1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CCV Sales Pos en Rompslomp.

Deze koppeling zorgt dat bonnen in de CCV Sales Pos kassa automatisch worden doorgezet naar Rompslomp. De bonnen worden per stuk doorgezet als factuur naar Rompslomp, of per dag verzameld en als dag-factuur in Rompslomp geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Rompslomp, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor CCV Sales Pos en in de FAQ voor Rompslomp.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.

We adviseren je bij de-installatie van de koppeling CCV te informeren om de subscriptie ongedaan te maken. Wij zullen je connectie vanuit onze kant uiteraard ook deactiveren.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn drie manieren om de bonnen uit de CCV Sales Pos kassa door te zetten naar Rompslomp:
- Dag-factuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dag-factuur in Rompslomp geplaatst. Een omzetdag loopt van 05:00 - 04:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur in Rompslomp geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Optie 1: Aanmaken dag-factuur
Bij het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Rompslomp. In de regels van de Rompslomp dag-factuur staat de omzet per BTW code of productcategorie.

Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen naar Rompslomp.

Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties dag-factuur en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dag-factuur komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden.

Default is het doorzetten van dagomzet naar een dag-factuur. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Rompslomp staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle vooraf dag-factuur
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Rompslomp.

Controle vooraf individuele bonnen
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de CCV Sales Pos bon uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de CCV Sales Pos bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Rompslomp bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf hybride
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.

Doorzetten dag-factuur
Voor het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Rompslomp. In de regels van de Rompslomp dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief. De betaalde bedragen staan niet in dag-factuur.

Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een CCV Sales Pos bon naar Rompslomp gebeurt in drie stappen:
  1. Er wordt gekeken of de klant al in Rompslomp aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Er wordt gecontroleerd of de producten uit de CCV Sales Pos bon al in Rompslomp aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
  3. De Rompslomp factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Rompslomp verderop in de handleiding.

3.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

De koppeling tussen CCV Shop en rompslomp installeer je via de Appstore van CCV Shop. Als eerste wordt de koppeling met je kassa gelegd en autoriseer je de koppeling om gegevens uit je kassa te lezen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Het activeren van de koppeling gaat nu verder met:
1. Het leggen van de connectie met Rompslomp. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Rompslomp administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de onderneming nodig.

Connectie kassa
De connectie met de kassa is gelegd tijdens het aanmelden bij de app in de CCV Shop Appstore.

Connectie Rompslomp
De connectie met Rompslomp loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Rompslomp voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Rompslomp account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Rompslomp gelegd.

Administratie Rompslomp
Nadat de connectie met Rompslomp gelegd is dient de administratie voor de connectie ingesteld te worden. Pas daarna kunnen de andere instellingen gedaan worden zoals de BTW tarieven. Ververs het scherm met de pijltjes naast de Copy knop om de data op te halen die bij de administratie hoort. Factuurlayout Rompslomp
Na het selecteren van de administratie en het verversen van het scherm via de pijltjes naast de Copy knop kan een factuurlayout geselecteerd worden.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Rompslomp. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.

4.Day-to-day: Vanuit CCV Sales POS

In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.

Debiteuren
Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een Rompslomp dag-factuur aan Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Rompslomp. Matching van debiteuren tussen CCV Sales Pos en Rompslomp vindt plaats op emailadres.

Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in Rompslomp geboekt. Deze vaste debiteur maak je aan in Rompslomp met een (mag fictief) e-mailadres. Dit e-mailadres geef je aan ons door, dan stellen wij hem in. Bij de keuze voor hybride verwacht de koppeling altijd debiteur-gegevens bij de bon en is boeken op een default debiteur niet mogelijk.

Let op: De koppeling maakt alleen nieuwe debiteuren aan, maar wijzigt geen debiteuren in Rompslomp.


Uitwerking veldniveau bonnen
Uitwerking CCV Sales Pos bonnen. +-
Naam veld Waarden uit CCV Sales Pos bestelling
Bon-id [id]
Bonnummer [id]
Datum Op basis van [createDate]
Kassa-id [tableId], deze waarde wordt niet gebruikt
Shop-id [floorId], deze waarde wordt niet gebruikt
Klantid [customerId]
Totaal incl BTW [total]
Totaal excl BTW [totalWithoutTax]
Status bestelling [financial_status]
Status Deze wordt bepaald op basis van de velden [status] en [type]:
  • Als [type] gelijk is aan void of voided dan wordt de status closed (bonnen met status closed zetten we niet door)
  • Als [status] gelijk is aan PAID, ACCEPTED of DONE dan wordt de status completed
  • In alle andere gevallen wordt de status closed (bonnen met status closed zetten we niet door)
Wijzigingsdatum [modificationDate]
Uitwerking CCV Sales Pos bonregels. +-
Naam veld Waarden uit CCV Sales Pos bestelling
Regel-id [prodId]
Naam [productName]
SKU [productId]
EAN / Barcode [productPLU]
Aantal [amount]
BTW percentage Het BTW percentage wordt als volgt berekend:
  • Als [taxPercentage] een waarde groter dan 0 heeft dan wordt die waarde gebruikt.
  • Is [taxPercentage] gelijk aan 0 dan wordt gekeken of [deliveryVatPercentage] groter dan 0 is.
  • Zijn zowel [taxPercentage] als [deliveryVatPercentage] gelijk aan 0 dan wordt de waarde in [takeawayVatPercentage] gebruikt.
  • Is het BTW percentage kleiner dan 1 dan wordt het met 100 vermenigvuldigd.
Regelbedragen incl en excl BTW Hiervoor worden de velden [totalPrice] en [totalPriceWithoutVat] gebruikt
Let op: Alle regels worden in 1 keer nagelopen. Hierna wordt gekeken of de regels optellen tot het totaal van de bon. Als de bon nog niet voltooid is mag er een verschil zijn. Is de bon wel voltooid en kloppen de bedragen in de regels niet met het totaalbedrag in de bon dan vindt er een harde exit plaats. De verwerking stopt omdat er een situatie is voorgekomen die echt niet mag gebeuren. Dit is een extra beveiliging die voorkomt dat verkeerde data in Rompslomp terecht komt.

5.Day-to-day: Naar Rompslomp

Aanmaken facturen
Voor bonnen in CCV Sales Pos kunnen in Rompslomp facturen worden aangemaakt.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Rompslomp debiteur gebruikt als debiteur van de Rompslomp transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Rompslomp. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
Bij het doorzetten van bonnen naar Rompslomp facturen controleert de koppeling eerst of de producten uit de bon al in Rompslomp bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in Rompslomp dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De koppeling zet de volgende producten automatisch in Rompslomp: Verzendkosten, Betaalkosten, Toeslag, Korting en Extra kosten.
Rompslomp accepteert alleen SKU's bestaand uit cijfers/letters, zonder afwijkende tekens.

Bij het aanmaken van facturen gebruikt de koppeling het BTW percentage zoals dat in de bon van CCV Sales Pos staat. Ook als er een ander BTW percentage staat in het product van Rompslomp.

Uitwerking veldniveau Rompslomp

Uitwerking op veld-niveau Rompslomp factuur. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
sales_invoice
date 2023-01-02
due_date 2023-01-16 Twee weken na de - dit kan niet aangepast worden.
contact_id 4556686965 klantnummer uit Rompslomp
Valuta eur valuta
Omschrijving 298 Bestelnummer, op verzoek factuurnummer.
Bij een negatieve bestelling Credit bestelnummer, op verzoek factuurnummer.
invoice_lines
product_id 4970548064 product id uit Rompslomp
quantity 1 aantal
vat_rate 0.21 BTW percentage
vat_type_id 701184043 BTW code
account_id 5464900859
price_per_unit 12.40 Eenheidsprijs excl BTW
description 14 dagen verlenging Omschrijving
template_id 4460540845
validates_vat_number
Uitwerking op veld-niveau Rompslomp klant. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
is individueel true
adres [adres][huisnummer]
Postcode [zipcode]
Stad [city]
Land [isocountry]
KVKnummer [kvk]
BTWnummer [BTWnr] Als btwnummer niet wordt meegegeven, dan is het standaard leeg.
contactpersoons naam [voornaam][achternaam]
Email [email]
Telefoonnummer [telnr]
Bedrijfsnaam [company] Als er een bedrijfsnaam wordt meegegeven, dan is_individueel -> false.
Uitwerking op veld-niveau Rompslomp product. +-
Naam Voorbeeld
product
op vooraad true
regels
omschrijving productnaam
BTWpercentage [Taxpercentage]
BTWtype id [BTW ID]
prijs per stuk [prijsExcl]
Productcode [articlekey]
Uitwerking op veld-niveau Rompslomp verzamelfactuur. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
sales_invoice
date 2023-01-02 Datum bon
due_date 2023-01-16 Twee weken na de datum bon - dit kan niet aangepast worden.
contact_id 4556686965 default klantnummer in Rompslomp, moet aan ons doorgegeven worden
currency eur Valuta
Omschrijving Dagomzet 2023-01-23 Naam dagomzet
Factuurlayout 12345 Zoals ingesteld op het dashboard
Factuurregels
product_id 4970548064
quantity 1 aantal
vat_rate 0.21 BTW percentage
vat_type_id 701184043 BTWcode
account_id 5464900859
price_per_unit 12.40 Eenheidsprijs excl BTW
description 14 dagen verlenging Omschrijving

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bonnen uit je CCV Sales Pos kassa, per wanneer, zijn doorgezet naar Rompslomp.Bij dagomzet staan de dagomzetten er. Zet je individuele bonnen door dan staan de individuele bonnen er. Voor de dagomzet kun je een excel download opvragen met meer details.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bonnen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de kassa. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bon alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bonnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de kassa en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bonnen (individueel doorzetten) of kwartaal (dagomzet) in rekening.