FAQ

Algemeen

1. Waarom zou je je POS systeem aan je boekhouding koppelen?

Om tijd te besparen, minder fouten te maken en te weten dat je administratie altijd 'bij' is. De meeste klanten voeren hun btw administratie namelijk vanuit hun boekhoudpakket. Het alternatief van koppelen is met de hand bestellingen overzetten naar je administratie of je bestellingen met csv te exporteren uit je POS systeem en te importeren in je boekhouding. Beide methoden kosten veel tijd en zijn erg foutgevoelig.

2. Wat doet de koppeling?

Onze koppelingen leggen een connectie tussen je POS systeem en je online boekhoudsysteem. De koppeling zorgt vervolgens dat verkopen via je POS systeem automatisch worden overgezet naar je boekhoudsysteem.

Heb je zowel een fysieke winkel als een webwinkel? Dan is het in veel gevallen ook mogelijk om je webwinkel te koppelen en de bestellingen door te zetten naar dezelfde online boekhouding. De website www.webwinkelfacturen.nl geeft meer informatie over onze webwinkelkoppelingen.

Werking van de koppeling
De koppeling haalt ieder uur bestellingen op uit het POS systeem en zet deze door naar je boekhoudsysteem.
Per POS Retail verkoop worden de volgende gegevens gekoppeld:
Algemene informatie: Het bonnummer - de saleID - en het referentienummer. Als datum wordt gekozen de eerste van de huidige datum en de verkoopwijzigingsdatum.
Bestelregels: Per bestelregel de naam van het product, het aantal, de prijs, de korting en BTW.

Koppelen klantgegevens
Voor de klantgegevens bij een bestelling wordt eerst gecontroleerd* of deze klant reeds bekend is op ons platform. Zo ja, dan wordt de bestelling in het boekhoudsysteem onder dezelfde klant geboekt. Is de klant nog niet bekend dan wordt een nieuwe klant in het boekhoudsysteem aangemaakt. Per klant worden de NAW gegevens en mogelijk ook het KvKnr en BTWnr van de klant doorgezet.
*) Controle vindt plaats op basis van het emailadres

Koppelen productgegevens
Bij sommige boekhoudsystemen, bijvoorbeeld Exact Online, moeten de producten in bestelregels aanwezig zijn voordat een financiele boeking kan worden aangemaakt. Bij deze systemen speelt de SKU, EAN, Code van het product een belangrijke rol. Bij het overzetten van een product controleert de koppeling eerst of er al een product met deze SKU aanwezig is. Zo ja, dan wordt dit product voor de transactie / factuur gebruikt. Is het product met die SKU nog niet aanwezig dan wordt het product aangemaakt.

Koppelen BTW-codes en grootboekrekeningen
Bij de meeste koppelingen is het mogelijk om een relatie te leggen tussen de BTW codes in POS systeem en de BTW codes en grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Het is dus mogelijk om verkoop met 6% BTW toe te wijzen aan een andere grootboekrekening dan verkoop met 21% BTW. Hetzelfde geldt voor verkoop binnen Europa (ICP) en verkoop buiten Europa.

Koppelen bestel- en factuurnummers
Meestal wordt het bestelnummer doorgegeven als Betalingskenmerk bij de factuur en kun je kiezen of je een bestelnummer of factuurnummer wilt gebruiken als factuurnummer in het boekhoudsysteem. Of je dat laatste wil is afhankelijk van je specifieke situatie. Gebruik je je boekhoudsysteem alleen voor de omzet uit je webwinkel? Dan kan het handig zijn. Heb je andere bronnen van omzet? Dan kun je beter je boekhoudsysteem het factuurnummer laten bepalen.

3. Moet ik de verkopen die door de koppeling in mijn boekhoudsysteem komen controleren?

Ja, het is goed om controles uit te voeren op je boekhouding. De boekhouding blijft immers je eigen verantwoordelijkheid. Wel voeren we extra controles uit om de kans op fouten te minimaliseren. Dus naast het doorsturen van bestellingen voert de koppeling controles uit. Deze zijn:
1. Controle op totalen Zowel de bedragen incl als excl BTW.
2. Controle dubbele boekingen: Verkopen die al eens zijn doorgezet worden gelogd om te voorkomen dat ze niet nog eens doorgestuurd worden.
3. Controle-overzichten: Incidenteel draaien we controle rapporten om de werking van de koppelingen te valideren.
Ondanks al deze extra dienstverlening is en blijft het de eindvernatwoordelijkheid van de winkelier de administratie te controleren en/of te corrigeren.

4. Wanneer wordt de boeking aangemaakt?

Verkopen worden ieder uur opgehaald en de status wordt bekeken. Verkopen worden doorgezet als ze de status Voltooid (= completed) hebben.

5. Er is een bedrijf voor het POS systeem en eentje voor de boekhouding. Wie zijn jullie eigenlijk?

Deze vraag krijgen wij af en toe. Er is een grote partij voor het POS systeem en een grote partij voor het boekhoudsysteem en wij zijn geen van beide. Wij zijn een onafhankelijke partij die webwinkels en POS systemen koppelt aan de online boekhouding. Winkelboekhouding.nl is een initiatief van Sponiza IT, actief in internet applicaties en koppelingen sinds 1999.

6. Hoe onderscheidt winkelboekhouding.nl zicht tav alternatieven?

Winkelboekhouding.nl is het zusje van webwinkelfacturen.nl. Webwinkelfacturen.nl is marktleider met meer dan 60 verschillende koppelingen (over 9 boekhoudsystemen en 7 e-commerce platformen) en onderscheidt zich op drie terreinen tav eenmalige plug-ins, extensies, XML/CSV/XLS bestanden en andere partijen:

  • I. Cloud. Winkelboekhouding.nl levert de koppeling vanuit een centraal platform, gebaseerd op een vaste prijs per maand. Hierdoor kunnen wij de volgende zaken leveren:
    • Automatische en directe koppeling tussen het POS systeem en de boekhouding. De winkelier hoeft dus niets te doen. Als er een verkoop plaatsvindt, wordt de adminstratie bijgewerkt.
    • Up-to-date zijn. Als er (versie) veranderingen zijn aan de het POS of boekhoudsysteem dan zorgt winkelboekhouding.nl ervoor dat alles gewoon blijft doordraaien.
    • Voorspelbare kosten. Er zijn geen verborgen kosten voor upgrades en/of extra werkzaamheden.
  • II. Dienstverlening. Winkelboekhouding.nl levert meer dan een technische (real-time) koppeling. Wij leveren een dienst die bestaat uit een helpdesk, migratie support en controles. Migratie support betreft het eenmalig achteraf koppelen van nog niet aangemaakt boekingen uit het lopende jaar. Controles betreft een regelmatig continu proces op de Saas e-commerce platformen waarin geverifieerd wordt of er facturen zijn die niet gekoppeld zijn en indien dat het geval is, waarom niet.
  • III. Expertise. Met winkelboekhouding.nl en webwinkelfacturen.nl zijn we gespecialiseerd in koppelen van POS systemen, e-commerce platformen en boekhoudingsystemen. Door deze niche focus weten wij de in& out’s van de systemen en kunnen wij superieure kwaliteit leveren, optimaal problemen oplossen en blijven innoveren op domeinen als creditfacturen, btw berekeningen, kortings en productsynchronisaties.

7. Welke gegevens slaan jullie op en voor hoe lang?

Verkopen komen binnen op ons platform en worden doorgestuurd naar het gewenste boekhoudsysteem. De meeste gegevens die bij ons binnen komen slaan we niet op, maar sommige wel. Hierbij een overzicht:

Credentials: Voor het ophalen van informatie uit het POS systeem en het doorsturen van de gegevens naar het boekhoudsysteem hebben we credentials nodig voor het leggen van de koppelingen. Bij voorkeur werken we hier met API sleutels of OAuth. Deze credentials worden opgeslagen tijdens de contractduur. Een maand na het beeindigen van de contractduur worden deze credentials verwijderd.

Bestelinformatie: Om te voorkomen dat verkopen dubbel worden doorgegeven aan het boekhoudsysteem slaan we van iedere verkoop een verkoopid op, het bedrag excl BTW en het bedrag incl BTW.

Klantinformatie: Voor het synchroniseren van klanten tussen de webwinkel en het factuursysteem slaan we van iedere klant een klantidentificatienr op en het emailadres.

Logfiles: Voor alle acties op het platform worden logfiles bijgehouden. We gebruiken de loginformatie voor troubleshooting. Loginformatie wordt na 28 dagen automatisch verwijderd.

Migraties:Tijdens migraties laden we de verkopen uit de winkel op ons platform en verwerken deze. Binnen 24 uur nadat we accoord hebben op onze migraties verwijderen we deze verkopen.

8. Hoe werkt jullie support

Als je vragen hebt kun je via webcare@webwinkelfacturen.nl een case aanmaken. Wij streven naar de volgende KPI’s:
Antwoord op vraag: Tijdens kantooruren, binnen 24 uur.
Oplossing voor probleem: Voor zogeheten P1 problemen (uw koppeling doet het niet): binnen 4 uur.
Tot op heden hebben wij deze KPI’s met glans gehaald! Daarnaast is het platform tot op heden >99% beschikbaar.

9. Kunnen jullie de koppeling voor ons installeren?

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot het POS systeem en het boekhoudsysteem nodig.

10. Hoe gaat de koppeling om met cadeaubonnen?

In de handleiding van de koppeling staat uitgelegd dat cadeaubonnen (giftcards) een dubbele rol spelen in een kassa:
- Verkoop: als een cadeaubon verkocht wordt, wordt deze tegen 0% BTW in de kassa aangeslagen als een ‘verkoop’. De koppeling zet deze verkoop door naar het boekhoudpakket. Het is aan de winkelier en boekhouder te zorgen dat deze ‘verkoop’ correct wordt geadministreerd in de boekhouding. Als de koppeling individuele bonnen doorzet is dat mogelijk door de gerelateerde grootboekrekening (waarop de 0%btw verkoop wordt geboekt) handig te kiezen. Indien de cadeaubon in de kassa netjes in een aparte categorie is opgezet, is ook in de modus waarbij de koppeling de dagomzet doorzet, netjes een aparte grootboekrekening in te stellen voor deze cadeaubon-categorie. Het komt daarbij voor dat boekhouders expliciet een balansrekening willen instellen om de cadeaubon ‘verkoop’ te onderscheiden van de regulier - echte - omzet. Bij sommige boekhoudpakketten is het instellen van de grootboekrekening soms iets ingewikkeld. Het kan daarbij helpen om in de naam van de grootboekrekening in het boekhoudpakket de string posledger op te nemen. Mocht je er niet uitkomen, neem dan contact met ons op.
- Betalingsmethode:: als klanten een cadeaubon inruilen, wordt deze als een betaalmethode aangeslagen in de kassa. Bij doorzetten van de individuele verkoop wordt de totale waarde van de verkoop, ongeacht de betaalmethode doorgezet op het btw% van de aangekochte goederen. Bij de koppeling waarbij de dagomzet geboekt wordt, wordt deze betaalmethode ‘cadeaubon’ expliciet vermeld en op de gerelateerde kruispost zichtbaar in het boekhoudpakket.