa-afsluitingen worden ieder uur opgehaald. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dagfactuur doorgezet naar WeFact. In de regels van de WeFact dagfactuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een kassa-aflsuiting voeren we een aantal controles op de Polygon kassa-aflsuiting uit:
Aan het begin van de verwerking van een kassa-aflsuiting voeren we een aantal controles op de Polygon kassa-aflsuiting uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Polygon kassa-aflsuiting gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de kassa-aflsuiting een overeenkomstige BTW code in WeFact bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de kassa-aflsuiting niet eerder is doorgezet.
Controle achteraf
Nadat de kassa-aflsuiting is doorgestuurd en een succesmelding van WeFact is ontvangen wordt de kassa-aflsuiting als afgehandeld aangemerkt. De Polygon kassa-aflsuiting verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft WeFact een foutmelding terug bij het verwerken van de kassa-aflsuiting dan verschijnt de kassa-aflsuiting bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de kassa-aflsuiting met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de kassa-afsluitingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar WeFact verderop in de handleiding.
Nadat de kassa-aflsuiting is doorgestuurd en een succesmelding van WeFact is ontvangen wordt de kassa-aflsuiting als afgehandeld aangemerkt. De Polygon kassa-aflsuiting verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft WeFact een foutmelding terug bij het verwerken van de kassa-aflsuiting dan verschijnt de kassa-aflsuiting bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de kassa-aflsuiting met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de kassa-afsluitingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar WeFact verderop in de handleiding.
3.Nodig: Polygon
Verbinding vanuit de Polygon-software:
- Voor deze koppeling is het nodig om een extra module in PolyTouch af te nemen. Polygon zal deze dan aanzetten op de PolyTouch-kassasystemen: het gaat om module met nummer 35: Wisteria.
- Zodra deze module aan staat, dient u eenmalig de koppeling in te stellen. Het kassasysteem dient hiervoor verbinding te hebben met internet. Indien u meerdere kassa-pc's in een netwerk heeft, hoeft u deze instellingen enkel op het hoofdstation te doen.
- Ga binnen PolyTouch naar Onderhoud > Instellingen > Omzet. Klik op de knop 'Wisteria-koppeling'
- In het dialoogvenster 'Instellingen voor boekhoudkoppeling via Wisteria', vult u het Client Id en Client Secret in die u ontvangt van webwinkelfacturen.nl
- Klik vervolgens op de knop 'Autoriseer koppeling': als de juiste gegevens zijn ingevuld, verschijnt in het veld 'Status' de tekst "Gekoppeld als client id [x] aan Wisteria", waarbij [x] gelijk is aan de waarde die u bij client-id heeft ingevuld.
- Klik op de knop 'Verbinding testen' om de communicatie te testen. Als het goed is, verschijnt een venster met als titel 'Verbinding OK'.
- Klik op de groene knop
om het venster te sluiten. - Vink het vinkje 'Bij afsluiten' links van de 'Wisteria koppeling knop aan':
- Indien u nog andere kassa-pc's in een netwerk heeft, dient u de kassa-software hierop opnieuw te op te starten, nadat u het bovenstaande heeft ingesteld.
4.Nodig: WeFact API sleutel
Om de connectie met WeFact te leggen voor de koppeling dien je het volgende te doen:
Lees meer Nodig WeFact ....
Lees minder Nodig WeFact ....
- Log in bij WeFact
- Ga naar Instellingen > API
- Vink aan dat je de API wilt inschakelen
- Voeg de ip-adressen toe. De ip-adressen zijn 85.10.150.5 en 85.10.143.192 (Let op; tot voor kort waren dit 188.241.148.36 en 141.138.138.112. De adressen in de afbeelding hieronder, zijn dus niet onze huidige ip-adressen)
- Maak een copy van de gegenereerde API sleutel. Deze sleutel heb je nodig in de volgende sectie Installatie.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Polygon kassa. Polygon regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met WeFact. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie WeFact administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
1. Het leggen van de connectie met de Polygon kassa. Polygon regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met WeFact. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie WeFact administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Authenticatie Polygon kassa
De authenticatie wordt door Polygon gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
De authenticatie wordt door Polygon gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Connectie WeFact
De connectie met WeFact loopt via API-sleutel die je aanmaakt binnen je WeFact account. Voor de API sleutel geef je aan welke IP adressen toegang hebben tot de API-sleutel. Dit is een extra beveiliging die in principe maar 1 keer ingevuld hoeft te worden.
De connectie met WeFact loopt via API-sleutel die je aanmaakt binnen je WeFact account. Voor de API sleutel geef je aan welke IP adressen toegang hebben tot de API-sleutel. Dit is een extra beveiliging die in principe maar 1 keer ingevuld hoeft te worden.
Alleen als wij van server verhuizen zullen de ip-adressen bijgewerkt moeten worden. Mocht dit gaan spelen in de toekomst dan ontvang je hier tijdig informatie over.
Factuur-layout
De koppeling kan een factuurlayout meegeven aan de WeFact factuur. Je kunt de gewenste factuur-layout selecteren uit de lijst beschikbare layouts.
De koppeling kan een factuurlayout meegeven aan de WeFact factuur. Je kunt de gewenste factuur-layout selecteren uit de lijst beschikbare layouts.
Inrichten BTW tarieven
Bij het inrichten van de BTW tarieven wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes in WeFact. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Polygon kassa opgehaald en in het overzicht getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het inrichten van de BTW tarieven wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes in WeFact. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Polygon kassa opgehaald en in het overzicht getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
6.Day-to-day: Vanuit Polygon
Frequentie van communicatie
- Als het vinkje 'Bij afsluiten, automatisch exporteren naar Wisteria-koppeling' aanstaat, dan exporteert PolyTouch bij het afsluiten van de dagomzet, de volgende gegevens naar het boekpakket:
- 1 dagafsluiting (via closureapi/addclosures), bevattende:
- de dagtotalen verkocht per grootboeknummer (productcategories). Eventuele ontbrekende productcategories zullen automatisch worden aangemaakt in Wisteria (via categoryapi/addcategories)
- de dagtotalen ontvangen per betaalmethode (payments). Eventuele ontbrekende paymentmethods zullen automatisch worden aangemaakt in Wisteria (vi paymentmethodapi/addpaymentmethods).
- de handmatig ingevoerde contante kasboekingen (als betalingen)
- de handmatig ingevoerde correcties op girale betaalmethodes (als betalingen)
- een kas-tegenboeking (als betaling), zodat de som sluitend is
- Dag dagafsluiting wordt voor elke dag waarop omzet in het kassasysteem is geregistreerd gedraaid, d.m.v. een handeling door de gebruiker (dit hoeft niet op de dag zelf te gebeuren).
7.Day-to-day: Naar Wefact
Aanmaken transacties
Een kassa-aflsuiting uit de Polygon webwinkel wordt naar WeFact doorgezet als een WeFact factuur. De optie conceptfactuur is default en wordt het vaakst gebruikt, de optie verwerkte-factuur kun je bij ons aanvragen.
De synchronisatie van gegevens tussen Polygon en WeFact is als volgt:
Een kassa-aflsuiting uit de Polygon webwinkel wordt naar WeFact doorgezet als een WeFact factuur. De optie conceptfactuur is default en wordt het vaakst gebruikt, de optie verwerkte-factuur kun je bij ons aanvragen.
De synchronisatie van gegevens tussen Polygon en WeFact is als volgt:
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze WeFact debiteur gebruikt als debiteur van de WeFact transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan WeFact. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze WeFact debiteur gebruikt als debiteur van de WeFact transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan WeFact. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Aanmaken producten
We kunnen producten toevoegen aan WeFact. Standaard staat dit uit, neem contact met ons op indien u dit aan wilt zetten. Indien geactiveerd, dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de kassa-aflsuiting al in WeFact bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in WeFact dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De koppeling zet de volgende producten automatisch in WeFact: Verzendkosten, Betaalkosten, Toeslag, Korting en Extra kosten.
WeFact accepteert alleen SKU's bestaand uit cijfers/letters, zonder afwijkende tekens.
Bij het aanmaken van facturen gebruikt de koppeling het BTW percentage zoals dat in de van Polygon. Ook als er een ander BTW percentage staat in het product van WeFact.
We kunnen producten toevoegen aan WeFact. Standaard staat dit uit, neem contact met ons op indien u dit aan wilt zetten. Indien geactiveerd, dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de kassa-aflsuiting al in WeFact bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in WeFact dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De koppeling zet de volgende producten automatisch in WeFact: Verzendkosten, Betaalkosten, Toeslag, Korting en Extra kosten.
WeFact accepteert alleen SKU's bestaand uit cijfers/letters, zonder afwijkende tekens.
Bij het aanmaken van facturen gebruikt de koppeling het BTW percentage zoals dat in de van Polygon. Ook als er een ander BTW percentage staat in het product van WeFact.
Uitwerking veldniveau WeFact
Uitwerking op veld-niveau WeFact factuur. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| xml | ||
| VatCalcMethod | incl | Dit betekent dat de factuur in WeFact incl BTW zal tonen. Dit is niet aan te passen. WeFact heeft aangegeven dat de facturen op deze manier goed worden aangeleverd. |
| Debtor | 906 | WeFact debiteurID |
| Date | 2023-03-01 21:25:08 | |
| InvoiceCode | Leeg, op verzoek | |
| Description | 000000906/000000345 | |
| Term | 14 | |
| InvoiceLines | ||
| Number | 1 | Aantal |
| Description | 3-in-1 TijdschriftBundel | Omschrijving |
| PriceExcl | 20.65 | Eenheidsprijs excl BTW. |
| TaxCode | V21 | BTW code |
| ReferenceNumber | 000000906 | bestelnummer |
| Status | 0 | Keuze voor status 4 - Verwerkt is mogelijk. |
| Factuurprofiel | Zoals ingesteld op het dashboard. | |
| Kostenplaats | Het is mogelijk om de omzet op een default kostenplaats te laten boeken. | |
Uitwerking op veld-niveau WeFact klant. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| CompanyName | [company] | Bedrijfsnaam |
| Initials | [firstname] | voornaam |
| Surname | [lastname] | Als [lastname] niet wordt meegegeven dan vullen wij NN in. |
| Taxnumber | [btwnr] | BTWnummer |
| Adres | [adres] | Als er een huisnummer wordt meegegeven dan: [adres][housenr] |
| Zipcode | [zipcode] | Postcode |
| City | [city] | Stad |
| Country | [isocountry] | Land |
| emailadres | [email] | |
| Phonenumber | [telnr] |
Uitwerking op veld-niveau WeFact product. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| productcode | [articlekey] | |
| productnaam | [name] | |
| productkeyphrase | [description] | |
| price excl | [unitpriceexcl] | Eenheidsprijs excl BTW. |
| taxcode | BTW code | Zoals ingesteld op het dashboard. |
| CostCentre | [defaultcostcenter] | Als deze aanwezig is, dan geven we deze weer. |
8.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke kassa-afsluitingen uit je Polygon kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar WeFact.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke kassa-afsluitingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een kassa-aflsuiting (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke kassa-afsluitingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de kassa-aflsuiting alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/58/polygon.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/57/wefact.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou kassa-afsluitingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 kassa-afsluitingen in rekening.