1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CCV Sales Pos en Jortt.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Jortt, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor CCV Sales Pos en in de FAQ voor Jortt.
2.Hoe de koppeling werkt
- Dag-factuur: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één dag-factuur in Jortt geplaatst. Een omzetdag loopt van 05:00 - 04:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte factuur in Jortt geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Optie 1: Aanmaken dag-factuur
Bij het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Jortt. In de regels van de Jortt dag-factuur staat de omzet per BTW code of productcategorie.
Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als facturen naar Jortt.
Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties dag-factuur en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dag-factuur komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden. Let op: Hoewel het mogelijk is om op betaalmethode te selecteren of een bon wel of niet individueel wordt doorgezet worden de betalingen voor de bonnen nooit in de dag-factuur geplaatst. In de dag-factuur staat alleen de omzet.
Default is het doorzetten van dagomzet naar een dag-factuur. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Jortt staat beschreven welke velden worden doorgezet.
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Jortt.
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de CCV Sales Pos bon uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de CCV Sales Pos bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Jortt bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast of de bon een debiteur heeft en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.
Voor het aanmaken van de dag-factuur worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één dag-factuur doorgezet naar Jortt. In de regels van de Jortt dag-factuur staat de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie. De betaalde bedragen staan niet in dag-factuur.
Het doorzetten van een CCV Sales Pos bon naar Jortt gebeurt in twee stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Jortt aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- De Jortt factuur wordt aangemaakt en doorgezet.
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Jortt verderop in de handleiding.
3.Installatie
De koppeling tussen CCV Shop en jortt installeer je via de Appstore van CCV Shop. Als eerste wordt de koppeling met je kassa gelegd en autoriseer je de koppeling om gegevens uit je kassa te lezen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
1. Het leggen van de connectie met Jortt. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Jortt administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Connectie kassa
De connectie met de kassa is gelegd tijdens het aanmelden bij de app in de CCV Shop Appstore.
Connectie Jortt
De authenticatie met Jortt loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Jortt voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Jortt account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Jortt gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat door op de Connect knop te klikken.
Aan een factuur kun je ene handelsnaam meegeven. Op basis van deze handelsnaam hangt Jortt het juiste sjabloon aan de factuur.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de kassa en de BTW codes en omzetrekeningen in Jortt. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
4.Day-to-day: Vanuit CCV Sales POS
In deze sectie laten we zien hoe we de bonnen ophalen uit de kassa.
Bij het doorzetten van de dagomzet maakt de koppeling een Jortt dag-factuur aan voor een default debiteur in Jortt Als bonnen individueel worden doorgezet worden de debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer doorgezet. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Jortt. Matching van debiteuren tussen CCV Sales Pos en Jortt vindt plaats op emailadres.
Is er geen debiteur bij de bon aanwezig - de zgn anonieme kassaverkopen - dan wordt er op een vaste debiteur in Jortt geboekt. Deze vaste debiteur maak je aan in Jortt met een (mag fictief) e-mailadres. Dit e-mailadres geef je aan ons door, dan stellen wij hem in. Bij de keuze voor hybride verwacht de koppeling altijd debiteur-gegevens bij de bon en is boeken op een default debiteur niet mogelijk.
Let op: De koppeling maakt alleen nieuwe debiteuren aan, maar wijzigt geen debiteuren in Jortt.
Uitwerking veldniveau bonnen
Naam veld | Waarden uit CCV Sales Pos bestelling |
Bon-id | [id] |
Bonnummer | [id] |
Datum | Op basis van [createDate] |
Kassa-id | [tableId], deze waarde wordt niet gebruikt |
Shop-id | [floorId], deze waarde wordt niet gebruikt |
Klantid | [customerId] |
Totaal incl BTW | [total] |
Totaal excl BTW | [totalWithoutTax] |
Status bestelling | [financial_status] |
Status | Deze wordt bepaald op basis van de velden [status] en [type]:
|
Wijzigingsdatum | [modificationDate] |
Naam veld | Waarden uit CCV Sales Pos bestelling |
Regel-id | [prodId] |
Naam | [productName] |
SKU | [productId] |
EAN / Barcode | [productPLU] |
Aantal | [amount] |
BTW percentage | Het BTW percentage wordt als volgt berekend:
|
Regelbedragen incl en excl BTW | Hiervoor worden de velden [totalPrice] en [totalPriceWithoutVat] gebruikt |
Let op: Alle regels worden in 1 keer nagelopen. Hierna wordt gekeken of de regels optellen tot het totaal van de bon. Als de bon nog niet voltooid is mag er een verschil zijn. Is de bon wel voltooid en kloppen de bedragen in de regels niet met het totaalbedrag in de bon dan vindt er een harde exit plaats. De verwerking stopt omdat er een situatie is voorgekomen die echt niet mag gebeuren. Dit is een extra beveiliging die voorkomt dat verkeerde data in Jortt terecht komt. |
5.Day-to-day: Naar Jortt
De bonnen uit CCV Sales Pos worden in Jortt geïmporteerd als facturen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Jortt:
De Jortt factuur heeft twee soorten status-indicatoren.
- Betaalstatus: Dit loopt via het veld payment_method. Dit veld kan de waarden hebben already_paid (als de verkoop betaald is), pay_later (anders) of direct_debet. Via de contract-instellingen is dit per koppeling aan te passen. Je kunt altijd de status already_paid doorzetten of juist altijd de status pay_later. Het is zelfs mogelijk om voor Jortt plus gebruikers die een Mollie integratie hebben de betaalstatus op direct_debit te zetten.
- Verzendstatus: Dit loopt via het veld send_method. Dit veld heeft de waarde self (default) of email. Bij de waarde self krijgt de Jortt factuur de status definitief. Let op, de factuur kan daarna niet meer aangepast worden in Jortt. Bij de waarde email krijgt de Jortt factuur de status definitief en wordt de factuur automatisch via de email naar de klant gestuurd. Wil je de facturen met status concept aanmaken neem dan contact met ons op.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Jortt debiteur gebruikt als debiteur van de Jortt transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Jortt. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
customer_id | f7fb9873-89gv-3vhd-7hg7-89f0e877c78k | Customer-id uit Jortt. |
invoice_date | 2023-02-27 | |
net_amounts | 1 | |
send_method | self(Handmatig) | Kan op verzoek op email worden gezet. |
reference | 2020 | bonnummer |
payment_method | already_paid | default op already_paid |
tradename_id | 5h064j87-2k56-7689-g9n7-8gh4skn90284 | Factuursjabloon |
line_items | ||
description | Premium Customerservice | Omschrijving |
units | 1 | aantal |
amount_per_unit | 89 | Eenheidsprijs |
value | 89 | |
currency | EUR | Valuta |
vat | 0 | BTW |
ledger_account_id | 9fd87hy0-8h5n-5g5v-3k72-0939h98k67k2 | Categorie - zoals ingesteld op het dashboard. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
is_private | false | Standaard false, als customer_name ontbreekt dan true. |
customer_name | [voornaam][achternaam] | Als [voornaam][achternaam] niet is meegegeven, dan wordt er NN ingevuld. |
Straat | [adres] | |
postcode | [zipcode] | |
stad | [city] | |
Landcode | [Isocountry] | |
first_name | [voornaam] | |
last_name | [achternaam] | |
[telefoonnummer] | [telnr] | |
[email] | ||
Btwnummer | [btwnr] | Wordt meegegeven als het veldt niet leeg is. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Debiteur | customer-id | default |
datum | aflsuiting datum | |
bedragen incl BTW | true | |
verzending | handmatig | |
Betaalmethode | pay_later of paid | op verzoek |
Referentie | Nummer afsluiting | |
lines |
|
6.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....